Какие данные указываются в электронной карточке учета выдачи сиз вместо личной подписи работника

Содержание

На предприятии у работников заводится две карточки выдачи спецодежды и СИЗ. Отдельно ведется карточка по выдаче спецодежды и выдача СИЗ (распираторы, рукавицы, перчатки, очки и т.д.). СИЗ выдается ежемесячно в соответствии с п.6 приказа N 997н от 09.12.2014 Минтруда РФ, п.148. С 1 января нового года заводится новая карточка по СИЗ, так как за год получается внушительное количество бумаги.

Обязан ли работодатель хранить карточки по выдаче СИЗ за предыдущие периоды (годы)? Имеют ли право привлечь к ответственности работодателя за отсутствие этих карточек за предыдущий период, предполагая, что они не были выданы?

Выделять отдельную личную карточку учета для специальной одежды не требуется, достаточно вести одну личную карточку учета выдачи СИЗ. Кроме того, срок оформления личной карточки учета выдачи СИЗ не ограничен одним годом: она может использоваться вплоть до ее заполнения.
Работодатель вправе вести учет выдачи работникам СИЗ с применением программных средств (информационно-аналитических баз данных). Электронная форма учетной карточки должна соответствовать установленной форме личной карточки учета выдачи СИЗ. При этом в электронной форме личной карточки учета выдачи СИЗ вместо личной подписи работника указываются номер и дата документа бухгалтерского учета о получении СИЗ, на котором имеется личная подпись работника.
По общему правилу (при отсутствии вредных или опасных условий труда) срок хранения законченной личной карточки учета выдачи СИЗ составляет три года.
Ненадлежащее оформление личных карточек выдачи СИЗ, не повлекшее за собой необеспечение работников этими средствами, влечет административную ответственность по части 1 статьи 5.27.1 КоАП РФ. Отсутствие доказательств обеспечения работников СИЗ влечет административную ответственность по части 5 статьи 5.27.1 КоАП РФ.

Срок давности привлечения к административной ответственности за нарушение трудового законодательства составляет один год. В случае признания судом указанных правонарушений длящимися срок давности привлечения к административной ответственности будет исчисляться не со дня совершения, а со дня обнаружения данных правонарушений.

Обоснование:

Специальная одежда относится к средствам индивидуальной защиты.

Средство индивидуальной защиты (СИЗ) — носимое на человеке средство индивидуального пользования для предотвращения или уменьшения воздействия на человека вредных и (или) опасных факторов, а также для защиты от загрязнения (см. раздел 2 и приложение N 1 к техническому регламенту Таможенного союза ТР ТС 019/2011 «О безопасности средств индивидуальной защиты»).

В этой связи выделять отдельную личную карточку учета для специальной одежды не требуется: достаточно вести одну личную карточку учета выдачи СИЗ по форме приложения к «Межотраслевым правилам обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты» (далее — межотраслевые правила), утв. приказом Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 N 290н.

Как заполнить карточку учета выдачи СИЗ?

Обратите внимание на наименование типовых норм, утв. приказом Минтруда России от 09.12.2014 N 997н, из которого следует, что специальная одежда и специальная обувь, предусмотренные данными типовыми нормами, относятся к СИЗ. К такому же выводу приводит толкование части 1 статьи 221 ТК РФ

Следует также отметить, что межотраслевыми правилами не ограничен срок оформления личной карточки учета выдачи СИЗ одним годом: она может использоваться вплоть до ее заполнения.

«Типовые нормы бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам сквозных профессий и должностей всех видов экономической деятельности, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением».

Согласно части 1 статьи 221 ТК РФ на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением, работникам бесплатно выдаются прошедшие обязательную сертификацию или декларирование соответствия специальная одежда, специальная обувь и другие средства индивидуальной защиты, а также смывающие и (или) обезвреживающие средства в соответствии с типовыми нормами, которые устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.

В соответствии с пунктом 13 межотраслевых правил:

Работодатель обязан организовать надлежащий учет и контроль за выдачей работникам СИЗ в установленные сроки.

Сроки пользования СИЗ исчисляются со дня фактической выдачи их работникам.

Выдача работникам и сдача ими СИЗ фиксируются записью в личной карточке учета выдачи СИЗ, форма которой приведена в приложении к настоящим Правилам.

Работодатель вправе вести учет выдачи работникам СИЗ с применением программных средств (информационно-аналитических баз данных). Электронная форма учетной карточки должна соответствовать установленной форме личной карточки учета выдачи СИЗ. При этом в электронной форме личной карточки учета выдачи СИЗ вместо личной подписи работника указываются номер и дата документа бухгалтерского учета о получении СИЗ, на котором имеется личная подпись работника.

Допускается ведение карточек учета выдачи СИЗ в электронной форме с обязательной персонификацией работника.

3) В соответствии с пунктом 427 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утв. приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием должны хранятся 3 года.

При отсутствии других документов о вредных и опасных условиях труда акты, заключения, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет; законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.

4) Ненадлежащее оформление личных карточек выдачи СИЗ (а именно — отсутствие в них сведений о выдаче указанных средств работникам, не повлекшее необеспечение работников этими средствами, образует состав административного правонарушения, ответственность за которое предусмотрена частью 1 статьи 5.27.1 КоАП РФ, поскольку является нарушением государственных нормативных требований охраны труда, содержащихся в федеральных законах и иных нормативных правовых актах Российской Федерации.

См.: Постановление Верховного Суда РФ от 05.03.2021 N 16-АД21-2-К4.

Отсутствие доказательств обеспечения работников СИЗ (к примеру, в случае отсутствия личных карточек выдачи СИЗ, не оформления указанных карточек) влечет административную ответственность по части 5 статьи 5.27.1 КоАП РФ.

В соответствии с частью 1 статьи 4.5 КоАП РФ срок давности привлечения к административной ответственности за нарушение трудового законодательства составляет один год.

В случае признания правонарушения длящимся (к примеру, в связи с ненадлежащим оформлением личных карточек выдачи СИЗ, либо отсутствием доказательств обеспечения работников СИЗ в течение трех последних лет) срок давности привлечения к административной ответственности по статье 5.27.1 (части 1 и 5) КоАП РФ будет исчисляться судом не со дня совершения, а со дня обнаружения административного правонарушения (часть 2 статьи 4.5 КоАП РФ).

В соответствии с пунктом 14 Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 24.03.2005 N 5 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях»:

Согласно части 2 статьи 4.5 КоАП РФ при длящемся административном правонарушении сроки, предусмотренные частью первой этой статьи, начинают исчисляться со дня обнаружения административного правонарушения. При применении данной нормы судьям необходимо исходить из того, что длящимся является такое административное правонарушение (действие или бездействие), которое выражается в длительном непрекращающемся невыполнении или ненадлежащем выполнении предусмотренных законом обязанностей. При этом следует учитывать, что такие обязанности могут быть возложены и иным нормативным правовым актом, а также правовым актом ненормативного характера, например представлением прокурора, предписанием органа (должностного лица), осуществляющего государственный надзор (контроль). Невыполнение предусмотренной названными правовыми актами обязанности к установленному сроку свидетельствует о том, что административное правонарушение не является длящимся. При этом необходимо иметь в виду, что днем обнаружения длящегося административного правонарушения считается день, когда должностное лицо, уполномоченное составлять протокол об административном правонарушении, выявило факт его совершения.

Служба поддержки пользователей систем «Кодекс»/»Техэксперт»
Эксперт Груша Герман Афанасьевич

Данная консультация бесплатно предоставлена пользователю профессиональной справочной системы «Кодекс: Помощник кадровика» в рамках стандарта обслуживания.

Настоящий материал является ответом на частный запрос и может утратить свою актуальность в связи с изменением законодательства.

Как вести личные карточки учёта выдачи СИЗ в электронном формате?

Работодатель вправе вести учёт выдачи работникам СИЗ с применением программных средств (информационно-аналитических баз данных). Электронная форма учётной карточки должна соответствовать установленной форме личной карточки учёта выдачи СИЗ. При этом в электронной форме личной карточки учёта выдачи СИЗ вместо личной подписи работника указываются номер и дата документа бухгалтерского учёта о получении СИЗ, на котором имеется личная подпись работника.

Способы учета выдачи СИЗ

Квалифицированная электронно-цифровая подпись (ЭЦП) работника и работодателя – самый корректный с точки зрения электронного документооборота, но и самый затратный способ. Требует наличия ЭЦП у обоих сторон. В этом случае распечатки и заверения документа не требуется – достаточно предоставить личную карточку и все привязанные к ней сертификаты ЭЦП.

Из-за своей дороговизны и отсутствия квалифицированных ЭЦП у работников, этот способ практически не используется. Простая электронно-цифровая подпись работника и квалифицированная ЭЦП работодателя. Под простой электронной подписью в данном случае понимается введение работником определённой комбинации известных только ему значений (например, табельного номера и пароля).

Этот способ часто используется в вендинговых автоматах для выдачи СИЗ. В случае использования неквалифицированной ЭЦП все личные карточки при предоставлении в контролирующие органы будут требовать распечатки, заверения и полного соответствия данным документов бухгалтерского учёта, которые в таком случае требуется также приложить, причём данные нужно будет предоставить и по выдаче, и по возврату всех отражённых в личной карточке СИЗ.

Этот способ используется крупными организациями с большим объёмом документооборота. Распечатка формы электронной личной карточки с заранее внесёнными общими сведениями из базы данных, после чего осуществляется внесение дополнительных данных ручкой и проставление живых подписей. Не является электронным документооборотом, а является простой заменой типографской печати личных карточек. Этот способ используется в основном, небольшими предприятиями, у которых небольшой документооборот.

Порядок обеспечения работников СИЗ, утверждённый Приказом Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 №290н устанавливает, что:

Таким образом, закон прямо разрешает вести именно электронные личные карточки. Здесь следует отметить, что в данном случае под электронной личной карточкой понимается именно наличие соответствующих записей в базе данных в электронном виде. Личные карточки СИЗ не обязательно распечатывать и хранить на рабочем месте, но такую функцию следует предусмотреть.

Помимо ссылки на бумажный документ бухгалтерского учета, персонификация работника при выдаче СИЗ может осуществляться одним из следующих способов:

Простая электронно-цифровая подпись работника и квалифицированная ЭЦП работодателя. Под простой электронной подписью в данном случае понимается введение работником определённой комбинации известных только ему значений (например, табельного номера и пароля). Этот способ часто используется в вендинговых автоматах для выдачи СИЗ.

В случае использования неквалифицированной ЭЦП все личные карточки при предоставлении в контролирующие органы будут требовать распечатки, заверения и полного соответствия данным документов бухгалтерского учёта, которые в таком случае требуется также приложить, причём данные нужно будет предоставить и по выдаче, и по возврату всех отражённых в личной карточке СИЗ. Этот способ используется крупными организациями с большим объёмом документооборота.

Распечатка формы электронной личной карточки с заранее внесёнными общими сведениями из базы данных, после чего осуществляется внесение дополнительных данных ручкой и проставление живых подписей. Не является электронным документооборотом, а является простой заменой типографской печати личных карточек. Этот способ используется в основном, небольшими предприятиями, у которых небольшой документооборот.

Вне зависимости от выбранной формы ведения личных карточек, в организации рекомендуется разработать «Положение о порядке учёта, выдачи и возврата СИЗ» с которым работников необходимо ознакомить под личную подпись. В этом документе прописать порядок учёта сведений в электронной форме, а также порядок предоставления таких сведений по запросу контролирующих органов (предоставление сертификатов ЭЦП, заверение электронных документов, либо ведение и предоставление бумажных документов).

Материал подготовил А.С. Богданов, эксперт в области охраны труда

Учёт выдачи СИЗ в электронном формате

Есть много нюансов, о которых следует знать, чтобы правильно вести учет выдачи средств индивидуальной защиты. На сегодняшний день становится популярным электронная система выдачи СИЗ в 2022 г. Разберемся подробнее, в чем отличия между электронным вариантом и обычным бумажным, есть ли польза от электронного формата посредством вендингового оборудования.

Выдача СИЗ 2022

В обязанности нанимателя входит обеспечение бесплатной выдачи рабочему персоналу средств индивидуальной защиты. Делается это по установленной инструкции. Но обязательно должен вестись учет выдачи СИЗ. Заводится карточка в электронном формате, либо по стандарту на бумажном носителе.

Электронный вариант учёта выдачи средств индивидуальной защиты популярен в следующих случаях:

когда организация осуществляет выдачу СИЗ в большом количестве;
выдаются СИЗ с пометкой «до износа» и необходимо постоянно осуществлять замену.

Бумажный вариант быстро портится и его можно потерять, в отличие от электронной карточки. Кроме того, на заполнение бумажной карточки уходит много времени. Преимущество всё же отдаётся электронным карточкам.

Главное, что должна содержать карточка, это идентификацию работника, который получил СИЗ. Идентификация может быть следующей:

подписью;
посредством вендинговых аппаратов;
личным пропуском;
отпечатком пальца.

Если ведётся электронная карточка, то в организации должна быть возможность вывести её на печать. Такой формат карточки должен включать в себя данные о работнике (ФИО, всё о занимаемой должности, дата, когда был принят на работу и прочие изменения во время карьерного роста, данные роста, пола, размера и всех необходимых параметров для выдачи СИЗ), а также указывается подробная информация о выдаваемых средствах индивидуальной защиты.

После этого, в карточке указываются подробные данные о фактически выданных СИЗ и о тех, что были возвращены. Всё это подтверждается подписями выдающей и принимающей сторон. В электронном варианте подписи не ставятся. Вместо этого проставляются номер и дата документа бухгалтерского учета о получении. Можно приложить перечень выданных средств.

Благодаря электронному ведению выдачи СИЗ экономится довольно много времени. Особенно, если заранее подготовить базу данных и внести в неё подходящие позиции с наименованиями и квалификациями. Также, нанимателю не нужно будет тратить время на проведение дополнительного инструктажа по порядку использования, благодаря автоматизированной системе выдачи. Но наниматель обязан обеспечить работников идентификациями и автономным занесением информации о выдаче СИЗ в электронную карточку.

Электронный учет выдачи сиз

Один из способов идентификации – это с использованием вендингового оборудования. Такой способ часто используется для выдачи рукавиц, перчаток, очков для защиты и подобных им. Эти средства относятся к норме «до износа». Например, одни перчатки на производстве могут изнашиваться в течение нескольких недель, а другие – в течение нескольких часов. Несмотря на время, затрачиваемое на износ, СИЗ выдаются под подпись, отпечаток пальца или иной способ идентификации работника.

Почему электронный вариант лучше? Хотя бы потому, что при заполнении бумажных версий специалисту нужно будет вручную вносить записи в больших объёмах и осуществлять регулярную их замену. В электронной версии личных карточек тоже нужно много заполнять, но в этом случае данная процедура проходит быстрее.

Преимущества выдачи средств индивидуальной защиты при помощи вендингового оборудования:

рабочее время можно грамотно спланировать. Вендинговое оборудование экономит много рабочего времени не только рабочего, но и специалиста, который занимается заполнением личных карточек;
имея электронную базу данных, работники сами имеют возможность изучить данные о выданных в работу средств. Таким образом, минимизируется риск получения травм. Кроме того, если специалиста нет на месте, то работник в любом случае сможет получить СИЗ;
СИЗ используется максимально рационально. Благодаря вендинговому оборудованию можно выставить необходимый лимит по выдаче средств индивидуальной защиты для определённых работников. Так как в базе указываются все данные сотрудника, то это заставляет придерживаться правил эксплуатации.

Вендинговое оборудование помогает упростить ведения учета СИЗ. Идентификация проходит, обычно, при введении именного пропуска или по отпечатку пальца. Само оборудование работает через интернет, соответственно, все данные обновляются и проходят синхронизацию даже без помощи специалистов. Таким образом, мы получаем удобный и практичный вариант ведения учёта выдачи средств индивидуальной защиты для обоих сторон: получателя и выдающего.

Как автоматизировать и упростить процесс учета выдачи спецодежды?

В настоящее время п. 13 «Приказа Минздравсоцразвития России» от 1 июня 2009 г. № 290н установлено, что вести учет личных карточек выдачи спецодежды и сиз можно в электронном виде.

При ведении личной карточки учета выдачи СИЗ в электронном виде вместо подписи сотрудника, информирующей о получении, регистрируется информация о документе выдачи, содержащем подпись сотрудника. Данный документ может быть оформлен в виде ведомости учета выдачи спецодежды, обобщающей информацию о выдаче для нескольких сотрудников.

В программе «Охрана труда» отлажен механизм ведения личной карточки спецодежды и СИЗ в электронном виде. Программа «Охрана труда» позволяет сформировать личную карточку по каждому сотруднику, посредством нажатия одной кнопки, после занесения необходимой информации в документах.

Рассмотрим алгоритм создания электронной личной карточки в программе «Охрана труда»:

1. На первом этапе необходимо заполнить документ «Установка норм спецодежды, СИЗ», который помогает нам зарегистрировать факт установки норм выдачи спецодежды, СИЗ. В программе предусмотрена возможность установки норм на подразделения, на профессии, на отдельные рабочие места, на конкретных сотрудников, на вредные факторы и на вредные вещества.
При выборе профессии и пункта ТОН программа сама проставит периодичность и необходимое кол-во для выдачи, а также укажет срок носки и состояние «Назначить».

2. Далее необходимо заполнить документ «Установка потребностей в спецодежде, СИЗ». Данный документ помогает нам автоматически сформировать список сотрудников и список необходимой спецодежды, в соответствии с ранее установленными нормами. Кнопка «Заполнить» — «Заполнить по всем нормам» позволяет быстро и удобно заполнить табличную часть сотрудниками.

3. Следующим этапом, при условии наличия СИЗ на складах, можно оформить выдачу, для этого заполним документ «Выдача спецодежды, СИЗ», который отражает факт выдачи спецодежды и СИЗ в эксплуатацию сотруднику, подразделению, рабочему месту. Табличная часть «Спецодежда и СИЗ» может быть заполнена автоматически (при помощи команд меню кнопки «Заполнить» над табличной частью документа) по потребностям для физ. лица, для сотрудника, для сотрудников в подразделении.

После заполнения документа с легкостью можно распечатать «Ведомость учета выдачи спецодежды МБ-7», номер и дата которой будут отражаться в электронной личной карточке выдачи СИЗ, в графе «подпись получившего», сотруднику остается только расписаться в ведомости учета спецодежды.

4. Последним, заключительным этапом является формирование электронной личной карточки для сотрудника, все данные в которую переносятся автоматически.

Схема бизнес-процесса обеспеченности сотрудников спецодеждой и СИЗ, реализованная в программном продукте «Охрана труда» для 1С: Предприятия 8:

Переход на электронный учет спецодежды и ведение электронных личных карточек выдачи способствует:

минимизации временных затрат на заполнение, внесение данных, ведение личных карточек выдачи СИЗ;
снижению вероятности возникновения ошибок в процессе планировании и выдачи спецодежды;
появлению возможности оперативного планирования по количеству и виду номенклатуры СИЗ, на любой заданный период;
существенному сокращению затрат на выполнение мероприятий по реализации процедур в области охраны труда, за счет снижения ненужных запасов спецодежды;
значительному сокращению штрафов от надзорных организаций за нарушения в области охраны труда.

Управление и ведение процесса обеспеченности спецодеждой сотрудников не должно вызывать проблем, задайтесь целью минимизировать ведение документооборота в бумажном виде, перейти к автоматизации процесса учета, автоматизации процесса выдачи спецодежды и программа «Охрана труда» поможет Вам в этом!

Новые правила выдачи СИЗ и смывающих средств

Документы, действующие до 1 сентября 2023 года

В настоящее время действуют Межотраслевые правила обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты , которые утверждены Приказом Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 № 290н (далее – Межотраслевые правила). Данными правилами установлены обязательные для всех работодателей (независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности) требования к приобретению, выдаче, применению, хранению и уходу за СИЗ. Вместе с тем документ разрешает работодателям установить собственные правила выдачи СИЗ, но при условии, что они улучшают по сравнению с типовыми нормами защиту работников от имеющихся на рабочих местах вредных и (или) опасных факторов, а также особых температурных условий или загрязнений ( п. 6 Межотраслевых правил ). При этом п. 14 Межотраслевых правил установлено, что при выдаче работникам СИЗ работодатель должен руководствоваться типовыми нормами, соответствующими его виду деятельности. В связи с этим Постановлением Минтруда России от 29.12.1997 № 68 в дополнение к Межотраслевым правилам в приложении 11 утверждены Типовые отраслевые нормы бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других СИЗ работникам организаций здравоохранения и социальной защиты населения, медицинских научно-исследовательских организаций и учебных заведений, производств бактерийных и биологических препаратов, материалов, учебных наглядных пособий, по заготовке, выращиванию и обработке медицинских пиявок (далее – Типовые отраслевые нормы). Также отметим, что при отсутствии профессий и должностей в типовых нормах работодатель выдает работникам СИЗ, указанные в Типовых нормах для работников сквозных профессий и должностей всех отраслей экономики , утвержденных Приказом Минтруда России от 09.12.2014 № 997н . А в случае отсутствия профессий и должностей в этих типовых нормах следует руководствоваться типовыми нормами для работников, профессии (должности) которых характерны для выполняемых работ.

Документы, применяемые после 1 сентября 2023 года

права и обязанности работодателя в обеспечении персонала СИЗ;
обязанности сотрудников по их применению;
порядок выдачи СИЗ (смывающих средств), их замены, эксплуатации и хранения.

Правила будут действовать с 1 сентября 2023 года по 1 сентября 2029 года.

Выдавать СИЗ и смывающие средства работодатели будут на основании собственных норм, которые они должны самостоятельно разработать и закрепить в локальном акте на основании единых типовых норм , которые утверждаются отдельным документом, с учетом результатов проведенной СОУТ, оценки профессиональных рисков и мнения профсоюза или иного представительного органа работников (при наличии) ( п. 10 Правил ).

Единые типовые нормы выдачи средств индивидуальной защиты и смывающих средств утверждены Приказом Минтруда России от 29.10.2021 № 767н (далее – Единые типовые нормы) и включают в себя:

Единые типовые нормы выдачи средств индивидуальной защиты по профессиям (должностям) (приложение 1);
Единые типовые нормы выдачи средств индивидуальной защиты в зависимости от идентифицированных опасностей (приложение 2);
Единые типовые нормы выдачи дерматологических средств индивидуальной защиты и смывающих средств (приложение 3).

Единые типовые нормы также будут действовать с 1 сентября 2023 года по 1 сентября 2029 года. Однако их не обязательно применять именно с 1 сентября 2023 года – работодатели вправе перенести этот срок на конец 2024 года.

Обратите внимание: в соответствии с п. 4 Правил медицинские организации вправе решить самостоятельно, какими нормами руководствоваться при выдаче СИЗ и смывающих средств в период с 1 сентября 2023 года до 31 декабря 2024 года: Едиными типовыми нормами или Типовыми отраслевыми нормами.

Одновременно с вступлением в силу Правил и Единых типовых норм, то есть с 1 сентября 2023 года, утратят силу Межотраслевые правила и приложение 2 к Приказу Минздравсоцразвития России от 17.12.2010 № 1122н «Об утверждении типовых норм бесплатной выдачи работникам смывающих и (или) обезвреживающих средств и стандарта безопасности труда «Обеспечение работников смывающими и (или) обезвреживающими средствами» .

Добавим: в Правилах не указано, будет ли действовать Постановление Минтруда России от 29.12.1997 № 68 .

Выдача СИЗ и смывающих средств с 2023 года

Все работы по обеспечению СИЗ работников (имеющих документы о подтверждении соответствия требованиям законодательства РФ), в том числе приобретение, выдача, хранение, уход, вывод из эксплуатации, утилизация СИЗ организуются за счет средств работодателя ( п. 3 , 4 , 7 , 8 Правил ).

Ответственность за определение потребности, выбор, своевременную и в полном объеме выдачу работникам СИЗ, за организацию контроля за правильностью их эксплуатации работниками, а также за хранение, уход и вывод из эксплуатации СИЗ также возлагается на работодателя ( п. 9 Правил ).

Обратите внимание: работодателю, который не обеспечивает работников СИЗ второго класса (то есть СИЗ сложной конструкции, защищающих от гибели или от опасностей, которые могут причинить необратимый вред здоровью пользователя, которые подлежат обязательной сертификации), грозит ответственность по ч. 4 ст. 5.27.1 КоАП РФ (штраф для должностных лиц – от 20 000 до 30 000 руб., для организации – от 130 000 до 150 000 руб.).

Это следует из ч. 4 ст. 5.27.1 КоАП РФ и примечания к указанной статье. При повторном совершении аналогичного правонарушения работодатель привлекается к административной ответственности в соответствии с ч. 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ (штраф для должностных лиц – от 30 000 до 40 000 руб. или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет, для организации – от 100 000 до 200 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток).

Обязанности работодателя

Работодатель согласно п. 10 Правил обязан:

1) на основании Единых типовых норм разработать и утвердить локальный акт о нормах бесплатной выдачи СИЗ и смывающих средств своим работникам (далее – нормы). При этом следует также учесть требования по охране труда, паспортов безопасности при работе с конкретными химическими веществами и иных документов, содержащих информацию о необходимости применения СИЗ ( п. 14 Правил (рекомендуемый образец оформления норм приведен в приложении 1 ( п. 15 Правил ));

2) разработать локальный нормативный акт с учетом особенностей структуры управления организации и требований Правил, устанавливающий порядок обеспечения работников СИЗ и смывающими средствами, распределение обязанностей и ответственности должностных лиц за этапы обеспечения работников этими средствами;

3) информировать работников о полагающихся им СИЗ и смывающих средствах, способах их выдачи, условиях хранения, а также об ответственности за целостность и комплектность СИЗ в случае их хранения у работников в нерабочее время;

4) проводить обучение, инструктаж или иным способом информировать работников о правилах эксплуатации СИЗ;

5) контролировать выдачу работникам СИЗ и смывающих средств, а также следить за своевременным возвратом средств по истечении нормативного срока эксплуатации или срока годности либо в случае досрочного выхода этих средств из строя;

6) не допускать работников к работам без обеспечения СИЗ, а также в непригодных к использованию СИЗ;

7) обеспечить в случае применения вендингового оборудовании и дозаторов постоянное наличие в них СИЗ, смывающих и обеззараживающих средств;

8) обеспечить контроль за правильностью применения СИЗ работниками и своевременный прием от них СИЗ, подлежащих выводу из эксплуатации и утилизации;

9) обеспечить хранение, уход и обслуживание СИЗ.

Обязанности работника

В соответствии с п. 12 Правил работник обязан:

1) эксплуатировать (использовать) по назначению выданные ему СИЗ;

2) соблюдать правила эксплуатации (использования) СИЗ;

3) проводить перед началом работы осмотр, оценку исправности, комплектности и пригодности СИЗ, информировать работодателя о потере целостности выданных СИЗ, загрязнении, их порче, выходе из строя (неисправности), утрате или пропаже;

4) информировать работодателя об изменившихся антропометрических данных;

5) вернуть работодателю утратившие до окончания нормативного срока эксплуатации или срока годности целостность или испорченные СИЗ;

6) вернуть работодателю СИЗ по истечении нормативного срока эксплуатации или срока годности, а также в случае своего увольнения.

Потребность в СИЗ

Потребность в СИЗ работодатель должен установить в зависимости от профессий (должностей) работников организации с учетом перечня и уровня воздействия на них вредных и (или) опасных производственных факторов и опасностей, которые установлены на рабочих местах по результатам СОУТ и ОПР, количества работников на этих рабочих местах, организации мероприятий по уходу и иных факторов, определяемых работодателем и влияющих на уровень потребности в СИЗ ( п. 13 Правил ).

При этом информацию о СИЗ, необходимых работникам для трудовой деятельности, включая деятельность при совмещении профессий или выполнении совмещаемых работ, работодатель должен отразить в нормах ( п. 18 Правил ).

Все СИЗ, включенные в нормы, являются обязательными к выдаче работникам за счет средств работодателя ( п. 20 Правил ).

Обратите внимание: если наименование профессии (должности) работника в Единых типовых нормах отсутствует либо если уровень защиты, обеспечиваемый предлагаемым данными положениями набором СИЗ, не соответствует имеющимся на рабочих местах вредным и (или) опасным производственным факторам и опасностям, выявленным при проведении СОУТ и ОПР, работодатель при разработке норм должен руководствоваться всеми положениями Единых типовых норм, результатами СОУТ и ОПР, правилами по охране труда, паспортами безопасности при работе с конкретными химическими веществами и иными документами, содержащими информацию о необходимости применения СИЗ ( п. 18 Правил ).

Выбор СИЗ работодателем

Работодатель должен выбирать СИЗ путем сопоставления информации, представленной в нормах, с данными о защитных свойствах и эксплуатационных характеристиках конкретных СИЗ, на основании действующих документов о подтверждении соответствия, размещенных в федеральной государственной информационной системе Федеральной службы по аккредитации, и (или) иных документов, действующих для этого вида продукции ( п. 21 Правил ).

Аналогичный подход должен применяться при выборе дерматологических СИЗ. Это следует из п. 22 Правил .

Вместе с тем область применения, класс защиты и (или) эксплуатационные уровни СИЗ, указанные в эксплуатационной документации изготовителя, должны по уровню защиты соответствовать уровням воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов, установленных по результатам СОУТ, характеру воздействия опасностей, выявленных по результатам ОПР, а также характеру выполняемой работы, продолжительности работы, индивидуальным особенностям пользователя, совместимости конкретного вида СИЗ с другими используемыми средствами защиты ( п. 23 Правил ).

Порядок выдачи СИЗ

Выдаваемые работникам СИЗ должны соответствовать их полу, антропометрическим параметрам, а также нормам ( п. 24 Правил ).

Выдачу СИЗ (в том числе дерматологических), смывающих средств необходимо фиксировать в личной карточке учета выдачи СИЗ (по рекомендуемой форме, приведенной в приложении 2 к Правилам). Карточки можно оформить на бумажном носителе или в электронном виде ( п. 25 Правил ). Если карточки ведутся в электронном виде, дублировать их на бумаге не нужно ( п. 27 Правил ).

К сведению: В электронной карточке учета выдачи СИЗ вместо личной подписи работника указывают номер и дату документа бухгалтерского учета о получении СИЗ, на котором имеется личная подпись работника или данные с электронных считывающих устройств, фиксирующих биометрические данные работника или его электронную подпись, либо иные сведения, позволяющие идентифицировать личность работника ( п. 26 Правил ).

При выдаче работнику СИЗ, полученных работодателем во временное пользование по договору аренды, за работником закрепляется индивидуальный комплект СИЗ с индивидуальной маркировкой, в которой указана идентифицирующая информация о нем. Сведения о выдаче СИЗ, взятых в аренду, заносятся в личную карточку учета выдачи СИЗ работнику ( п. 29 Правил ).

Работникам, совмещающим профессии или постоянно выполняющим совмещаемые работы, помимо выдаваемых им СИЗ по основной профессии дополнительно выдаются другие виды СИЗ в зависимости от выполняемых работ, предусмотренные нормами для совмещаемой профессии (совмещаемого вида работы), с внесением отметки о выданных СИЗ в личную карточку учета их выдачи ( п. 31 Правил ).

Выдача дерматологических СИЗ и смывающих средств

Для обеспечения защиты от загрязнений, воздействия агрессивных рабочих материалов, веществ и сред работникам в соответствии с нормами должны выдавать дерматологические СИЗ с подтвержденной эффективностью различных форм (кремы, эмульсии, гели, спреи) и видов действия ( п. 35 Правил ). В отдельных случаях в дополнение к ним могут выдаваться дерматологические СИЗ очищающего типа ( п. 38 Правил ).

На работах, связанных с неустойчивыми загрязнениями, для использования в душевых или в помещениях для умывания работникам следует выдавать дерматологические СИЗ и смывающие средства в виде твердого мыла или жидких моющих средств (жидкое туалетное мыло, гель для тела и волос и др.) ( п. 36 Правил ).

Причем работодатель вправе не выдавать эти средства защиты непосредственно работнику, а обеспечить их постоянное наличие в санитарно-бытовых помещениях. Вносить отметку о выдаче на данных условиях данных смывающих средств в личную карточку учета выдачи СИЗ не нужно (п. 37 Правил). Однако работодатель должен следить за исправностью дозирующих систем (дозаторов), размещаемых в производственных или санитарно-бытовых помещениях, осуществлять их своевременный ремонт и замену (п. 46 Правил).

Согласно п. 39, 40 Правил работодатель не должен допускать:

замены смывающих средств на агрессивные для кожи средства (органические растворители, абразивные вещества (песок, чистящие порошки), каустическая сода и др.);
замены дерматологических СИЗ очищающего типа на средства для очищения от устойчивых (или) особо устойчивых загрязнений.

Обратите внимание: в период распространения инфекций вирусной этиологии дерматологические СИЗ защитного типа (средства для защиты от биологических факторов (микроорганизмов), вирусов (средства с противовирусным (вирулицидным) действием)) выдаются всем работникам (п. 44 Правил).

Дерматологические СИЗ должны выдаваться ежемесячно, за исключением случая нахождения работника в отпуске. При этом оставшиеся не использованными по истечении отчетного периода дерматологические СИЗ могут применяться в следующем месяце при соблюдении срока годности. Выдача дерматологических СИЗ фиксируется в личной карточке учета выдачи СИЗ работнику с указанием информации о способе их выдачи: лично (индивидуально) или с использованием дозирующих систем. Данная информация отражается в личной карточке учета выдачи СИЗ с проставлением соответствующей отметки в графе «Лично/дозатор» (п. 47 Правил).

Организация обеспечения работников СИЗ

Для организации обеспечения работников СИЗ работодателю необходимо издать локальный нормативный акт, устанавливающий порядок обеспечения работников СИЗ (п. 77 Правил).

Этот документ должен включать в себя порядок выявления потребности работников в СИЗ, предупредительно-плановый характер закупки СИЗ (аренда, аутсорсинг), порядок выдачи, эксплуатации (использования), входного контроля, хранения, ухода (обслуживания), вывода из эксплуатации и утилизации СИЗ, а также порядок информирования работников по вопросам обеспечения СИЗ. Также в нем должно быть отражено распределение обязанностей и ответственности руководителей структурных подразделений по организации и обеспечению функционирования процесса обеспечения работников СИЗ с учетом особенностей структуры управления организации в целом (п. 78, 79 Правил).

Как хранить карточки учета выдачи СИЗ

Работодатель назначает лиц, ответственных за ведение личных карточек учета выдачи СИЗ. Таким сотрудникам нужно провести обучение по Федеральному закону от 27.07.2006 № 152-ФЗ . Личная карточка содержит данные о росте и размере одежды работника, а это относится к биометрическим персональным данным (разъяснения Роскомнадзора от 30.08.2013).

Исходя из требований Закона № 152-ФЗ, работодатель должен обеспечить защищенное хранение личных карточек СИЗ и предотвратить несанкционированный доступ к этим документам. Для бумажных носителей нужен сейф, а для электронных — отдельный компьютер или закрытое место на сервере.

После увольнения работника карточку не уничтожают, а сдают в архив. По Приказу Росархива от 20.12.2019 № 236 ее нужно хранить не менее 50 лет.

Работодатель не реже раза в год должен проводить инвентаризацию личных карточек учета выдачи СИЗ, чтобы следить за своевременной заменой выданных средств защиты.

Читайте на сайте статьи по охране труда

Об оформлении личной карточки учета выдачи СИЗ

Выделять отдельную личную карточку учета для специальной одежды не требуется, достаточно вести одну личную карточку учета выдачи СИЗ. Кроме того, срок оформления личной карточки учета выдачи СИЗ не ограничен одним годом: она может использоваться вплоть до ее заполнения.
Работодатель вправе вести учет выдачи работникам СИЗ с применением программных средств (информационно-аналитических баз данных). Электронная форма учетной карточки должна соответствовать установленной форме личной карточки учета выдачи СИЗ. При этом в электронной форме личной карточки учета выдачи СИЗ вместо личной подписи работника указываются номер и дата документа бухгалтерского учета о получении СИЗ, на котором имеется личная подпись работника.
По общему правилу (при отсутствии вредных или опасных условий труда) срок хранения законченной личной карточки учета выдачи СИЗ составляет три года.
Ненадлежащее оформление личных карточек выдачи СИЗ, не повлекшее за собой необеспечение работников этими средствами, влечет административную ответственность по части 1 статьи 5.27.1 КоАП РФ. Отсутствие доказательств обеспечения работников СИЗ влечет административную ответственность по части 5 статьи 5.27.1 КоАП РФ.

Обоснование:

Специальная одежда относится к средствам индивидуальной защиты.

В соответствии с пунктом 13 межотраслевых правил:

Сроки пользования СИЗ исчисляются со дня фактической выдачи их работникам.

См.: Постановление Верховного Суда РФ от 05.03.2021 N 16-АД21-2-К4.

Служба поддержки пользователей систем «Кодекс»/»Техэксперт»
Эксперт Груша Герман Афанасьевич

Как выдавать дерматологические СИЗ и смывающие средства по новым правилам

Дерматологические СИЗ предназначены для защиты от загрязнений, воздействия агрессивных рабочих материалов, веществ и сред. В ЕТН нормы выдачи дерматологических СИЗ перечислены в Приложении № 3.

По новым правилам, которые действуют с 1 сентября 2023 года, вводится новое понятие — неустойчивые загрязнения. Раньше их называли легкие.

Обратите внимание! Если загрязнения неустойчивые, легкие, то можно их выдавать в дозаторе в санитарно-бытовом помещении (душ, туалет), и заполнять на них личную карточку учета выдачи не нужно.

Если же загрязнения устойчивые, трудносмываемые, то работникам выдают очищающие средства. Нельзя заменять смывающие средства различными веществами, не имеющими сертификат. Нельзя заменять очищающие средства от устойчивых (или) особо устойчивых загрязнений на смывающие средства.

✓ При работе с водонерастворимыми рабочими материалами и веществами работникам выдаются гидрофильные средства.

✓ При работе с агрессивными водорастворимыми рабочими материалами выдают гидрофобные средства.

✓ Если на работника попеременно воздействуют то водорастворимые, то водонерастворимые средства, выдаются ДСИЗ комбинированного действия. Если упаковка СИЗ превышает 250 мл, их можно выдавать в коллективном дозаторе, указание об этом вносят на оборотную сторону карточки.

Дозаторы подлежат контролю, при необходимости из пополняют, ремонтируют и заменяют за счет работодателя. Контроль за исправностью дозирующих систем (дозаторов), их ремонт и замена осуществляется работодателем.

Важно! В личных карточках нужно записывать выдачу кремов ежемесячно. Если вы будете отмечать выдачу ДСИЗ ежеквартально, номинально это будет считаться нарушением правил выдачи СИЗ, так как это противоречит пункту 47 Правил.

Когда выдавать СИЗ работникам сторонних организаций

Каждый работодатель обеспечивает своих работников СИЗ сам. Если подрядная организация заходит на территорию организации-заказчика, она обязана обеспечить своих сотрудников всеми положенными СИЗ, с учетом имеющихся вредных и опасных производственных факторов и опасностей. При этом выдаваемые СИЗ должны учитывать специфику производственной деятельности работодателя, на территории которого проводятся работы.

Это означает, что, если бригада выезжает в северные районы, необходимо выдать своим работникам соответствующие теплые СИЗ. Для этого организация-заказчик, которая заказывает работы на своей территории, должна предоставить информацию для подбора СИЗ по сезону и с учетом климатических особенностей.

Бывает и так, что работники выезжают на территорию с повышенной химической и биологической безопасностью, поэтому они не могут привезти свои загрязненные костюмы, которые должны уничтожаться. В этом случае работников сторонних организаций может обеспечить СИЗ принимающая сторона, но за счет организации-работодателя этих сотрудников.

Когда нужен перечень СИЗ, которые подлежат испытаниям и проверке

В случае установления в эксплуатационной или иной документации сроков испытания и (или) проверки исправности СИЗ работодатель в период эксплуатации СИЗ обеспечивает их проведение, а также своевременную замену частей СИЗ с понизившимися защитными свойствами.

Перечень СИЗ, подлежащих испытаниям и проверке, разрабатывает и утверждает работодатель с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации или иного представительного органа работников (при его наличии).

Средства индивидуальной защиты должны быть соответствующим образом учтены и содержаться в технически исправном состоянии с организацией их обслуживания и периодических проверок, указанных в документации (инструкции) изготовителя СИЗ.

Необходимо проводить постоянную проверку исправности СИЗ и своевременную замену элементов, компонентов или подсистем с утраченными защитными свойствами.

Важно! Динамические и статические испытания СИЗ от падения с высоты в эксплуатирующих организациях не проводятся, также как не проводятся испытания электрозащитных средств без оборудованной электролаборатории. Для этих испытаний необходимо получение разрешительной документации, а если ее нет, то испытания проводятся в специализированных испытательных лабораториях.

Штрафы за нарушение норм выдачи СИЗ

Предусмотрено, что работодатель обязан выдать за собственный счет своим сотрудникам СИЗ и обеспечить ее надлежащее состояние (ремонт, химчистка, замена). Правила выдачи и пользования работникам СИЗ распространяются на работодателей: юридических и физических лиц всех форм собственности. Невыдача работникам СИЗ предусматривает штраф, его размеры представлены в таблице ниже.

В случае, если организация нарушает сроки использования СИЗ ответственность оценивается в сумму от 30000 до 50000 рублей. Руководитель и ответственные лица получают штраф в размере от 1000 до 5000 рублей, а если возникнет повторное нарушение, то отстраняются от занимаемой должности сроком от 1 года до 3 лет.

Преимущества ведения учета СО и СИЗ электронно

Что вы получите, если автоматизируете систему учета СО и СИЗ?

минимизация временных затрат на заполнение, внесение данных, ведение личных карточек выдачи СИЗ;
снижение вероятности возникновения ошибок в процессе планировании и выдачи спецодежды;
появление возможности оперативного планирования по количеству и виду номенклатуры СИЗ, на любой заданный период;
существенное сокращению затрат на выполнение мероприятий по реализации процедур в области охраны труда, за счет снижения ненужных запасов спецодежды;
значительное сокращению штрафов от надзорных организаций за нарушения в области охраны труда.

Рассмотрим, как в современных учетных системах ведется учет СО и СИЗ.

В программе «Охрана труда для 1С: Предприятие» отлажен механизм ведения личной карточки спецодежды и СИЗ в электронном виде.

Программа «Охрана труда» позволяет сформировать личную карточку по каждому сотруднику, посредством нажатия одной кнопки, после занесения необходимой информации в документах.

Электронная личная карточка на примере ПО Охрана труда для 1С: Предприятие

Рассмотрим, как ведется уже автоматизированный процесс учета СО и СИЗ на платформе 1С.

Ниже представлены электронные ведомость и личная карточка учета выдачи СИЗ.

Таким образом,

автоматизация процессов учета выдачи СИЗ позволяет эффективно и без ошибок контролировать обеспеченность СО и СИЗ на каждого сотрудника в единой системе баз банных.

В любой момент Вы имеете возможность открыть личную карточку и увидеть полную информацию о нормах выдачи и обеспеченности СИЗ на каждого сотрудника.