Формирование личного дела на работника организации

В этой теме 33 ответа, 15 участников, последнее обновление  Провинциалка 4 дн., 9 час. назад.

  • Автор
    Сообщения
  • #16218 Ответ

    Люди, подскажите, с чего начинать разработку инструкции «по ведению личных дел сотрудников». Вчера начальник заставил заняться эти неблагодарным делом, и отчего-то из всего коллектива выбрал именно меня для осуществления этой миссии.

    Не любит он меня и назло самые невыполнимые задания даёт.

    Вложения:
    Вы должны войти для просмотра вложений.
    0
    0
  • #16229 Ответ

    Руслан
    Участник

    Напрасно вы прибедняетесь. Если руководитель дал вам это ответственное поручение, значит, ценит ваш опыт и способности. Он же не поручил другим это делать, а целенаправленно дал задание именно вам. Гордитесь, но не возгордитесь, ибо это грех святой. Вы справитесь, не переживайте!

    0
    0
  • #16234 Ответ

    Я так мыслю, что в первую очередь такая инструкция должна как раз и давать ответ на те, насущные вопросы, прозвучавшие в теме Порядок ведения личных дел (чем регламентируется).

    Любопытно было почитать бурные дебаты и высказывания фантастических предложений от неравнодушных комментаторов. Они как раз волновались по поводу толщины личного дела работника и его наполнения. Вот и напишите в инструкции об этом.

    0
    0
  • #16237 Ответ

    Руслан
    Участник

    Не совсем так.

    Не нужно в инструкции регламентировать толщину личного дела. Достаточно перечислить в ней какие документы должны в деле храниться. Ну, типа перечня предоставить. Тогда станет ясно и понятно, а вопрос о толщине личного дела отпадёт сам собой.

    0
    0
  • #16239 Ответ

    Думаю, вторым пунктом в местной инструкции (а почему в местной, потому что она должна быть для каждого предприятия своя) по «ведению личных дел сотрудников» нужно указать, кто же будет в вашей организации станет заниматься личными делами сотрудников. Конкретизировать!

    0
    0
  • #16243 Ответ

    Руслан
    Участник

    Верное замечание. Вот в нашей организации до сих пор идут споры, кто личные дела ведёт от начала и до конца. Представьте, начинает канцелярия, продолжают  кадры, а заканчивает архивариус. Результат плачевный, спросить в итоге не с кого.

    Видели бы вы лица наших начальников, когда не могут найти крайнего в случае обнаружения ошибки.

    0
    0
  • #16248 Ответ

    Ой, как мне знакома описанная вами ситуация. Приказ на работника издаёт канцелярия. А в кадры его не передаёт. В конце концов, через некоторое время приказ оказывается не в личном деле. И крайнего найти невозможно. Каждый показывает свои должностные обязанности, в которых он ни за это  не отвечает.

    0
    0
  • #16255 Ответ

    Руслан
    Участник

    Вот именно.

    Чтобы не происходила потеря документов, ответственность должна быть возложена на кого-то одного в фирме, организации, на предприятии, фабрике, заводе, цехе. А то, что вы описали, это безответственность. Не понимаю, как терпит руководство происходящее и до сих пор никого не наказывает.

    0
    0
  • #16487 Ответ

    Провинциалка
    Участник

    Советую, чётко прописать в инструкции «по ведению личных дел сотрудников» где эти дела должны храниться. И указать это не абстрактно, а как можно конкретнее. Это не составит труда, потому что данная инструкция относится именно к вашей организации. Мы уже обожглись на этом моменте, не придав ему значения.

    0
    0
  • #16498 Ответ

    Николай
    Участник

    Согласен, конкретно пишите название помещения для хранения личных дел. Не нужна расплывчатость. Стоит только дать слабину в этом деле, как недобросовестные работники воспримут её в качестве лазейки. Запомните, для того чтобы приказ исполнялся, нужна чёткость и ясность в нём. Никаких иносказаний присутствовать не должно.

    0
    0
  • #16505 Ответ

    Провинциалка
    Участник

    Для начала нужно выбить у руководства  такое помещение на своём производстве. Чтобы его выделили. Думаю, если начальству рассказать о  штрафных санкциях, проблем с этим не возникнет. Затем, назначить ответственного, за хранение в нём документации. А после, в инструкции указать, что все личные дела сотрудников хранятся там то и там то. Это актуально для крупных предприятий, имеющих много филиалов или цехов, расположенных в отдельных зданиях.

    0
    0
  • #16515 Ответ

    Николай
    Участник

    Мы и таблички специальные заказали на двери. Правда, дорого нам они обошлись, но это того стоит. Написали, для чего предназначено помещение, кто ответственный, часы работы.  И теперь всем ясно и вопросов лишних не возникает ни у кого.

    Только сразу оговорюсь, чтобы и здесь всем стало понятно. Это не обязательно отдельный большой кабинет. Можно даже обустроить специальное небольшое выделенное помещение с дверью на замке в самом кабинете отдела кадров.

    0
    0
  • #16534 Ответ

    Провинциалка
    Участник

    Возвращаясь к локальным актам.

    Мы у себя в конторе сделали гораздо проще. Не стали напрягаться и изобретать инструкцию. А всего навсего издали приказ по внутреннему делопроизводству. В котором и назначали ответственного.

    В нём указали что должно лежать в личном деле каждого работника, какие основные документы. Ну и ответственного назначили.

    0
    0
  • #16541 Ответ

    Николай
    Участник

    Не понимаю, отчего могут возникнуть проблемы с хранением или заполнением папок личных дел работников. Есть же отдел кадров. Сотрудники с утра до ночи занимаются в нём личными делами. Процесс отработан годами и наработан профессионалами. Приказ есть или нет, неважно. Даже не представляю, где бы мог отсутствовать отдел кадров. Так вот, пусть кадровики и занимаются этим вопросом.

    0
    0
  • #16551 Ответ

    Геннадий
    Участник

    У нас на швейной фабрике именно так и происходит. Издан приказ по делопроизводству. В нём написано, что кадровик Ольга Константиновна назначается ответственной за формирование личных дел работников. Хотя, Ольга Константиновна не рада была такой почетной миссии, но куда же ей деваться, не увольняться же из-за этого. Теперь исполняет всё как миленькая.

    0
    0
  • #16572 Ответ

    Елизаветта
    Участник

    У меня вопрос.

    Вот назначили вы свою Ольгу Константиновну заниматься формированием личных дел. Но ведь эти дела подлежат доработке не один год. А весь период работник трудится на вашей фабрике. А если эта Ольга Константиновна на пенсию уйдёт через месяц, то значит и дела перестанут вести? Ведь только она имела право заниматься ими.

    0
    0
  • #16574 Ответ

    Геннадий
    Участник

    Ну, какая вы Елизавета наивная. Личные дела сотрудников действительно постоянно дополняют. И не важно, кто это делает, Петрова или Сидорова. Главное, не забывать менять приказ на этих людей. Я вот думаю, когда один человек увольняется. То на его приемника обязанности автоматически перекладываются.

    0
    0
  • #16582 Ответ

    Елизаветта
    Участник

    Не совсем так. С увольнением сотрудника, на другого нужно переделывать все приказы. А то у нас тоже десять лет этот приказ не меняли, а три кадровика сменились за это время. Пока директору штраф не выписали, тогда только исправили. Отслеживать нужно всё и всегда.

    0
    0
  • #16591 Ответ

    Геннадий
    Участник

    ФОРМИРОВАНИЕ ЛИЧНОГО ДЕЛА

    А как же происходит формирование личного дела? Что это вообще за термин такой. Прочитал несколько статей и подзаконных актов и не понял толком. Народ. Помогите разобраться. Формирование – это наверное оформление. Я правильно понял?

    0
    0
  • #16605 Ответ

    Елизаветта
    Участник

    Да нет, конечно же. Формирование, оно близко к оформлению, но несмотря на то, что слова эти однокоренные, существует между ними различие.

    Формировать, как я понимаю, это складывать нужные бумаги в одну папку, а оформлять – это, допустим, по файлам рассовывать.

    0
    0
  • #17459 Ответ

    Авдеев
    Участник

    Тогда звучать для кадровика ваше пояснение будет следующим образом: в сформированном личном деле работника документы, должны быть оформлены надлежащим образом. Витиевато, конечно, сказано, но ни как масло масляное, а что-то более трезвое и понятное любого начинающему осваивать это нелёгкое дело.

    0
    0
  • #17492 Ответ

    Татьяна
    Участник

    Я своим женским умом полагаю, что оформление документов заключается в том, чтобы они в папке личного дела должны быть аккуратно подшиты и подколоты. В общем берёте степлер и все их прокалываете. Но с умом, чтобы не одной скрепкой, а с разбивкой по нескольким листам, в зависимости от потребности.

    0
    0
  • #17513 Ответ

    Авдеев
    Участник

    Сейчас ещё раз перечитал, что написали тут комментаторы и ужаснулся. Для чего и зачем всё подряд совать в папку личного дела работника. Тем более абсолютно ненужные бумаги. Ещё бы предложили собрания сочинений или мемуары туда засунуть.

    В ней должны быть исключительно чистовики документов.

    0
    0
  • #17529 Ответ

    Татьяна
    Участник

    Хочу обратить внимание на аккуратный почерк при заполнении.

    А то вроде начинают заполнять папку с личным делом красиво. А потом, если что-то меняется в трудовой биографии работника, начинают вносить дополнения уже кое-как. Видела я одну карточку, так она кривым и непонятным почерком исписана, что от удивления остолбенела.

    Так и хочется послать людей на курсы каллиграфии.

    0
    0
  • #17717 Ответ

    Новижилова
    Участник

    Верно, не должно быть исправлений от руки. Сейчас у всех есть компьютер. Можно напечатать, это легко и удобно. И ошибку компьютер красным подчеркнёт, все можно увидеть и во время исправить.

    А если нет компьютера, то написать аккуратно. И запомните, исправления не допускаются. И тем более, ошибки. Если уж ошиблись случайно, пишите, исправленному верить.

    0
    0
  • #17742 Ответ

    Клим
    Участник

    Личные дела сотрудников – это документация строгой отчётности. Поэтому за ними нужно тщательно следить. Естественно, никто посторонний или кому не следует, не должен в них рыться. Под замком держать их нужно. В хорошем металлическом сейфе, если фирма маленькая, или в комнате с железной дверью, если большая организация и работников много.

    0
    0
  • #18077 Ответ

    Злата
    Участник

    А к чему такая строгость, тем более, связанная с замками и сейфами. Ведь в этих личных делах нет ничего такого, что не знают коллеги по работе. Ну, простой пример, начальник издал приказ о повышении работника. Секретарь его напечатала, канцелярия поставила печать, мастер подписал, кадровик в дело положил.

     

    0
    0
  • #18093 Ответ

    Дроздов Гена
    Участник

    Где известно двоим, значит известно и всем. Пусть и надоевшая поговорка и даже банальная в какой-то мере, но действенная и правдивая. Поэтому не вижу смысла скрывать личные дела от коллектива. Зачем прятать то, что и так всем известно? Кому нужно и так всё узнает, а лишняя скрытность только вызовет кривотолки и слухи породит.

    0
    0
  • #18122 Ответ

    Алиса
    Участник

    Не правда, ваша, милейший. И дело даже не в том, что кто-то что-то увидит в личном деле работника. Хотя, и это тоже недопустимо. Представьте, что пропадёт какой-нибудь документ из личного дела. Предоставляете, какими последствиями это чревато? Это же связано с будущей пенсией и тому подобное.

    0
    0
  • #18398 Ответ

    Гуру
    Участник

    Опередили вы меня, милая Алиса.

    Тоже хотел об этом написать. Работала у нас одна противная дамочка. Она постоянно документы и бумаги нужные воровала. Из корыстных целей, чтобы насолить коллегам по работе. Возьмёт и приказ нужный припрячет. Или домой унесёт чистовик распоряжение. Даже и не подозревали её поначалу.

    0
    0
  • #18567 Ответ

    Антон
    Участник

    Надо же какие люди бывают. Я даже не догадывался о подобном. Зачем ей приказы-то. Их же можно перепечатать. Хотя, на некотором приказе стоит, порой, с десяток подписей. Действительно, замучаешься собирать их по новой.

    Ну раз такое возможно, то на самом деле личные дела исключительно под замком держать нужно.

    0
    0
  • #18579 Ответ

    Провинциалка
    Участник

    По инструкции все документы в личном деле нужно подшивать в скоросшиватель. Это наверное самый верный и надёжный способ. Хотя, смотря какой скоросшиватель. Если просто на застёжках, то и рассыпать документы немудрено. Тут задумаешься, как лучше сделать. Впрочем, некоторые поступают таким образом, что есть под рукой, то и используют для хранения личных дел.

     

    0
    0
  • #18592 Ответ

    Антон
    Участник

    А что думать –то. Собрали документы в обычную папку, ту которая с завязочками Узелок затянули и в шкаф металлический положили. В скоросшивателе мне кажется хранить не очень удобно. Особенно, если много сотрудников работает на предприятии. Ну сколько в шкаф скоросшивателей уместится?

    0
    0
  • #18600 Ответ

    Провинциалка
    Участник

    В папку с завязками или в скоросшиватель, не важно куда положить. Главное, чтобы внутри все документы лежали в определённой последовательности и соответствовали требованиям инструкции. Обязательно по порядку, а не ворохом были сложены.

     

    0
    0
Ответ в теме: Формирование личного дела на работника организации

Вы можете использовать BBCodes для форматирования вашего текста.
Ваш аккаунт не может использовать продвинутые BBCodes, они будут удалены перед сохранением.

Ваша информация: