Согласно трудовому законодательству перенос отпуска по желанию работника вполне возможен. Правда, есть масса нюансов, которые нужно иметь в виду в этом случае. Расскажем, как реализовать инициативу с переносом положенного отдыха.
В первую очередь необходимо понимать, что причины переноса отпуска по инициативе работника трудовым законодательством практически никак не ограничены. То есть прямого запрета на сдвиг дат основного отдыха нет.
В то же время надо различать конкретные причины переноса отпуска. Условно их можно поделить на 2 вида:
- Объективные – связаны с определенными событиями в жизни.
- Субъективные – тоже связаны с определенными событиями в жизни, но они особо не мешают уходу в отпуск согласно утвержденному графику.
Ряд конкретных – объектных и веских – причин переноса отпуска предусмотрен статьей 124 Трудового кодекса (об этом – далее в статье). Другие основания могут быть закреплены во внутренних трудовых правилах организации.
Если ваша причина не упомянута ни в законе, ни в локальном акте работодателя, то придется договариваться с руководством на словах, можно ли перенести отпуск. В этом случае сдвигать даты вашего отдыха оно не обязано.
Более того: есть все основания проигнорировать вашу просьбу об этом.
Когда трудовое законодательство не обязывает работодателя по просьбе сотрудника перенести даты отпуска, установленные графиком, самовольный уход в другие даты – это прогул, который дает основание уволить по статье.
Безусловно, на практике одна из самых распространенных причин – перенос отпуска по семейным обстоятельствам. Произойдет этот или нет, зависит от:
- сложившихся взаимоотношений между сотрудником и руководством;
- особенностей производственного процесса.
Вообще, можно привести массу примеров причины переноса отпуска по инициативе работника. От самых бытовых до самых экзотических. Но в заявлении на сдвиг дат отдыха лучше отделаться самой общей формулировкой, а остальное обговорить на словах с руководством.
Таким образом, говоря о том, можно ли перенести отпуск на другой месяц, надо отметить, что это может быть:
- текущий месяц;
- следующий/другой месяц текущего года;
- следующий рабочий год.
Влияние на график
Вопрос, можно ли перенести отпуск по желанию работника, напрямую затрагивает утвержденный в начале декабря минувшего года график основного отдыха сотрудников (форма № Т-7, утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).
В случае переноса отпуска по инициативе работника нанимателю необходимо внести коррективы в указанный локальный акт. Этим также можно объяснить и нежелание руководства идти навстречу сотруднику в данном вопросе.
Учтите, что перенос ежегодного отпуска по инициативе работника зачастую смещает график отдыха и его коллег. Это значит, необходимо получить согласование всех, кого коснулись изменения.
Когда составляют график отпусков на следующий год, необходимо заранее предусмотреть возможность его коррекции и отвести достаточно времени на этот вопрос, чтобы успеть утвердить график в срок.
Законодательство четко не регламентирует, как перенести отпуск в графике отпусков. Поэтому каждый работодатель делает это согласно правилам своего документооборота. Единственное, постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 уточняет: при сдвиге срока отдыха на другой период с согласия сотрудника и начальника его структурного подразделения в график вносят соответствующие коррективы. Для этого необходимо разрешение:
- Сотрудника, утвердившего график.
- Или лица, уполномоченного им на это.
Правовым основанием выступает документ, составленный в произвольной форме. То есть это может быть заявление, служебная записка, а также приказ.
Как видно, в разработанном Госкомстатом образце графика отпусков перенос отпуска отражают в специально предназначенных для этой цели графах – № 8 и 9.
Основания для переноса отпуска
ТК РФ разрешает перенести ежегодный оплачиваемый отпуск в нескольких случаях:
- Сотруднику вовремя не выплатили отпускные. Напомним, что это надо сделать не позже, чем за три календарных дня, причем когда крайний срок выпадает на нерабочий день, выплачивают деньги накануне (ч. 3 ст. 14, ч. 8 ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).
- Работника предупредили о начале отпуска меньше чем за две недели (ч. 2 ст. 124 ТК РФ).
- Сотрудник болел в отпуске (абз. 2 ч. 1 ст. 124 ТК РФ).
- В отпуске сотрудник выполнял государственные обязанности, по которым дается освобождение от работы, например, был присяжным в суде или проходил военные сборы (абз. 3 ч. 1 ст. 124 ТК РФ).
- Уход работника в отпуск в текущем рабочем году негативно скажется на работе компании (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).
- Сотрудник отозван из отпуска (ст. 125 ТК РФ).
- По иным основаниям, например, если работник имеет право на «удобный» отпуск (частая ситуация — когда работница хочет присоединить очередной отпуск к декрету).
Работодатель вправе закрепить в своих локальных актах другие причины переноса ежегодного отпуска (абз. 4 ч. 1 ст. 124 ТК РФ).
Ограничения при переносе отпуска
Число переносов отпуска закон не ограничивает, однако учитывайте, что:
- нельзя переносить отпуск на будущий рабочий год работникам-«вредникам», несовершеннолетним, а также тем, кто не отдыхал в течение двух лет подряд (ч. 4 ст. 124 ТК РФ);
- отпуск, перенесенный по производственной необходимости, сотрудник должен отгулять не позже 12 месяцев по окончании года, за который он предоставлен (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).
Это основные ограничения, но есть и другие — для отдельных ситуаций. Их мы рассмотрим ниже.
Особые обстоятельства
Сотрудник имеет право на перенос отпуска. Однако все равно есть определенные ограничения. Но некоторые категории работников имеют право на перенос отпуска на любое время. В частности, это следующие лица:
- Совместители.
- Супруги представителей органов безопасности и военных.
- Усыновители детей до 3 месяцев.
- Мужчины, которые хотят уйти в отпуск одновременно с декретом жены.
Пожелания сотрудников нужно зафиксировать в графике отпусков.
Особенности издания приказа
Порядок переноса отпуска зафиксирован в статье 124 ТК РФ. При выполнении процедуры нужно учитывать эти нюансы:
- Даты отпуска нужно зафиксировать в графике Т-7.
- Требуется составить распоряжение.
- Управленец должен соблюдать нормы Госкомстата по хранению локальной документации.
Изменения в график вносятся на основании распоряжения руководителя. На его же основании вносятся корректировки в личную карту работника, бухгалтерские документы.
Форма распоряжения не регламентирована законами. И из этого можно сделать вывод о том, что приказ можно составлять в свободном виде. В большинстве организаций утверждается своя форма подобного распоряжения. Но даже если этой формы нет, нужно следовать правилам оформления документов, принятым в компании. В приказе нужно обязательно зафиксировать причину переноса отпуска.
Если таких причин несколько, нужно выделить основную.
ВАЖНО! При любых корректировках, касающихся отпуска, необходимо отражать их в график отпусков.
Роструд напомнил, как перенести отпуск по инициативе сотрудника
Роструд разъяснил, как действовать, если работник просит перенести отпуск на другой период, не запланированный в графике отпусков.
Трудовой кодекс не устанавливает, как оформить перенос отпуска по инициативе сотрудника. Эксперты ведомства считают, что в этом случае работник должен написать заявление на имя работодателя с просьбой перенести даты отпуска и указать желаемый период. На основании этого заявления работодатель издает приказ и вносит изменения в график отпусков и при необходимости в личную карточку работника (Письмо Роструда от 18 мая 2022 г. № ПГ/11111-6-1).
Читайте по теме
О новых правилах оформления больничных, компенсаций и льгот, отчетности в Пенсионный фонд узнаете на нашем обновленном курсе «Новейший курс по кадровому делопроизводству 3.0» .
Продление или перенос?
Статья ТК РФ, перечисляя случаи продления или переноса отпуска, не указывает, когда отпуск нужно продлевать, а когда нужно переносить. Какие-либо нормативные акты с момента принятия действующего ТК РФ не отвечают на такой вопрос. Однако, как известно, многие нормативные акты, изданные в период существования Советского Союза, действуют и сейчас (но со значительными ограничениями).
Так, ст.18 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных Народным Комиссариатом Труда СССР 30 апреля 1930 г. N 169 указывает, что если причины, мешающие работнику уйти в отпуск, наступили до его начала, то новый срок отпуска определяется по соглашению работодателя с работником. Если же эти причины наступили во время пребывания работника в отпуске, то срок возвращения из отпуска автоматически удлиняется на соответствующее количество дней, причем работник обязан немедленно уведомить об этом работодателя.
Действительно, положения Правил отвечают требованиям логики: продлить отпуск, который даже еще не начинался, невозможно, следовательно, такой отпуск можно только перенести. Однако, в случае, если отпуск начался, то возможен как перенос неиспользованных дней на другой срок, так и продление, ведь ст.124 ТК РФ допускает и тот, и другой вариант. Поэтому Правила об очередных и дополнительных отпусках не стоит рассматривать как ограничение для работника и работодателя разрешить вопрос путем переговоров и принятия взаимовыгодных условий.
Документальное оформление
Документальное оформление продления либо переноса отпуска достаточно простое.
Когда инициатива продления отпуска исходит от работника, то он пишет соответствующее заявление либо устно обращается к работодателю. В обязательном же порядке письменное заявление работника на перенос отпуска требуется только тогда, когда отпуск переносится по причине несвоевременной его оплаты или несвоевременного предупреждения о времени начала этого отпуска.
Повторим, если же инициатива исходит от работодателя, то в данном случае от работника нужно только согласие, которое может быть выражено в различной форме: в отдельном письменном документе, отметкой в приказе о переносе отпуска, в устной форме. Но, конечно же, лучше получать согласие работника, которое будет отражено в документах организациях.
Приказ о переносе отпуска составляется работодателем в произвольной форме. В нем необходимо указать:
- Основание переноса;
- Новый срок отпуска;
- Данные работника и должность.
На основании данного приказа вносятся изменения в график отпусков.
Оформление продления отпуска значительно проще, т.к. продление происходит «автоматически», поэтому писать заявление на продление отпуска и издавать соответствующий приказ об этом не обязательно. Работник лишь должен предоставить документ, подтверждающий основание для продления отпуска.
Если необходимость продления отпуска возникла в связи с временной нетрудоспособностью работника, то работник предоставляет листок нетрудоспособности, выдаваемый в общем порядке. При этом ежегодный отпуск продлевается на все дни временной нетрудоспособности. Но согласно части 1 статьи 120 ТК РФ период ежегодного отпуска не продлевается на дни болезни, которые совпали с нерабочими праздничными днями, поскольку праздничные дни не являются отпуском. Кроме того, в соответствии с Письмом Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1, если работник взял больничный во время отпуска с последующим увольнением, то данный отпуск на дни больничного не продлевается, однако пособие выплачивается за все дни нетрудоспособности по общим правилам.
Срок, на который продлевается либо переносится отпуск, определяется работодателем, но с обязательным учетом пожеланий работника.
При продлении отпуска число его дней не меняется, поэтому работодатель не должен пересчитывать выплаченные сотруднику отпускные. В случае переноса отпуска на другой срок работодатель должен повторно рассчитать отпускные за перенесенные дни отпуска. Важно помнить, что по общему правилу удерживать из заработной платы отпускные за неиспользованные дни отпуска запрещено. Работодатель может зачесть выплаченные отпускные в счет выплат, причитающихся сотруднику в следующем месяце.
Перенос отпуска по инициативе работника
Для переноса отпуска по инициативе сотрудника нужно его заявление с новыми датами отпуска, которое является основанием для издания приказа.
Форма заявления о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска произвольная, но в ней должно быть указано: ФИО, должность, структурное подразделение, первоначальный период отпуск, причина переноса, желаемая дата начала нового отпуска и количество его дней. При необходимости нужно приложить к заявлению подтверждающие документы (например, листок нетрудоспособности).
Приказ о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска не обязателен по закону и обычно его оформляют в том случае, если ранее уже издали приказ о предоставлении такого отпуска. Форма приказа произвольная. Работника о времени начала перенесенного отпуска нужно предупредить минимум за две недели.
В графике отпусков указывают реквизиты приказа о переносе отпуска и новую дату его начала. При переносе на следующий год добавляют неотгулянные дни в график на следующий год.
Если график отпусков ведется по унифицированной форме N Т-7, то в графе 8 указытвают реквизиты приказа о переносе, а в графе 9 – дату начала предполагаемого отпуска. Если отпуск будет отгулян в том же календарном году, то дополнительно в графе 7 вносят фактическую дату его начала. Если же переносится на следующий календарный год, его нужно будет запланировать при составлении следующего графика отпусков, указав новую дату в графе 6 «дата запланированная».
В личной карточке в разделе VIII в графах 5 и 6 зачеркивают даты начала и окончания отпуска и вписывают новые, а в графе 7 указывают реквизиты приказа о переносе отпуска.
Перенос отпуска из-за больничного
Работнику, заболевшему или получившему травму во время отдыха, больничный оформляют в общем порядке. Если работодатель узнал о больничном до того, как человек вышел на работу, отпуск продлевают, если позже – переносят неиспользованные дни.
Если работник ушел на больничный до отдыха и к его началу на работу не выйдет, отпуск надо перенести.
Продлить отпуск необходимо на все попавшие на него дни болезни, кроме праздничных. Отпускные пересчитывать не нужно. После получения заявления о переносе отпуска от работника, надо согласовать даты переноса и издать приказ. Отпускные за неиспользованные дни можно зачесть в счет других выплат.
Больничные по уходу за ребенком и по карантину в любом отпуске не оплачивают, пособие полагается со дня, когда человек должен был выйти на работу.
Продлевать отпуск из-за больничного по уходу за ребенком или по карантину не надо.
Как внести изменения в график отпусков
Если работодатель использует график отпусков по унифицированной форме № Т-7, то в графе 8 укажите реквизиты приказа о переносе отпуска или приказа об отмене отпуска, а в графе 9 — дату начала предполагаемого отпуска. Далее могут быть нюансы в зависимости от того, в том же календарном году или следующем работник отгуляет отпуск.
Если отпуск будет отгулян в том же календарном году, на который составлен график, то дополнительно в графе 7 зафиксируйте фактическую дату его начала. Это возможно, если новый рабочий год работника, на который переносится отпуск, начнется в текущем календарном году. Как правило, рабочий год работника не совпадает с календарным годом.
Если отпуск будет отгулян в следующем календарном году, его нужно будет запланировать при составлении графика отпусков на следующий календарный год. Укажите новую дату в графе 6 «Дата запланированная».
Как внести запись в личную карточку по форме № Т-2
Порядок нормативно не установлен. Если на момент переноса отпуска в разделе VIII «Отпуск» личной карточки по форме № Т-2 внесена информация об отпуске, который переносите, то рекомендуем зачеркнуть неверные данные и указать новые, так как в дальнейшем могут возникнуть неточности при подсчете неиспользованных дней отпуска.
Если же сведения об отпуске еще не указали в личной карточке — нет необходимости фиксировать, что отпуск перенесен. Сразу укажите информацию по новому отпуску.
Важно
Работника необходимо предупреждать о времени начала отпуска под подпись минимум за две недели. Исключений из этого правила для случаев, когда ежегодный отпуск перенесен, законом не предусмотрено. Поэтому работодатель обязан предупредить работника о времени начала перенесенного отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).
