Порядок приема работников установлен в ст. 68 ТК РФ: ознакомить кандидата с правилами работодателя; заключить трудовой договор; издать приказ о приеме, если это принято в компании. Но у этой внешне простой процедуры есть свои «подводные камни», которые в будущем могут приводить к трудовым спорам. Разбираемся в статье, как кадровику правильно оформить прием на работу.
В этой статье:
- Может ли сотрудник трудиться неофициально
- С кем можно заключать трудовые договоры
- Какие документы нужны для оформления сотрудника в организацию
- Как выглядит алгоритм приема на работу
- Какие могут быть особенности при приеме на работу
- Коротко о самом важном
Отчитайтесь легко и без ошибок. Удобный сервис для подготовки и сдачи отчётов через интернет. Дарим доступ на 14 дней в Экстерн!
Может ли сотрудник трудиться неофициально
Работодатель имеет право привлекать физических лиц для выполнения какой-то работы двумя способами:
- по договору гражданско-правового характера (ГПХ);
- в рамках трудовых отношений.
Договоры ГПХ заключаются для выполнения конкретного задания или работы, которая не носит постоянный характер. Например, компании на период подготовки годовой экологической отчетности нужны инженеры-экологи, но в остальное время она не может обеспечить им трудовую нагрузку.
Если же работодателю требуется человек для выполнения постоянной работы, который должен подчиняться принятым в организации правилам, то заключается трудовой договор. Он оформляется только в письменной форме (ст. 67 ТК РФ).
Верховный суд относит к характерным признакам трудовых отношений, например:
- личное выполнение работником определенной трудовой функции под контролем работодателя;
- подчинение правилам внутреннего трудового распорядка, графику сменности;
- выполнение работы по определенной специальности, или должности.
Подробнее: п. 17 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 29.05.2018 № 15. Трудовые отношения с исполнителем по договору ГПХ могут быть признаны самим заказчиком или в судебном порядке.
Работодателю дается три рабочих дня на заключение трудового договора:
- если работник уже фактически приступил к работе с разрешения ИП, директора или уполномоченного лица;
- с даты признания трудовых отношений по договору ГПХ (ст. 67 ТК РФ).
За нарушение срока работодателя привлекут к административной ответственности (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ). Штраф составит для ИП до 10 000 рублей; для юрлица — до 100 000 рублей.
Также могут быть претензии от налоговой и Социального фонда, поскольку за работающих без договора НДФЛ и страховые взносы не уплачиваются. Работодатель выплатит все суммы недоимки со штрафом в 40 % (ст. 122 НК РФ).
Сдавайте ЕФС-1 через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки
Как принять на работу сотрудника // Трудовой договор или ГПХ // Регистрация в ФСС
Порядок приема на работу
Прием человека на работу — кадровая процедура, с которой начинаются трудовые взаимоотношения работодателя и работника. Ошибки при оформлении документов чреваты для компании претензиями со стороны государственных органов, а в случае инцидента между сторонами — судебным разбирательством.
Порядок приема на работу новичка зависит от того, в какую именно организацию он трудоустраивается (на государственной службе у кадровых процедур есть свои нюансы).
Прием работника на работу оформляется в два этапа:
- Работник представляет необходимые для устройства на работу документы и пишет заявление о приеме.
- Работодатель составляет кадровую документацию.
О том, как составляется заявление о приеме на работу, читайте здесь.
В соответствии со ст. 65 ТК РФ для трудоустройства гражданину понадобятся:
- паспорт или другой удостоверяющий документ, например, паспорт иностранного гражданина;
- трудовая книжка;
ВНИМАНИЕ! Если новый сотрудник на предыдущем месте работы выбрал электронную трудовую книжку, то вместо бумажной трудовой он должен принести СТД-Р.
- документы воинского учета;
- номер СНИЛС (пенсионное свидетельство);
- документы об образовании;
- справка об отсутствии судимости (для трудоустройства в органы полиции, таможни, образовательные учреждения, ФСБ, службу судебных приставов).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если для работника ваша компания не будет основным местом работы, трудовую книжку он представлять не должен. Если же работник устраивается на работу впервые, трудовую книжку и СНИЛС ему оформляет работодатель.
Здесь вы можете узнать о действиях работодателя, когда у работника нет СНИЛС, а также о том, как можно быстро его оформить.
Перечень документов для приема на работу не является закрытым. Отдельные законодательные акты устанавливают для определенных профессий или категорий граждан обязанное наличие дополнительных документов. Например, иностранцы при приеме на работу представляют полис ДМС, разрешение на работу или патент, разрешение на временное проживание в РФ, вид на жительство (ст. 327.3 ТК РФ).
ВАЖНО! С 2023 года иностранцы, кроме высококвалифицированных специалистов, имеют право на медпомощь по ОМС; полис добровольного страхования им не понадобится (Закон от 14.07.2022 № 237-ФЗ).
У водителя при трудоустройстве запросят водительское удостоверение, у продавца — личную медицинскую книжку (п. 1 приказа Роспотребнадзора от 20.05.2005 № 402).
Многие фирмы нанимают специалистов на дистанционную работу. Узнайте из экспертной публикации, размещенной в системе «КонсультантПлюс», об особенностях оформления трудовых отношений в таком формате. Получите пробный доступ к данному материалу бесплатно.
Многие работодатели при приеме на работу требуют свидетельство об ИНН, хотя этот документ не входит в перечень, установленный ТК РФ. Однако мы рекомендуем его запрашивать, поскольку налоговики могут обратить внимание на наличие ИНН в рамках проверки сведений о доходах сотрудников по НДФЛ (письмо управления налогообложения имущества и доходов физических лиц ФНС России от 23.11.2015 № 11-2-06/0733).
Кроме того, согласно ФЗ «О приостановлении действия отдельных положений законодательных актов…» от 29.12.2015 № 385-ФЗ организации и предприниматели, использующие наемный труд, обязаны были до 2023 года ежемесячно отчитываться в ПФР по форме СЗВ-ТД (сейчас ее заменил подраздел 1.1 нового отчета ЕФС-1). Среди сведений, которые страхователь должен представлять, есть и ИНН — при его наличии (подп. 3 п. 2.2 ст. 2 закона № 385-ФЗ).
Вопрос обязательности наличия ИНН при приеме на работу мы детально разобрали в тематической публикации.
При приеме на работу работник пишет заявление на имя руководителя. По закону для коммерческих организаций эта процедура необязательна, однако заявление о приеме на работу составляется во многих компаниях. В нем работник указывает должность, а также дату, с которой приступит к работе. Руководитель визирует заявление и передает его в отдел, занимающийся оформлением кадровых документов.
ВАЖНО! Для устройства на госслужбу заявление необходимо (ст. 26 ФЗ «О государственной службе» от 27.07.2004 № 79-ФЗ).
Оформление документов при приеме на работу
На основании заявления работника и распоряжения руководителя кадровая служба производит оформление работника в штат. Порядок действий такой:
- Работник изучает локальные нормативные акты (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, правила хранения и обработки персональных данных и т. д.) и расписывается в том, что он с ними ознакомлен (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Перечисленные внутренние регламентирующие акты должна иметь каждая компания.
В статье «Кадровые документы, которые должны быть в организации» вы найдете перечень обязательной кадровой документации и размер штрафов за ее отсутствие.
- Работник знакомится с трудовым договором и подписывает его. Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания сторонами либо со дня начала работы (ст. 61 ТК РФ). Один экземпляр трудового договора остается у работодателя, второй забирает работник.
- Кадровая служба в трехдневный срок с даты начала работы новичка формирует приказ о его приеме на работу (ст. 68 ТК РФ). Его подписывают обе стороны трудовых отношений.
- Кадровой службой вносится запись о приеме на работу в трудовую книжку. Если сотрудник проработал меньше пяти дней или эта работа не является для него основной, писать в трудовой ничего не нужно (ч. 3 ст. 66 ТК РФ). По желанию совместителя на основной работе ему могут сделать запись о трудоустройстве на новое место.
- Кадровик на основании сведений о работнике заполняет личную карточку Т-2. Подробнее о порядке заполнения формы Т-2 вы можете прочесть в этойстатье.
- Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме или принятия иного решения, которые подтверждают оформление трудовых отношений, а также подписания сторонами договора ГПХ на выполнение работ/оказание услуг, в Социальный фонд России необходимо направить подраздел 1.1 формы ЕФС-1. О том, как заполнить ЕФС-1 при приеме нового сотрудника, мы рассказали в этом материале.
Все кадровые документы, которые необходимо оформить при приеме сотрудника на работу, эксперты «КонсультантПлюс» собрали в единую подборку. Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
С кем можно заключать трудовые договоры
С какого возраста граждане России могут работать? Каков порядок приема на работу? ТК РФ устанавливает следующие нормы.
- По возрасту.
- Дети и подростки младше 14 лет могут официально зарабатывать в сферах творчества и спорта: например, получать деньги за игру в кино, театре или цирке, за фотосъемки или выступления на концертах. То есть дети могут только быть артистами – причем без ущерба собственному физическому здоровью и нравственности, а также в свободное от учебы время. Кроме того, закон им разрешает трудиться как профессиональным спортсменам. Порядок трудоустройства на работу в таких случаях подразумевает письменное согласие родителей. Органы опеки дают согласие на представленные им условия труда, в которых придется работать детям.
- С 14 лет подростки могут трудоустроиться на легкие работы, не мешающие учебе, с разрешения старших. С этого возраста согласие опеки уже не требуется.
- С 15 лет влияние работы на учебу не учитывается. Главное – труд должен быть легким, не ухудшающим здоровье. Все несовершеннолетние перед трудоустройством обязаны получить заключение медиков.
- С 16 лет с подростком заключают обычный трудовой договор, однако он не может трудиться на вредных или опасных производствах и работать по совместительству.
- С 18 лет практически все ограничения снимаются, а медосмотр нужно проходить только для работы в сфере общепита, образования, а также для тяжелых и опасных профессий. Совершеннолетний даже может трудоустроиться по совместительству на две и более должности, работать с табачной, алкогольной и наркотической продукцией, эротическим контентом, заниматься аварийно-спасательной деятельностью и т.д. Есть единственное ограничение – о нем ниже.
- С 20 лет можно работать в организациях, связанных с химическим оружием.
- По полу.
На некоторые виды тяжелого и опасного труда нельзя брать женщин. Например, женский труд незаконен на подземных работах (кроме нефизических, бытовых и санитарных занятий), женщинам нельзя заниматься сваркой и литьем металлов, быть связанными с производством вредных химических соединений, а также цветных и редких металлов. Представительницы слабого пола не могут быть водолазами, камнетесами, пожарными, бурильщиками и т.д. Кроме того, закон установил целый список профессий, в которых женщины могут работать лишь в ограниченной мере. Работодатели в этих сферах должны знать такие правила устройства на работу, касающиеся женщин.
Правила оформления приема на работу иностранных граждан имеют свои особенности, которые рассмотрим далее.
Как оформить сотрудника: алгоритм приема на работу
Когда на вакансию выбран кандидат, проведено собеседование и уже есть договоренность о трудоустройстве, остается вопрос: как оформить сотрудника на работу.
Тот, кто принимает на работу нового сотрудника, должен оформить документы о трудовых отношениях.
Вот подробная инструкция по приему на работу.
Шаг 1. Запросить у работника документы
Что нужно при устройстве на работу со стороны нового сотрудника? В первую очередь, минимальный пакет документов. В него входят:
- паспорт РФ или иной удостоверяющий личность документ (случай с иностранцами рассмотрим отдельно);
- регистрация по месту пребывания;
- СНИЛС;
- документы об образовании: аттестаты, дипломы, свидетельства о курсах повышения квалификации, присвоении разряда и т.д.;
- трудовая книжка в бумажной или электронной форме.
Для несовершеннолетних работников и специалистов некоторых профессий нужна медицинская книжка со свежим медосмотром. Военнообязанным потребуется предоставить соответствующие документы (военный билет). Кроме того, у кандидатов на некоторые должности могут запросить справку об отсутствии судимости либо отсутствии дисквалификации должностных лиц.
В некоторых случаях нужно будет иметь водительские права, справку о том, что не было наказаний за употребление психоактивных и наркотических веществ. Кроме того, некоторые работодатели в порядок оформления приема на работу включают предоставление индивидуального номера налогоплательщика (ИНН) работника. А жителям других стран понадобится еще дополнительный пакет документов – об этом мы расскажем дальше.
Шаг 2. Сотрудник пишет заявление о приеме на работу
Как принять сотрудника на работу? Для этого будущий работник должен подать на имя генерального директора предприятия соответствующее заявление. Оно может быть написано в свободной форме от руки, но проще заполнить готовый бланк. Документ могут подписать и другие ответственные лица, помимо директора.
Шаг 3. Работник проходит медосмотр
Схема приема на работу в некоторых предприятиях подразумевает прохождение медицинского осмотра и оформление медкнижки. Это касается персонала сфер общественного питания, образования, розничной торговли и т.д. Разрешение от медиков придется получить тем, кто устраивается в условия тяжелого и опасного труда: например, на подземные, аварийно-спасательные и пожарные работы и пр.
Сведения о врачебном осмотре могут как внести в личную медкнижку, так и оформить на отдельном бланке – в этом случае придется продублировать результаты в книжку. Для некоторых должностей потребуется заключение психиатра.
Шаг 4. Ознакомить работника с локальными актами
Оформление сотрудника на работу включает ознакомление его с локальными актами организации, которые касаются его непосредственной работы. В обязательный перечень входят:
- регламент трудового распорядка предприятия;
- инструкции по охране труда и пожарной безопасности;
- стандарты оплаты за труд;
- правила работы с персональными данными.
В некоторых компаниях в числе локальных внутренних актов могут оказаться коллективные договоры.
Шаг 5. Издать приказ о приеме на работу
Процедура приема на работу раньше содержала обязательное издание приказа о трудоустройстве, но с 2023 года это действие является рекомендательным. Тем не менее большинство работодателей по-прежнему оформляет этот документ, потому что он упрощает ведение внутренней отчетности. Если вы хотите сохранить этот этап, можете воспользоваться образцом и скачать бланки для заполнения.
Шаг 6. Заключить трудовой договор
Каким документом оформляется прием на работу? Закон устанавливает, что заключение трудового договора обязательно входит в общий порядок приема на работу. Данный документ составляется в двух экземплярах: для работодателя и для работника, он подписывается обеими сторонами.
Договор обычно содержит:
- название должности, на которую принят сотрудник;
- сведения об оплате труда: размер ставки, премий, надбавок и бонусов;
- данные об испытательном сроке (если он есть);
- должностные обязанности;
- условия работы: график, количество рабочих часов и т.д.
В договор могут быть включены дополнительные сведения, указаны какие-то особые условия. Он может быть оформлен как на бумаге, так и в электронном виде – в этом случае его подписывают усиленными электронным подписями.
Шаг 7. Внести запись в трудовую книжку
Правильное заполнение трудовой книжки работника – обязанность работодателя.
Закон устанавливает, в какой срок после приема на работу необходимо внести запись в книжку – это пять рабочих дней. Если работник впервые трудоустраивается, книжку надо будет завести, и с 2021 года она может быть только в электронной форме. Даже при наличии обычной трудовой, некоторые работодатели предлагают сотруднику перейти на электронную, потому что это удобно.
Шаг 4. Заполнение анкеты (не обязательно)
Нередко в кадровых службах практикуют заполнение анкеты, автобиографии. Предлагайте анкету, если вам это удобно, законодательством это не предусмотрено.
А вот трудовой договор с работником компания обязана заключить не позднее трех рабочих дней со дня допущения до работы (ст. 67 ТК РФ), при этом трудовой договор должен содержать обязательные сведения и обязательные условия (ч.1 ст. 57 ТК РФ). Отсутствие трудового договора грозит внушительным штрафом по ст. 5.27 КоАП РФ.
Шаг 6. Заключение договора о материальной ответственности (при необходимости)
Если в должностные обязанности работника входит непосредственное обслуживание материальных ценностей (например, продавцы, кассиры, кладовщики, экспедиторы), то заключите с ними договоры о материальной ответственности, иначе вы не сможете взыскать с сотрудников ущерб в случае недостачи.
На основании трудового договора оформляется приказ о приеме на работу. Такой приказ оформляется по форме № Т-1 или по собственной форме, разработанной компанией.
Шаг третий: ознакомление с ЛНА работодателя
При приеме новичка на работу еще до заключения договора обязательно ознакомьте его с внутренними нормативными актами, которые регулируют правила работы и оплаты труда персонала (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). К ним относятся, например, следующие документы:
- правила внутреннего трудового распорядка;
- коллективный договор;
- должностные инструкции;
- положения об оплате труда и премировании;
- инструкции по охране труда и т. д.
Недостаточно только дать сотруднику прочитать документы при приеме на работу. Сотруднику необходимо подтвердить, что он ознакомился с ними, личной подписью и получить копии инструкций.
Если вы относитесь к микропредприятиям и некоммерческим организациям и не составляете локальных нормативных актов, надо вписать все правила приема сотрудника в типовой трудовой договор ( ст. 309.2 ТК РФ , Постановление Правительства РФ № 858 от 27.08.2016 ).
Шаг четвертый: заключение трудового договора
Когда документы сотрудника проверены и медосмотр пройден, наступает важный этап приема на работу — заключение трудового соглашения. Это надо сделать не позже, чем через три дня после того, как человек фактически принят на работу и начал трудиться в компании (ч. 2 ст. 67 ТК РФ ). Договор заключают письменно в двух экземплярах: один отдают сотруднику, другой оставляют в отделе кадров.
Эти экземпляры надо подписать. От работодателя подпись ставит глава предприятия или уполномоченное им должностное лицо.
На экземпляре, который остается на хранении в организации, сотрудник подтверждает подписью, что ему отдали на руки второй экземпляр (ст. 67 ТК РФ).
В договоре надо указать основные условия сотрудничества (ч. 2 ст. 57 ТК РФ ):
- название и адрес предприятия;
- должность по штатному расписанию, подразделение;
- дату начала работы;
- оплату труда (оклад, надбавки и др.);
- режим труда и отдыха;
- гарантии и компенсации за вредные факторы;
- условия труда на рабочем месте;
- условия испытания;
- информацию о соцстраховании.
Затем договор регистрируют в журнале учета (если он ведется).
Прием на работу пошагово
1. Получите от кандидата заявление о приеме на работу. С 2023 года это необязательный документ, если речь не идет о подземных работах. Его оформляют в свободной форме или по образцу работодателя.
2. Ознакомьте будущего работника под роспись с:
- правилами внутреннего распорядка;
- коллективным договором;
- ЛНА, в том числе инструкцией по охране труда и должностной инструкцией.
Микропредприятиям, если они не разрабатывают ЛНА, можно все включить в трудовой договор (ст. 309.2 ТК, постановление Правительства от 27.08.2016 № 858).
3. Выдайте направление на медосмотр и психиатрическое освидетельствование, если это требуется (ст. 220 ТК, п. 9 приказа Минздрава от 28.01.2021 № 29н).
С 1 сентября 2023 года медосмотры работников можно проводить дистанционно. Водителям, воспитателям и работникам некоторых других профессий нужно выдать направление на психиатрическое освидетельствование. Это указано в приложении 2 к приказу Минздрава от 20.05.2022 № 342н. Не забудьте сообщить в СФР результаты предварительного медосмотра.
4. Заключите письменный трудовой договор в двух экземплярах. Включите в него обязательные условия по ст. 57 ТК и подпишите его с работником.
Можно заключить электронный трудовой договор: его подписывают УКЭП работодателя и ЭП работника (ст. 22.3 ТК).
5. Можно издать приказ о приеме на работу. Можно не издавать, но так удобнее фиксировать факт трудоустройства. Приказ оформляют по форме Т-1 или разрабатывают свой образец. С приказом нужно ознакомить сотрудника под роспись.
6. Сообщите в СФР о приеме на работу. Для этого нужно направить титульный лист и подраздел 1 формы ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД).
Полная автоматизация работы с сотрудниками и отправка отчетов с сервисом КЭДО EasyDoc s: безошибочный, оперативный обмен кадровыми документами в электронном виде, подписание юридически значимой ЭП. Идеальное решение для полностью удаленных и гибридных команд.
Экономьте бумагу и рабочее время отдела кадров
Выбирайте правильную систему кадрового ЭДО с помощью чек-листа от команды экспертов EasyDocs. Чек-лист составлен на основе запросов клиентов
Оформление сотрудника на временную работу
Есть несколько вариантов заключения трудовых отношений с работником:
- по срочному трудовому договору — если работа носит сезонный характер, или сотрудник устраивается на время отсутствия основного работника (декретный отпуск, болезнь);
- по бессрочному трудовому договору — если должность закреплена за конкретным лицом на неопределённое время;
- по договору оказания услуг — если работа ограничена определённым объёмом или конкретной задачей.
В последнем случае порядок оформления на работу будет иным — здесь потребуется подписание гражданско-правового договора. Он не предполагает оформления трудовых отношений, заменяя их фактом оказания услуг. При его заключении указывается вид работ (услуг), срок их исполнения, порядок расчётов. При необходимости в договор можно внести дополнительные положения, закрепляющие требования к качеству и регламентирующие выплату неустойки при нарушениях.
Исполнитель не имеет право на оплачиваемый отпуск, выплату больничных и социальные льготы, положенные штатным работникам. В то же время, если работодатель уплачивает за него взносы в ФСС по травматизму, можно рассчитывать на получение компенсации при профзаболеваниях или несчастных случаях на производстве.
Нельзя подменять трудовые отношения договорами оказания услуг, если они носят регулярный и постоянный характер.
Последствия нарушений при приёме на работу
Как принять на работу сотрудника и при этом не столкнуться с санкциями? Ответ один — строго соблюдать требования ТК РФ. Законом предусмотрены существенные наказания за нарушение процедуры найма:
- за привлечение к работе без оформления или неправильно оформления трудового договора — штраф от 10 до 20 тысяч на должностных лиц, от 5 до 10 тысяч на ИП; от 50 до 100 тысяч на организацию (пункт 4 статьи 5.27 КоАП РФ);
- то же самое по отношению к иностранным гражданам и лицам без гражданства, не имеющих разрешения на работу, предусматривает штраф от 20 до 50 тысяч на должностных лиц, от 2 до 5 тысяч на ИП; от 250 до 800 тысяч на организацию (пункт 2 статьи 18.15 КоАП РФ);
- за приём на работу бывшего государственного или муниципального служащего без уведомления его последнего работодателя — штраф от 10 до 20 тысяч на должностных лиц, от 2 до 4 тысяч на ИП; от 100 до 500 тысяч на организацию; последнему работодателю;
- за не отправленный вовремя отчёт СЗВ-ТД — штраф от 300 до 500 рублей на должностных лиц (статья 15.33.2 КоАП РФ).
Если претендент решит, что отказ в приёме на работу произошёл по формальным признакам, или из-за неправильно оформленных документов, он может обратиться с иском в суд. Это грозит существенной потерей времени, финансовых средств и сил. Поэтому стоит обращать особое внимание на соблюдение правильности процедуры найма и причин вынесения отказа по работе.
Аутсорсинг «Моё дело — Бухобслуживание»
Команда из бухгалтера, юриста, кадровика и бизнес-ассистента возьмёт на себя всю рутину и общение с госорганами
