Хранение личного дела работника

В этой теме 57 ответов, 24 участника, последнее обновление  Екатерина Андреевна 3 нед., 1 день назад.

  • Автор
    Сообщения
  • #21142 Ответ

    Полина
    Участник

    Вот у нас уже набирается несколько тем по особенностям и всем нюансам личных дел на сотрудников в организации.

    Познакомиться с ними можно здесь:

    Личная карточка работника по форме Т-2

    Что должно находиться в личном деле работника

    Формирование личного дела на работника организации

    Порядок ведения личных дел (чем регламентируется)

    Сколько личных дел на одного работника

    Если внимательно прочитаете, о чём идёт в них речь, то наверняка зададитесь вопросом, а как же хранить личные дела?

    Давайте поговорим об этом.

    Вложения:
    Вы должны войти для просмотра вложений.
    0
    0
  • #21279 Ответ

    Аркадий
    Модератор

    Вообще вопрос это непростой. Сужу по свой работе. У нас в компании никто не горит желанием заниматься этим вопросом. А всё потому, что в прошлом году уволили архивариуса, на которую возлагались эти обязанности. И не только уволили, но и ставку её сократили. Бесплатно же никого не заставишь выполнять дополнительную работу.

    0
    0
  • #21719 Ответ

    Протасов
    Участник

    Да. Дело это хлопотное. Тем более если коллектив большой на работе. И добровольно сотрудника ни за что не заставить взять на себя дополнительную функцию. Для того чтобы работать над личными делами, нужно время. А у всех и своих дел на работу много, чтобы отвлекаться на второстепенное.

    0
    0
  • #21781 Ответ

    Елизаветта
    Участник

    Ничего себе второстепенное. Это есть основа-основ делопроизводства.

    Во-первых, ведение личных дел на сотрудников, серьезное занятие, а не поверхностное и сиюминутное.

    Во-вторых, за ошибки по головке не погладят.

    В-третьих, всякий труд должен оплачиваться. И желательно достойно.

    0
    0
  • #21889 Ответ

    Нина С.
    Участник

    Как бы то ни было, на предприятиях, как правило, личными делами занимается работник отдела кадров. Это его прерогатива. На большинстве предприятий такой есть. Правда, что делать в случае, если это малый бизнес, не знаю. Там, наверное, особые требования к личным делам.

    0
    0
  • #23118 Ответ

    Федор
    Участник

    Ситуация может быть и более запутанной если, к примеру, это крупный завод и в отделе кадров трудится не один сотрудник, а к примеру десяток. Вот как распределить между ними обязанности, и кто конкретно станет вести личные дела на сотрудников. Или там все понемногу это делают, типа взаимовыручки?

    0
    0
  • #23143 Ответ

    Арина
    Участник

    Как понять понемногу? То есть, кто свободен в данный момент, то и берётся за личное дело. Представляете, как потом разбираться, спустя время. К примеру, через год. Крайних точно не найти. Ерунда какая-то получается. И я так подозреваю, такое просто невозможно в жизни на предприятии где есть порядок.

    0
    0
  • #23443 Ответ

    Новижилова
    Участник

    Ну так у кого же должно храниться то личное дело? Как то мы всё с отступлением от темы, а конкретики никакой я так и не увидела. Ответственный, ясно, что должен быть на каждом предприятии. И что его отсутствие не приведёт ни к чему хорошему тоже понятно. А дело то где лежать должно или у кого?

    0
    0
  • #23462 Ответ

    Олег
    Участник

    Вот как раз с делом всё ясно и понятно. Тот, кто его ведёт, тот кто его заполняет, тот кто за него отвечает, тот и должен хранить у себя личное дело работника. Естественно, не у себя дома, а на рабочем месте. В первую очередь это необходимо для того, чтобы удобнее самому работнику с ним было.

    0
    0
  • #23532 Ответ

    Геннадий
    Участник

    Нет, в первую очередь это нужно для того, чтобы порядок был. Чтобы личное дело находилось под присмотром. А не валялось не поймёшь где. Не ковырялся в нём бог знает кто. И лежало под замком, а лучше под двумя замками и в хорошем сейфе. Это документ строгой отчётности, как я понимаю.

    0
    0
  • #23633 Ответ

    АнтонинаА
    Участник

    Именно так. Чтобы ничего не затерялось. Чтобы всегда можно было достать из него нужную информацию. Ну и самое то важное, чтобы спросить было с кого, а не так, когда у семерых нянек дитя без присмотра. Не зря такую поговорку придумали.

    0
    0
  • #23657 Ответ

    Юра
    Участник

    Обычно в нормальных организациях этим делом занимается работник кадровой службы. Как правило, один, а не несколько. Ему как говорится, сам бог велел по своим должностным обязанностям. Опять же и образование у него соответствующее и должностные компетенции говорят об этом же.

    0
    0
  • #24066 Ответ

    Миша
    Участник

    Ответственный (кадровик) помимо того что оформляет изначально личное дело на вновь устраивающегося на работу сотрудника, ещё и формирует дело в единую папку (с завязочками). Ну и в течении трудовой деятельности сотрудника, дополняет личное дело документами, которые будут издаваться на работника (приказы, распоряжения, справки, удостоверения и так далее).

    0
    0
  • #24072 Ответ

    Ева1
    Модератор

    Хочу обратить внимание вот на такой момент безопасности.

    Когда ваш руководитель будет издавать локальный акт по ведению личных дел в организации, обязательно нужно в нём учесть норму безопасности. А именно, указать хотя бы общим списком тех лиц или сотрудников в вашей фирме, которым разрешено иметь доступ к личным делам.

    0
    0
  • #24082 Ответ

    Миша
    Участник

    Тоже об этом хотел сказать. Не нужно писать в локальном акте по ведению личных дел, обтекаемые фразы. Типа, «изымать документы из личного дела работника могут лица, имеющие на это должностные полномочия». Такая формулировка будет в корне неверной и приведёт к хаосу и неразберихе в организации.

    0
    0
  • #24814 Ответ

    Елизаветта
    Участник

    Точно. Должностные полномочия у всех служащих разные. И сомнительно, что в Должностных обязанностях у кого-то конкретно написано, можно он смотреть личные дела всех сотрудников. Ну, а раз нет конкретики, каждый будет присваивать эти права себе. У нас народ хитрый и изворотливый, надо помнить это.

    0
    0
  • #24817 Ответ

    Ева1
    Модератор

    Пусть и не присваивать, но наделять себя правами – это уж точно. Как говорят, каждый чиновник сам себя наделяет правами, и одновременно по своей инициативе сокращает свои обязанности. Из-за этого с хранением личных дел может произойти неразбериха. А потом кто-то крайний окажется, как всегда. Начальников много, а свалят всё на одного ответственного.

    0
    0
  • #24820 Ответ

    Мадонна
    Участник

    Логично. Нужно просто перечислить в местной инструкции по ведению личных дел работников, кто конкретно из сотрудников имеет право знакомиться с этими делами. Приложить список этих сотрудников. Но не поимённый. А по должностям. К примеру, заместитель генерального директора по внутренней безопасности или главный инженер предприятия.

    0
    0
  • #25074 Ответ

    Михаил Абрамов
    Участник

    Личное дело работника – это документ конфиденциальный. И нечего каждому в нём рыться. Мне лично было бы неприятно, если бы коллеги по работе, с которыми так и не завязалась дружба, просматривали тайком или прилюдно, моё личное дело. А потом слухи распространяли или сплетни. Обстановка в коллективе у нас не из приятных.

    0
    0
  • #25078 Ответ

    Лена
    Участник

    Такая же ерунда и у нас. Ещё чего доброго, возьмут и в интернет выложат для всеобщего обозрения. Разбирайся потом, кто это сделал. И не обязательно ксерокопии станут снимать, а просто на телефон сфотографируют. У нас умников хватает. Поэтому к личному делу не должно быть свободного доступа.

    0
    0
  • #25092 Ответ

    Михаил Абрамов
    Участник

    Именно так. Потому и нужно их хранить в недоступном для посторонних месте. Тут уже было предложение о сейфе. Но, если предприятие малое, то однозначно  сейфа достаточно будет. А вот если крупное, то шкафы металлические можно приспособить для этого. Сейчас в продаже много таких. Выбирай, какой нравится по размеру.

    0
    0
  • #25095 Ответ

    Лена
    Участник

    Размер шкафов – это, бесспорно, хорошо. Но и замок не помешает. Когда станете закупать шкафы, то выбирайте не только чтобы со всех сторон они были металлическими, но и замок на дверцах стоял.

    Кстати, прошлую зиму у нас в офисе как-то труба отопления наверху лопнула, всю ночь вода кипятком лилась. А дела, которые внутри лежали, не пострадали.

    0
    0
  • #25097 Ответ

    Михаил Абрамов
    Участник

    Замки в этих шкафах смех сплошной. Для чего их только делают. Они настолько хлипкие, что любому не составит труда открыть дверцы и достать то что ему нужно. Есть замок, либо его нет, ерунда всё это. В общем ненадёжные они. Они у нас больше года не держатся. Всё нараспашку давно и мы смирились.

    0
    0
  • #25102 Ответ

    Лена
    Участник

    Правильно, ненадёжные. Но что вы хотели, это же не сейф. На каждый замок, есть свой класс безопасности. Уверена, ни в одной инструкции не найдёте, какой класс замка должен стоять в шкафах для хранения личных дел работника. Нет такого указания. Даже не ищите. (А найдёте, поделитесь уж с нами, пожалуйста, будем благодарны).

    0
    0
  • #25104 Ответ

    Михаил Абрамов
    Участник

    И не собираемся искать (улыбаюсь). Эту проблему решить можно элементарно. Говорилось же, что закон о хранении личных дел в 2013 году отменили. И нужно разрабатывать местный локальный акт. Вот и пропишите в нём класс замка по уровню безопасности. Ни кто вам не запрещает это сделать на своё усмотрение.

    0
    0
  • #25109 Ответ

    Лена
    Участник

    А я так полагаю, если начальник умный и опытный, он никогда не позволит хранить личные дела работников в местах, где есть общий доступ. Он выделит специальное помещение, на металлическую или сейфовую дверь которого поставит солидные замки (не один, заметьте). А внутри помещения установит запирающиеся шкафы.

    0
    0
  • #25111 Ответ

    Михаил Абрамов
    Участник

    И дверь в это мини-хранилище должна быть неприступная. По крайней мере, металлическая. Сейчас с этим не проблема. Можно под заказ купить. Помню, мы раньше деревянную металлическими листами с двух сторон обивали (тогда тяжело было достать металлическую дверь). Но такое было требование, чтобы дверь металлическая была.

    0
    0
  • #25112 Ответ

    Лена
    Участник

    У меня вопрос, а ключи от этого помещения у кого должны храниться? Это очень серьёзная проблема. Я понимаю, что у ответственного сотрудника. Но, он может заболеть, уйти надолго в отпуск, попасть в автокатастрофу или вообще исчезнуть в неизвестном направлении. И что, ключи с собой заберёт навсегда? А если нужно будет попасть в это помещение, как тогда быть, не дверь же ломать.

    0
    0
  • #25115 Ответ

    Михаил Абрамов
    Участник

    Вопрос солидный. Я бы раздал ключи нескольким сотрудникам. На всякий случай. Тогда и дверь входную в хранилище не придётся болгаркой резать (у нас такое было на работе). И двадцать шкафов отпирать, ломая внутренние замки. Ущерб дорогостоящий получится, на последующее восстановление денег много надо будет.

    0
    0
  • #25116 Ответ

    Лена
    Участник

    Нет, так не пойдёт. Сказали же выше, что отвечать должен только один человек, который ведёт эти личные дела. А если ключи будут даже у двоих (пусть и неофициально), то потом опять концов не найти в поисках пропавшего важного документа из личного дела. С ключами нужно что-то решать, я так думаю. Или в чём-то ошибаюсь?

    0
    0
  • #25119 Ответ

    Михаил Абрамов
    Участник

    Какая то безвыходная ситуация у вас получается. И у одного человека ключи не должны лежать, потому что он «смертный» и подвержен всяческим катаклизмам. И раздавать их нельзя. Неужели не существует другого способа, чтобы решить этот вопрос в каком-то смысле идеально? Сомнительно, чтобы такое могло быть, вернее, не быть такого идеального решения.

    0
    0
  • #25121 Ответ

    Лена
    Участник

    Пусть не умирает ответственный за личные дела  сотрудник, а живёт вечно (смеюсь), а заодно запретить ему ходить в отпуск, болеть, брать отгулы, отпрашиваться с работы и лишить права на обеденный перерыв. Застраховать  его нужно. Пусть весь день сидит и караулит помещение (или вернее, ключи от него). Не ответственный, а робот какой-то получится.

    0
    0
  • #25122 Ответ

    Михаил Абрамов
    Участник

    Милая моя собеседница, как вижу уже юмор пошёл. Но дело-то не смешное обсуждаем, а серьезное. К примеру, есть ответственный за личные дела, согласно приказа. Есть сейф, где они хранятся (или обособленное закрытое помещение). Куда должен девать ключи этот сотрудник, когда будет уходить домой после работы? Или в командировку уезжать, не говоря об отпуске.

    0
    0
  • #25128 Ответ

    Лена
    Участник

    Как куда девать ключи? У нас на кондитерской фабрике, ответственные за личные дела, сдают на вахту ключи. Я там подрабатывала как-то одно время. Вечером сдают, в конце рабочего дня, а следующим утром берут на весь день. На вахте имеется журнал «выдачи ключей». Там всё фиксируется. Всё элементарное и просто, так что могу и улыбаться.

    0
    0
  • #25131 Ответ

    Михаил Абрамов
    Участник

    Не просто!

    У нас была вневедомственная охрана. И таким же образом, как на вашей фабрике, все ответственные сдавали ключи. Но, потом охрану сократили. Посадили на вахту не поймёшь кого. Старушки-одуванчики на вахте ещё куда ни шло. А вот мужики-алкоголики, любили по ночам брать ключи от всех помещений и ходить по ним в поисках спиртного или ценного.

     

    0
    0
  • #25140 Ответ

    Лена
    Участник

    В нашей конторе оставляем ключи любимому шефу (большому начальнику). Заходим к нему в кабинет в конце рабочего дня и кладём в шкафчик. Народа у нас немного трудится в фирме. Начальника это не напрягает. Доступ в его кабинет у нас свободный, а посторонний в него не попадёт. Секретарь не пропустит.

     

     

    0
    0
  • #25143 Ответ

    Михаил Абрамов
    Участник

    В принципе, подобный вариант для малого предприятия считаю идеальным. Не будет же начальник сам у себя документы из личных дел работников воровать. Да и доступ у него по инструкции имеется. Только вот напрягает вы его постоянно, так понимаю, своими приходами-уходами с ключами. От работы отвлекаете. Не всем подобное может понравиться. Выдержка у него значит большая. Не все такие, к сожалению.

    0
    0
  • #25146 Ответ

    Лена
    Участник

    Точно-точно, я свои коллегам так и говорю, что пользуемся его благосклонностью и превратили в вахтёра своего любимого шефа, который сторожит наши ключи. А ведь не входит это в его обязанности собирать ключи, раздавать их потом, отвлекаться от основной работы на такую мелочь. А в это время звонки у него важные и тому подобное. Да и мало ли какие у его могут быть дела, а тут мы со своими ключами прёмся.

    0
    0
  • #25511 Ответ

    Петр Заев
    Участник

    Никто не заметил, а я вот сразу обратил внимание на эту вроде бы неординарную ситуацию, когда ключи относят начальнику.

    Тут ещё один подводный камень кроется, кто всё-таки обратил внимание, то догадался как и я, на этот способ хранения ключей. Начальник негласно (а может и целенаправленно) осуществляет контроль за дисциплиной сотрудников.

    0
    0
  • #25513 Ответ

    Гостья Елена
    Участник

    Ох, верно.

    Захочешь пораньше уйти с работы и не получится. Мимо начальника никак не проскочить, обязательно на глаза ему придётся показываться, сдавая ключи. И не опоздаешь утром. Ключ пойдёшь забирать от своего кабинета к начальнику, он сразу поймёт, во сколько ты пришла на работу.

    0
    0
  • #25515 Ответ

    Петр Заев
    Участник

    А вы не заходите к нему за ключами, если проспите утром. Не вечно же он будет в своём кабинете сидеть, в туалет то ему нужно в течении дня отлучиться, или куда уехать потребуется.

    Только вот вам всё время под закрытой дверью в свой отдел в коридоре стоять придётся. А это тоже не очень приятно.

    Можно, конечно, звонок ему сделать, дескать знакомый кто-то пришёл и на улице ждёт. Только выйдет ли он, сомнительно.

    0
    0
  • #25523 Ответ

    Гостья Елена
    Участник

    Напомнили. У нас был шеф в конторе, так он подобным образом опоздавших вычислял. Приходил на вахту через пятнадцать минут после начала рабочего дня и забирал к себе в кабинет все не разобранные ключи. Сотруднику, опоздавшему на работу, ничего не оставалось делать, как идти к шефу за ключом.

    0
    0
  • #25525 Ответ

    Петр Заев
    Участник

    Действенный метод. Надо у себя на работе применить его. Думаю, быстро отучу опаздывать наших дамочек. А то утром не торопятся совсем на работу, опаздывают постоянно. Даже понятия такого не имеют, что представляет собой производственная дисциплина. Завтра же ключи стану забирать себе.

    0
    0
  • #25527 Ответ

    Зара
    Участник

    Вернусь в русло нашего раздела.

    Если нельзя оставлять ключи на вахте, то можно ли брать их с собой? То есть закрыла надёжно сейф с личными делами, заперла металлические шкафчики, на три замка захлопнула входную дверь и с этой связкой ключей отправилась домой до утра. Или на выходные.

    0
    0
  • #25529 Ответ

    Гостья Елена
    Участник

    Я против такого варианта. У нас было несколько случаев, когда в общественном транспорте воры залазили в дамские сумочки наших сотрудниц. И вместе с деньгами, документами, прихватывали связки ключей от служебных кабинетов. Приходилось, для перестраховки, менять все замки.

    0
    0
  • #25532 Ответ

    Петр Заев
    Участник

    Ни коим образом, нельзя ключи забирать домой. Мало ли что с человеком случится. Позвонит завтра и скажет. Что заболел. А вам срочно понадобилась папка с личным делом в это время. Как это её достать из сейфа. Хорошо если сотрудник, забравший ключи рядом живёт, а если на другом конце города?

    Мы так за одним на такси ездили  за восемьдесят километров (он там на свадьбе гулял).

    0
    0
  • #25533 Ответ

    Гостья Елена
    Участник

    Это неудивительно,

    Хорошо если на краю города. У нас кадровик живёт в деревне, за городом. Ездит на работу километров сорок туда и обратно на электричке. Было подобное, вспоминаю, забывал он ключи на работе оставить. К нему служебную машину посылали за ними. причём не однажды.

    0
    0
  • #25537 Ответ

    Зара
    Участник

    Нет, нет и нет!

    Нельзя по всем законам ключи домой забирать. Хоть и нарушают работники эти правила сплошь и рядом, но добром это не кончается.

    Это же не сложно, запереть сейф с личными делами, а ключ от него положить себе в ящик служебного стола.

    0
    0
  • #25542 Ответ

    Гостья Елена
    Участник

    А мы купили специально такие канцелярские столы всем сотрудникам, ещё когда в прошлом году мебель в своих офисах меняли. Имеется ввиду, такие столы с запирающимися тумбочками и с замками в выдвижных ящиках. Вот в них то и можно класть под замок ключ от сейфа, где личные дела на всех работников хранятся.

    0
    0
  • #25543 Ответ

    Петр Заев
    Участник

    Получается у вас матрёшка какая-то.

    Если понадобится личное дело сотрудника, нужно будет взять ключ от вашего кабинета, там открыть ключом тумбочку у стола, достать ключ от металлической двери в хранилище и, войдя в него, открыть металлический шкафчик с личными делами.

    0
    0
  • #25546 Ответ

    Гостья Елена
    Участник

    Вы забыли о том, что ключ от хранилища, как правило, бывает не в одном экземпляре. Мы вот вторые ключи подписали и отдали директору. Он положил их себе в сейф. И если возникает необходимость посмотреть личное дело сотрудника в отсутствии на работе кадровика, директор может это сделать без проблем.

    0
    0
  • #25548 Ответ

    Зара
    Участник

    Наша заведующая хозяйством придумала ещё лучше, как обеспечить строгий контроль за хранением личными делами и обеспечить строгий доступом. Поделюсь секретом и с вами.

    Она купила навесные замки «с контрольками». А плотник, по её команде, сделал под них крепёжные «ушки».

    0
    0
  • #25551 Ответ

    Гостья Елена
    Участник

    У нас столовой заведующая также закрывает двери на выходные. На листе бумажки ставит свою подпись, обязательно дату и текущее время. Затем эту бумажку вкладывает в контрольный замок и запирает входную дверь. Надо сказать, что на этой двери столовой есть ещё два крепких внутренних замка. И спит себе дома спокойно, что продукты никто не возьмёт.

    0
    0
  • #25555 Ответ

    Зара
    Участник

    Всё правильно. Контрольный замок, он и есть контрольный. У него предназначение другое. Он даёт знать, открывали ли его без разрешения, либо нет. Это легко определить по надорванной бумажке внутри замка. Сразу станет понятно, что в помещение заходили.

     

    А технология закрывания его простая, правда, требует несколько больше времени.

    0
    0
  • #25848 Ответ

    Ольга
    Участник

    Одно не понимаю, что это даст. Ну пришёл работник отдела кадров после выходных дней отдыха. Обнаружил, что в контрольном замке бумажка с его подписью разорвана. Выяснил, что те кому положено не входили в помещение.

    И что ему делать, разве это поможет ему чем-то?

    0
    0
  • #25849 Ответ

    Юрий М.
    Участник

    Поможет, Оля, ещё как поможет.

    Это сразу снимет с него персональную ответственность за хранение личных дел, или убережёт от наказания, если что-то из них исчезло.То есть он себя прикроет в первую очередь. Так сказать убережётся от нехороших последствий.

    Только нужно вовремя среагировать. И всё сделать как положено, всё правильно, ни чего не упустив из вида.

    0
    0
  • #25871 Ответ

    Аполинария
    Участник

    Ответственный за личные дела работник, как я понимаю, после того как обнаружил незаконное (несанкционированное) проникновение, должен немедленно написать докладную записку своему руководству с подробным изложением всех обстоятельств произошедшего.

    То есть вовремя доложить. И спокойно после этого почивать на лаврах. С себя ответственность снял.

    0
    0
  • #25891 Ответ

    Ну, уж почивать. Ни кто ему это не позволит. Нормальный руководитель фирмы издаст приказ в связи с произошедшим несанкционированным вскрытием, о назначении инвентаризационной комиссии. И даст ей задание провести инвентаризацию всех личных дел, хранящихся в помещении, в котором был вскрыт контрольный замок.

    0
    0
Ответ в теме: Хранение личного дела работника

Вы можете использовать BBCodes для форматирования вашего текста.
Ваш аккаунт не может использовать продвинутые BBCodes, они будут удалены перед сохранением.

Ваша информация: