Для чего нужно сшивать документы? (сшивание документов)

В этой теме 26 ответов, 14 участников, последнее обновление  Екатерина Андреевна 3 нед., 1 день назад.

  • Автор
    Сообщения
  • #23132 Ответ

    Федор
    Участник

    Последнее время, порой, разгорается много споров, каким образом нужно грамотно хранить документы на предприятии, чтобы они не растерялись (Хранение личного дела работника). Предлагаю поговорить на эту тему. Думаю, интересно будет не только кадровым работникам, но и сотрудникам из других подразделений (юристам, канцелярии, охране труда и так далее).

    Вложения:
    Вы должны войти для просмотра вложений.
    0
    0
  • #23156 Ответ

    Арина
    Участник

    А что говорить-то об этом. Складываете всё в один скоросшиватель или в папку с завязочками. И сразу всё встанет, вернее, ляжет на свои места. Останется только не запутаться в папках. Главное запастись большим количеством этих папок. У нас на работе, буквально охота идёт за ними (все прячут другу от друга и не делятся).

    0
    0
  • #23454 Ответ

    Новижилова
    Участник

    Про нехватку папок верно подметили. У нас в офисе такая же ерунда. Не закупили вовремя, так теперь все друг у друга воровать их стали потихоньку. Как-то пришли на работу, а папок нет. Документы все из них на стол свалили в одну кучу. Мы потом неделю всё назад формировали.

    0
    0
  • #23461 Ответ

    Олег
    Участник

    Правильно. Так вам и надо. Потому что сшивать надо было документы между собой. Это же не трудно. Хотя, сейчас никого не заставишь это делать. Легче сунуть в скоросшиватель документ, чем сидеть с иголкой и подшивать. Но, результат приведён выше, как говорится, на столе.

    0
    0
  • #23542 Ответ

    Геннадий
    Участник

    Во-первых, скоросшиватели или папки нужно подписывать. Тогда будет проще искать нужные документы. И никто уже не украдёт вашу драгоценную папку, потому что подписанная она ни кому не нужна. Как говорится, себе жизнь облегчите.

    0
    0
  • #23632 Ответ

    АнтонинаА
    Участник

    Мы маркер используем для подписывания папок и скоросшивателей. Сначала карандашом писали, но он стирается. Затем ручкой стали (не очень красиво оказалось). Лучше всего толстый маркер подошёл. Правда, нашли ещё и коллегу с красивым почерком. Так что перенимайте наш опыт.

    0
    0
  • #23654 Ответ

    Юра
    Участник

    Маркер хорошо, но фломастер ещё лучше. Он толстый и яркий. Издалека видно,  что на папке написано.

    Мы изначально печатали на компьютере названия и клеем приклеивали. А сверху ещё и скотчем прихватывали. Но впоследствии перешли тоже на фломастер. Так удобнее, пришли к выводу.

    0
    0
  • #23783 Ответ

    Нина С.
    Участник

    Только один минус вижу в ваших предложениях. Может быть и удобно и смотрибельно, особенно издалека, но эти папки и скоросшиватели уже нельзя будет повторно использовать. Только если удалить надписи. А для этого придётся постараться, отскабливая старые названия. Тогда уж лучше их заклеить.

    0
    0
  • #23789 Ответ

    Миронов
    Участник

    А отчего вы не хотите использовать для хранения личных дел толстые скоросшиватели, с торца  которых ест специальные пластиковые кармашки. Мы печатаем необходимую информацию и вставляем в них. А если документы устарели и выбрасываем их за ненадобностью, то информацию (эти листочки) изымаем и вставляем новые. Легко и удобно.

     

    0
    0
  • #23791 Ответ

    Нина С.
    Участник

    Дорогой вы мой. Так и не поняли в чём суть проблемы. Всё же элементарно просто — безденежье. Не хотят покупать нам ручки, карандаши и прочий расходный материал, а тем более какие-то особые папки для хранения личных дел с особыми пластиковыми вставками снаружи на торце. Вот и рыскаем по отделам в поисках использованной с одной стороны бумаги для принтера или папок для дел.

    0
    0
  • #23792 Ответ

    Миронов
    Участник

    А я честно уж подумал у вас такая же проблема, как у нас с закупками. Закажешь  в отдел по торгам канцтовары, а потом полгода ждёшь, когда поставщик привезёт. Хорошо, если привезёт то что нужно. А если другое что-нибудь поставят, так тебя же и обвинят, дескать неправильно сформулировал техническое задание.

    Так и мучаемся. Вроде и деньги есть, а канцтоваров нет.

    0
    0
  • #23794 Ответ

    Нина С.
    Участник

    Ну, с папками вроде разобрались.

    давайте же поговорим о том, что находится внутри них. Правильно выше сказали, чтобы не мучиться с сортировкой документации нужно её предварительно сшить друг с другом. Тогда, если папка рассыплется, всё окажется на месте. И не придётся думать, что было первым, а что внизу лежало.

    0
    0
  • #23798 Ответ

    Миронов
    Участник

    Согласен, переходим к сшиванию. Можно, конечно по датам всё разложить впоследствии, если случайно или преднамеренно документы вывалятся из папки. Но бывает, что и дата неразборчиво написана на них или вообще отсутствует. Или долго придётся гадать какая же всё таки была первоначальная последовательность.

    0
    0
  • #23799 Ответ

    Юлия
    Участник

    Вот именно. Потому и сшивают документы друг с другом, чтобы целостность их обеспечить. А не тратить время на последующее восстановление. Да и память напрягать не придётся, как всё лежало. А время на работе – это деньги. Любой руководитель вам об этом скажет. А забыли и расслабились, так напомнит.

    0
    0
  • #23801 Ответ

    Миронов
    Участник

    Про сшивание, бесспорно, вы правы. Единственное, что хочу добавить, так это нумерация. Если всё пронумеровать и сшить, или наоборот (не знаю точно последовательность) сшить, а затем пронумеровать, то никогда не возникнет проблем. Даже если шнурок оборвётся, по номерам не составит труда разложить документы по порядку.

    0
    0
  • #23803 Ответ

    Юлия
    Участник

    Вот так и нужно решать проблему хранения документов. А то мы суём по папкам, а потом мучаемся. Каждый роется, ищет что-то нужное ему, естественно, потом в папках такой бедлам, что разобраться очень трудно, что и в какой последовательности лежало. Я постоянно ругаюсь со своими коллегами из-за этого. Только всё повторяется с каждым разом.

    0
    0
  • #23806 Ответ

    Миронов
    Участник

    Не все подряд, конечно же,  документы нужно прошивать нитками или шнурком. А только те, которые соответствуют Правилам установленным на вашем предприятии. Для этого должен быть разработан специальный локальный акт. Или местная Инструкция должна рекомендовать делать подобное. Естественно, с ним должны быть все ознакомлены, с этим Правилом.

    0
    0
  • #23807 Ответ

    Юлия
    Участник

    Точно, всё прошивать не нужно. То есть ко всякому делу нужно подходить с умом. А то прочитаете, что тут у нас на форуме пишут и побежите скорее шить всё подряд у себя на работе. Изучите сначала законодательство, что оно говорит по этому поводу, а потом уж за иголку беритесь и нитки. В общем, лишняя работа тоже не к чему.

    0
    0
  • #23808 Ответ

    Миронов
    Участник

    Знаю, что документы прошивают только в определённых случаях. То есть, когда это для чего-то требуется. Только вот куда и для чего не знаю. То есть в какие организации нужно прошивать документы при сдаче, а в какие необязательно. Обращаюсь к знатокам, подскажите, пожалуйста, начинающему офисному работнику. Хочу стать грамотным человеком в делопроизводстве.

    0
    0
  • #23809 Ответ

    Юлия
    Участник

    Во первых, мы уже говорили об этом на форуме. Тема была посвящена архиву. Вернее, как сдавать личные дела в архив. Называлась она:

    Правила сдачи в архив личных дел работников

    Если настала пора сдать документы в архив, то их готовят специальным образом. Вот вам и ответ.

    0
    0
  • #24062 Ответ

    Миша
    Участник

    У нас бухгалтерия сшивает, таким образом, документацию, когда подготавливает её для предоставления в банк или органы государственного казначейства. Ну, в общем, во все финансовые организации для передачи требуется, чтобы документы были сшиты должным образом.

    0
    0
  • #24076 Ответ

    Ева1
    Модератор

    Обычно когда нужно сдать отчётность во внебюджетные фонды, тоже сшивают, а не отдают навалом. Однажды у нас скандал грандиозный был. Очень торопились, остались работать на всю ночь, так как сроки заканчивались. А в результате спешки сдали не пронумерованные документы, да ещё и одного из них, самого важного не хватило.

    0
    0
  • #24079 Ответ

    Миша
    Участник

    Попробуйте так сдать документацию в налоговые органы. Они даже разговаривать не станут, а развернут вас с порога. Пока не разложишь правильно, не прошьёшь положенным образом, нумерацию не проставишь по порядку на всех листах, тогда только тебя примут в ФНС.

    0
    0
  • #24085 Ответ

    Ева1
    Модератор

    Не вижу проблемы в нумерации документов. А тем более, в прошивке. Бумагу сшить можно нитью, а модно воспользоваться специальной лентой. Есть небольшие станки, которые облегчат этот, для некоторых, тяжёлый ручной труд. Просите у начальства, чтобы вам купили такой.

    0
    0
  • #25892 Ответ

    Я вам перечислю, какие обычно документы подшивают. Так как непосредственно связана с этим по работе.

    Во-первых, это все приказы, начиная с личных и заканчивая общими.

    Во-вторых, штатное расписание.

    В-третьих, все отчёты, какие есть. Ну, к примеру, авансовые.

    В-четвёртых, кассовые книги, ведомости всякие.

    0
    0
  • #25894 Ответ

    Аполинария
    Участник

    Можно ещё добавить в ваш список документацию с оказанием услуг по выполнению работ. Или исполнению контракта. К примеру, строительная фирма делает у вас ремонт. Так вот все акты выполненных работ тоже подшиваются должным образом. Главное, проверяйте, чтобы все представители и ответственные стороны в них расписались.

    0
    0
  • #25899 Ответ

    Мы часто принимаем участие в электронных торгах. В год, подаём более сотни заявок. Так вот когда готовим пакет документов для участия в тендере, тоже его сшиваем. Начальник строго следит за этим. Потому что если что-то будет отсутствовать, нас не пропустят к участию или отклонят заявку впоследствии. Такое, к сожалению, не раз случалось.

    0
    0
Ответ в теме: Для чего нужно сшивать документы? (сшивание документов)

Вы можете использовать BBCodes для форматирования вашего текста.
Ваш аккаунт не может использовать продвинутые BBCodes, они будут удалены перед сохранением.

Ваша информация: