Активную деятельность любого государственного или коммерческого предприятия невозможно представить без хождения внутренней деловой документации. Именно правильно оформленные информационные документы являются важными опорными элементами при принятии тех, или иных решений, отстаивании интересов организации и отдельных ее сотрудников.
Сегодня мы поговорим об одном из таких документов, называемым докладной запиской, с помощью которого принято доводить до сведения руководства те либо иные факты. Для вас мы подготовили типичные образцы документа и примеры его заполнения.
Докладная записка представляет собой информационно-справочный документ, составляемый в том случае, когда необходимо донести до начальства сведения, например, о положении дел на предприятии, возникших трудовых спорах внутри коллектива, некорректном поведении отдельных сотрудников на рабочем месте (дисциплинарных нарушениях, непозволительном поведении) и т.д.
Аннота́ция статьи
Виды и формы служебных записок
Записки классифицируются в зависимости от своего содержания на
- Информационные (доводящие до сведения руководства определенные сведения);
- Инициативные (через них сотрудник передает предложения по улучшению организации);
- Отчетные (сообщающие информацию об определенном этапе в деятельности организации);
И, еще одна классификация, на внутренние и внешние – в зависимости от адресата (записка направляется либо одному из руководящих лиц организации или в вышестоящие органы).
Чем отличается служебная от докладной?
Все довольно просто. Служебная – это один большой класс документов, к которому можно отнести записки различного назначения, перемещающиеся внутри предприятия. Докладная это уже подкласс, входящий в класс служебных. В этом и заключается разница между ними.
В каких случаях составляется докладная записка
У многих работников появляются колебания по поводу того, писать докладную или нет, когда и как это правильно делать. Чтобы не сомневаться, надо помнить: докладная записка предназначена, чтобы своевременно сообщать руководителям о серьезных ситуациях, требующих оперативных решений. В ней не только описывают возникшие на предприятии сложности, но и предлагают, как устранить недочеты и решить проблемы.
Есть ряд случаев, когда такая записка понадобится, чтобы, например:
- доложить начальству о проблеме, которая мешает стабильной работе на производстве, и путях ее решения;
- сообщить о необходимости провести внутреннюю проверку работы некоторых подразделений компании;
- отчитаться об итогах работы;
- написать предложения, как устранить выявленные недостатки или реализовать намеченные планы и решения;
- попросить руководство вмешаться в спорный вопрос на производстве и изложить собственную точку зрения, чтобы урегулировать ситуацию;
- доложить, что не согласен с неким решением вышестоящего начальства;
- доложить о том, что сотрудник нарушил трудовую дисциплину или отказался выполнять должностные обязанности.
Если сотрудник нарушил правила ПВТР или не выполнил поставленные перед ним производственные задачи, то на него требуется наложить дисциплинарные взыскания. Для этого недостаточно устного сообщения. Придется составить докладную записку на сотрудника. Ее цель как раз и состоит в том, чтобы известить директора о нарушениях дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка, несоблюдении других внутренних нормативных документов, недобросовестном выполнении должностных обязанностей.
- как составить должностную инструкцию тендерного специалиста-поставщика;
- как составить резюме на должность тендерного специалиста;
- как организовать работу контрактной службы заказчика;
- как оформить приказ о назначении контрактного управляющего.
Часто обязанность сотрудника сообщать о нарушениях утверждают во внутренних ЛНА компании. Работники, которые были свидетелями происшествий, обязаны сообщить о нарушениях провинившегося коллеги в письменном виде. Это делают по собственной инициативе или по требованию руководителя.
Докладная призвана помочь руководству вынести дисциплинарные решения. Поскольку для любого распоряжения директора требуется основание. Вместе с остальными документами, обосновывающими нарушение, таким основанием становится и докладная записка.
Но не всегда она доносит только негативную информацию. Иногда при ее помощи начальство докладывает главе компании, что подчиненный достиг высоких результатов в работе, принес пользу организации, и просит обратить внимание и поощрить такого сотрудника.
Для сведения: кем принимаются решения о централизации закупок
Кто составляет докладную записку
Такую записку вправе написать любой сотрудник организации на имя вышестоящих должностных лиц. Если человек обнаружил недостатки в работе или нарушения, он составляет акт и пишет докладную. Это делается, чтобы уполномоченные сотрудники приняли решение по поводу изложенных в документе событий.
Если документ пишет рядовой работник, то он отдает его непосредственному начальнику. А если это руководитель подразделения, то обычно он ее направляет на имя главы компании.
Если дело касается невыполнения должностных обязанностей, то ее составляет уполномоченный сотрудник или начальник подразделения, в котором работает нарушитель трудовой дисциплины.
Общие правила, как подготовить записку
Хотя унифицированных требований к оформлению нет, как любой внутренний документ, докладная составляется по определенным принципам, поскольку в будущем является основанием для принятия распорядительных актов.
Главное правило — четко описать, что произошло и кто в этом виноват. Если нарушена техника безопасности, руководству надо сообщить, кто это допустил, когда это случилось, к каким последствиям привело (может привести). Если сотрудник плохо справляется со своими обязанностями, аналогично: кто работает, не соблюдая должностную инструкцию, к чему это приводит. Никаких рассуждений, оценок и других личных моментов в обращении писать нельзя.
Как же должна выглядеть докладная записка? Существует ГОСТ Р 7.0.97-2016, который регламентирует оформление организационно-распорядительных документов компании, возьмите его на вооружение, поскольку специальных правил для такого рода бумаг нет. Но если применять установленные ГОСТом принципы, сможете составить грамотную служебку самостоятельно.
Но поскольку мы готовим официальный документ, на основании которого руководство принимает определенные решения, в него следует включить все элементы, присущие официальным бумагам:
- по возможности оформить на фирменном бланке либо на обычном листе формата А4;
- справа в углу указать должность и Ф.И.О. руководителя в дательном падеже (кому адресуется);
- в середине — название документа;
- информация, которую надо донести, дополняют конкретными датами, должностями и именами сотрудников, которые нарушают дисциплину или не выполняют служебные обязательства;
- в конце обязательно поставить дату и подпись автора документа, желательно с расшифровкой и указанием занимаемой должности.
Как составить докладную в связи с нарушением трудовой дисциплины
Это один из наиболее распространенных видов служебок. К ней прибегают, когда хотят уведомить о несоблюдении правил и норм рабочего процесса, опозданиях на работу, игнорировании распоряжений администрации. Такой документ часто становится инициативным: коллектив или один из его представителей больше не хочет мириться с поведением коллеги и обращается к начальству с просьбой воздействовать на сотрудника.
Бывают ситуации, когда докладная записка о нарушении трудовой дисциплины на сотрудника просто необходима. Это случается, если по указанию руководства ежедневно составляются отчеты о соблюдении режима работы. Если кто-то пришел с обеда позже или самовольно ушел с работы на час раньше, ответственное лицо должно сообщить об этом.
На основании ст. 193 ТК РФ, перед применением административного взыскания руководителю следует взять объяснительную у сотрудника. Это обязанность администрации, при неисполнении которой решение о наказании смогут признать незаконным. Служебная записка чаще всего становится основанием для написания объяснительной — это один из наиболее распространенных способов получения руководством информации о нарушении дисциплины или отказе от исполнения кем-либо из работников своих обязанностей.
Но что считать невыполнением должностных обязанностей?
У каждого работника есть определенные должностные обязанности. Это четко обозначенный в должностной инструкции или трудовом договоре перечень действий, которые работнику надо выполнять. При устройстве на работу до гражданина доносят информацию о его трудовой функции, и работодатель вправе требовать ее исполнения в полном соответствии с инструкцией или договором.
Если обязанности не исполняются, это является нарушением договоренности между сторонами. О невыполнении или отказе от выполнения обязанностей непосредственный руководитель работника или любой другой сотрудник вправе доложить администрации предприятия. Для этого и нужна докладная — чтобы в дальнейшем руководство приняло меры по отношению к нерадивому работнику.
Согласно ст. 142 ТК РФ , работник вправе приостановить свою трудовую деятельность и не исполнять трудовую функцию при невыплате заработной платы, и это не по считают нарушением договора, так как нет встречного обеспечения. В соответствии со ст. 142 ТК РФ, это допустимо при задержке оплаты более чем на 15 дней, обязательное условие — письменное извещение администрации.
Вот образец докладной записки о невыполнении служебных обязанностей, составленной на работника магазина. Но ее легко адаптировать под любое производство:
Директору ООО «PPT.ru»
о нарушении должностных обязанностей
Довожу до вашего сведения, что 08.12.2023 продавец отдела детских товаров Пэпэтэшин Петр Петрович проигнорировал мое задание по оформлению витрины и отказался заниматься выкладкой товара, что входит в его должностные обязанности. По этой причине оформление магазина в связи с появлением нового ассортимента оказалось под угрозой срыва.
Администратор (подпись) Давыдова И.В.
Функции докладных записок
Главное назначение докладных – проинформировать руководство и побудить к дальнейшим действиям. Конкретные функции, которые может выполнять докладная записка, могут быть различными:
- урегулирование возникшей проблемы производственного или административно-хозяйственного характера;
- рационализаторские предложения по улучшению производственной деятельности;
- донесение до руководства мнения по поводу принятого решения (чаще всего таким образом выражается несогласие);
- объяснение своей позиции при возникновении конфликтной ситуации с коллегами или непосредственным начальством;
- регулярные отчеты о ходе выполнения работ;
- жалобы в случае отказа сотрудников выполнять распоряжения непосредственного начальства;
- разбирательство по поводу неправомерного делегирование обязанностей;
- доведение до сведения руководства информации о нарушении трудовой дисциплины и распорядка;
- информация о происшествиях, в результате которых произошли или могли произойти материальные утраты или физический вред;
- положительные моменты, на которые нужна реакция руководства.
Классификация докладных записок
Если рассматривать этот вид служебной документации с разных позиций, можно выделить несколько наиболее часто употребляемых разновидностей докладных.
- Содержание. В зависимости от того, какие именно сведения содержит докладная, можно выделить:
- информирующая – доносящая до начальства необходимые для принятия решения сведения, например, о ходе работ, о возникших нюансах, способах действий; как правило, подается регулярно вплоть до завершения проекта;
- отчетная – докладывает о завершении какого-либо этапа работ для получения дальнейших указаний и, при необходимости, нормализации ситуации;
- инициативная – автор вносит свои предложения на основании сообщенных им сведений.
- Адресат. От того, кому именно направляется докладная, зависит ее вид:
- внешняя – направляется руководству другого учреждения;
- внутренняя – адресована вышестоящим лицам внутри организации.
К СВЕДЕНИЮ! Для внутренней и внешней докладных характерна существенная разница в оформлении: для последних обязателен бланк организации.
- нарушении трудового распорядка и дисциплины;
- невыполнении или недостаточном выполнении должностных обязанностей;
- допущении оскорбления чести и достоинства, недопустимого поведения, провоцировании конфликтов;
- выдающиеся достижения, достойные награды и пр.
Некорректное написание служебного документа
Нередко в написании докладных записок должностные лица – руководители структурных подразделений, допускают ошибки в формулировании информационно-уведомительной и резолютивной ее частей.
Приведем пример. Докладная записка – образец некорректно написанного документа:
«Настоящим довожу до Вашего сведения, что автослесарь 5 разряда Шевелев В.С., спровоцировал конфликтную ситуацию — оскорбил газоэлектросварщика Иванова П.П.
К настоящему прилагаю: объяснительная записка Иванова П.П.»
Ошибки в написании приведенного образца:
- не указаны основные ситуационные обстоятельства – когда и где был совершен дисциплинарный проступок, в чем был выражен и в чьем присутствии он был совершен;
- не сформулирована резюмирующая часть – не дана оценка проступку и не предложены меры наказания виновного;
- не отобраны объяснительные записки от виновника конфликта, и пояснения присутствовавших при этом лиц.
Полный образец докладной записки
И в заключении приведем полный образец докладной записки на нарушение трудовой дисциплины:
Директору ООО «Прогресс-ХХI» Филатову Я.Л. От начальника гаража Деревянко А.Т. |
Докладная записка
Настоящим довожу до Вашего сведения, что 18.09.2018 года, водитель 2 класса гаража Хромов Захар Викторович, вышел на работу в состоянии остаточного алкогольного опьянения. Медсестрой по выпуску Фроловой М.Н. к выезду допущен не был. Ранее Хромов уже имел аналогичные нарушения. Имеет неснятое дисциплинарное взыскание — выговор.
В связи с нарушением трудовой дисциплины, выразившемся в выходе на работу в состоянии алкогольного опьянения, прошу уволить Хромова З.В. за неоднократное нарушение трудовой дисциплины — появление на работе в состоянии алкогольного опьянения.
К настоящему прилагаю: объяснительные записки Фроловой М.Н., Хромова З.В.
Начальник гаража Деревянко Деревянко А.Т.
18.09.2018 г.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Должностные обязанности
У каждого гражданина, подписавшего с юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем трудовой договор, есть перечень прав и обязанностей. Должностные обязанности могут быть прописаны как в тексте самого соглашения о труде, так и в должностной инструкции, что встречается гораздо чаще. Под должностными обязанностями понимается список задач, которые сотрудник должен выполнять на постоянной основе. Так, например, дворник должен мести двор, а сантехник – чинить сломавшийся водопровод, следить за надёжностью сантехнических коммуникаций.
Если вместо своей работы сотрудник будет заниматься чем-то другим, а коллеги заметят этот факт, они могут составить акт о невыполнении должностных обязанностей. Документ подписывается тремя людьми, как бы подтверждающими действительность инцидента. Нарушителю правил трудовой дисциплины предлагается возможность оправдаться, составив объяснительную записку, однако совершенно не факт, что она поможет исправить ситуацию.
Ответственность за проступок
Работодатель как полноправный участник сделки о труде оставляет за собой право наказывать своих сотрудников за совершение теми дисциплинарных проступков. Инструментарий для наказания существенно ограничен законодателем, все доступные санкции приведены в 192 статье Трудового кодекса Российской Федерации. Так, закон позволяет делать работникам замечания, объявлять выговор или расторгнуть трудовой договор в одностороннем порядке.
Замечание представляет собой самый мягкий вид наказания, не влекущий за собой никаких правовых последствий. Единственная неприятность для работника, получившего замечание, — это возможность рецидива. Если в течение года получить еще одно замечание, работодатель сможет объявить выговор, а затем и вовсе уволить.
Выговор является чем-то средним между замечанием и увольнением. С работником не расторгают трудовой договор, однако в течение всего срока действия дисциплинарного взыскания он не сможет претендовать на премиальную часть заработной платы, которая зачастую составляет большую половину от месячного дохода. Таким образом работника вынуждают уволиться по собственному желанию.
Уволить с работы можно лишь за самые существенные дисциплинарные проступки, к которым не относится единоразовое невыполнение должностных обязанностей. Если «бить баклуши» на работе регулярно, тогда работодатель получит возможность распрощаться с нерадивым сотрудником.
Как правильно написать докладную на работника за несоблюдение должностных обязанностей на работе
450071, Уфа, 50 лет СССР, 48/1
(347) 291 20 70
Мы используем Яндекс.Метрику
Мы используем ЯндексМетрику. Сайт respectrb.ru использует cookie (файлы с данными о прошлых посещениях сайта) для персонализации сервисов и удобства пользователей. Вы можете ознакомиться с условиями и принципами их обработки. Вы можете запретить сохранение cookie в настройках своего браузера
