Что это? Электронную трудовую книжку начали оформлять в 2020 году. Она не заменяет, а пока лишь дополняет бумажную, но с некоторыми оговорками. В ней содержатся те же сведения, что и в обычном документе, но в сокращенном виде, и стаж до 2020 года не указывается.
Как перейти? Подать заявление на переход на ЭТК можно в любой момент, а вот перейти обратно на бумажную трудовую уже будет нельзя. Те, кто впервые трудоустраивается, выбора иметь не будут – только книжка в электронном формате.
В статье рассказывается:
- Суть электронной трудовой книжки
- Закон и постановления об ЭТК
- Преимущества и недостатки электронной трудовой книжки
- Переход на электронную трудовую книжку
- Новые правила ведения электронной трудовой книжки
- Действия с ЭТК при увольнении и приеме на работу
Пройди тест и узнай, какая сфера тебе подходит:
айти, дизайн или маркетинг.
Бесплатно от Geekbrains
Суть электронной трудовой книжки
Электронная трудовая книжка работника, сокращенно ЭТК, — документ, который включает в себя основную информацию о сотрудниках компаний. Все эти сведения хранятся в информационных ресурсах Пенсионного Фонда РФ. Электронная трудовая книжка содержит следующие данные:
- Полное имя, дата рождения, номер свидетельства СНИЛС.
- Место, где человек работает.
- Специальность на рабочем месте, уровень квалификации , вид деятельности, которую осуществляет сотрудник.
- Дата, когда сотрудник был принят на работу, перемещения в отделах и должностях, а также причины изменений.
- Если работник, на чье имя заводится электронная трудовая книжка, является совместителем, отображаются данные о совмещении профессии.
- Повышение квалификации и получение новой специальности также находит здесь свое отражение.
- Если сотрудник имеет запрет на ведение определенных видов деятельности, это указывается в ЭТК.
- Опыт работы на Крайнем Севере и в районах, приравненных к нему.
- Указываются места работы до 2020 года, отображаются сведения о работодателях в этот период.
Трудовая книжка в электронном виде имеет ряд отличительных особенностей в сравнении с бумажным вариантом. Сюда не заносится информация о награждениях работника. Кроме того, многие нюансы деятельности в ЭТК не отображаются. В качестве примера можно привести сезонную работу или выездные вахты. Если работнику эти сведения необходимы, например, для перерасчета пенсии или получения звания ветерана труда, придется оказать факт таких работ, предоставив другие документы.
Для того чтобы электронная трудовая книжка была сформирована в ПФР, в государственный орган работодателями передаются отчеты, имеющие форму СЗВ-ТД. Необходимость предоставления данных не носит регулярного характера, сведения предоставляются, если произошли кадровые изменения. Сроки передачи данных следующие:
Электронная трудовая книжка. Что делать работодателям?
- Если сотрудника повысили или понизили в должности, или он был переведен на другую должность, информацию об изменениях необходимо передать не позднее 15 числа следующего месяца.
- Данные о приеме на работу и увольнении передаются не позднее следующего рабочего дня.
Узнай, какие ИТ — профессии
входят в ТОП-30 с доходом
от 210 000 ₽/мес
Павел Симонов
Исполнительный директор Geekbrains
Команда GeekBrains совместно с международными специалистами по развитию карьеры подготовили материалы, которые помогут вам начать путь к профессии мечты.
Подборка содержит только самые востребованные и высокооплачиваемые специальности и направления в IT-сфере. 86% наших учеников с помощью данных материалов определились с карьерной целью на ближайшее будущее!
Скачивайте и используйте уже сегодня:
Павел Симонов
Исполнительный директор Geekbrains
Топ-30 самых востребованных и высокооплачиваемых профессий 2023
Поможет разобраться в актуальной ситуации на рынке труда
Подборка 50+ бесплатных нейросетей для упрощения работы и увеличения заработка
Только проверенные нейросети с доступом из России и свободным использованием
ТОП-100 площадок для поиска работы от GeekBrains
Список проверенных ресурсов реальных вакансий с доходом от 210 000 ₽
Получить подборку бесплатно
Уже скачали 26121
Вышеперечисленные правила вступили в силу 01.01.2020. Отметим, что на каждого работника к этому времени уже была заведена новая электронная трудовая книжка.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна
Трудовая книжка – это документ, в котором фиксируется стаж работы и вся история трудовой деятельности гражданина, начиная от первого трудоустройства до увольнения с места последней работы. Некоторые юристы считают трудовые книжки пережитком прошлого, ссылаясь на то, что от этих документов уже давно отказался почти весь мир, за исключением России и стран СНГ. По их мнению, трудовая книжка – это еще один элемент бюрократии, не имеющий нужных и особо значимых функций. К примеру, рассчитывая размер пенсии, специалисты берут во внимание не трудовую книжку, а период, за который работодатели делали отчисления в Социальный фонд России (СФР).
Однако делать выводы о бесполезности трудовой книжки опрометчиво. Сейчас трудовая книжка – это своего рода гарант безопасности. В спорных моментах, например, в случае отсутствия пенсионных отчислений со стороны неблагонадежного работодателя, именно трудовая книжка будет являться подтверждением факта трудовой деятельности гражданина. Для работодателя трудовая книжка – тоже немаловажный документ при приеме сотрудника на работу: по нему можно удостовериться в опыте соискателя, а не только доверять тому, что указано в резюме.
Переход на электронные трудовые книжки: что такое ЭТК
Новые правила оформления трудовых книжек стали действовать с 01.01.2020. По ним работодатель обязан ввести для всего персонала ЭТК – электронные трудовые книжки. ЭТК – это по сути оцифрованные данные о трудовом стаже, наградах (если они есть) сотрудника, которые работодатель должен оформлять в электронном виде и отправлять на хранение на электронные ресурсы Социального фонда России. В законодательстве термин «электронная трудовая книжка» не определен, но для удобства понимания эту формулировку стали использовать повсеместно.
Переход на ЭТК уже трудоустроенных граждан осуществляется работодателем исключительно по их выбору и желанию. Бывает, что работники не хотят отказываться от трудовой в привычном для них бумажном формате, и они вправе принять это решение. Для них работодатель должен будет вести записи параллельно и в бумажной, и в электронной трудовой.
Как же перейти на электронную трудовую книжку, если сотрудник намерен отказаться от бумажного формата? Осуществить переход на ЭТК работодатель вправе только после получения официального заявления от гражданина. При этом нужно понимать, что возврат к бумажному варианту трудовой будет невозможен. Не позже 3-х дней от даты подачи заявления на открытие ЭТК работодатель обязан выдать работнику бумажный оригинал трудовой книжки. В случае перехода на ЭТК вся информация о трудовом пути гражданина будет собираться в базе данных СФР.
Также важно отметить, что гражданам, которые впервые трудоустраивались с 1 января 2021 года, выбирать формат – электронная трудовая книжка или бумажная – не приходится. Для них априори будет открыта ЭТК, книжки в бумажном исполнении уже не будет.
В какой программе ведется ЭТК
Предположим, что у гражданина есть электронная трудовая книжка – где же работодатель должен ее вести? Для этого существуют как бесплатные программы, так и платные сервисы, позволяющие работать с СФР. Что именно выбрать, каждый работодатель решает сам с учетом своих потребностей и возможностей организации.
Как оформить переход на электронную трудовую в 2021 году
Работник в любой момент сможет написать заявление и перейти с бумажной трудовой на электронную. Тем, кто сделал такой выбор, бумажная книжка должна быть выдана на руки с внесением соответствующей записи. Срок выдачи трудовой в нормативных актах не прописан, но по аналогии с выдачей кадровых документов по заявлениям — допустимо 3 дня. Запись надо заверить подписью сотрудника и лица, ответственного за ведение трудовых книжек, или работодателя.
В книге учёта движения трудовых книжек в графе 13 сделайте запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления (Ф. И. О.) о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ».
С момента выдачи бумажной трудовой работодатель не отвечает за её заполнение и хранение.
Как работнику получить сведения о своем стаже
Работник, выбравший электронную трудовую книжку, сможет получить сведения о своем стаже следующими способами.
В ПФР, МФЦ или на «Госуслугах» по форме СТД-ПФР
СТД-ПФР утверждена приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23Н. В форме отражается информация о всей трудовой деятельности, в том числе, за периоды до 31.12.2019 (наименование работодателя, период работы).
ПФР может выдать сведения о трудовой деятельности как на бумаге, так и в электронном виде — с усиленной квалифицированной электронной подписью. МФЦ будет выдавать СТД-ПФР только на бумаге, «Госуслуги» — только в электронном виде.
У работодателя по последнему месту работы в форме СТД-Р
Форма СТД-Р утверждена приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23Н. Если у сотрудника нет бумажной трудовой, работодатель должен будет выдать ему заверенные сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде.
Сделать это нужно в течение трех рабочих дней после получения заявления от сотрудника или в день прекращения трудового договора. Если в день увольнения сотрудник за сведениями не пришёл, их нужно направить ему в бумажном виде заказным письмом с уведомлением.
Работодатель может сообщить данные только за тот период, когда сотрудник работал у него.
В чем главные преимущества ЭТК перед бумажной трудовой книжкой?
Полученный за два года опыт кадровой работы с ЭТК позволяет судить, что процедура оформления нового сотрудника заметно упрощается . В частности, электронная трудовая более удобна при приеме на работу по совместительству или удаленно.
Также из плюсов:
- отсутствует риск потери или порчи документа — сведения неизменно хранятся в базе ПФР;
- в любой момент сотрудник может получить выписку из ЭТК портале Госуслуг , например, чтобы проверить, как подает сведения в пенсионный фонд его работодатель;
- невозможность подлога данных, в т. ч. о причине и основаниях увольнения с прошлого места работы;
- в ЭТК практически невозможно допустить техническую ошибку — форма СЗВ-ТД одинакова для всех, значит у кадровика меньше шансов проявить самодеятельность, т. е. не работает человеческий фактор;
- удобный контроль трудового стажа как для сотрудника, так и для работодателя.
Как и у любого новшества, у электронной трудовой книжки есть не только преимущества, но и недостатки. Наверняка, поэтому многие граждане так и не решились до сих пор на отказ от бумажной версии документа.
Основные из минусов ЭТК:
«Во-первых, в отличие от бумажного документа, в ЭТК нет сведений о награждениях работника: государственных и ведомственных. Подтверждать получение наград потребуется при оформлении статуса „ветеран труда“ — грамотами, выписками из приказов и другими документами.
Отсутствуют также данные о некоторых особенностях деятельности — например, о вахтах или сезонной работе. Не вносятся сведения об образовании, если обучение проходило до начала официальной работы.
Во-вторых, пусть и небольшой, но есть риск утечки информации мошенникам. Злоумышленники могут взломать даже надежно защищенную базу данных.
В-третьих, если работодатель не передаст СЗВ-ТД в Пенсионный фонд, то период работы не будет учтен в стаж. Во избежание недоразумений, гражданину следует периодически получать выписку из ЭТК на портале Госуслуг, проверять исправность отчетности своей компании и обязательно сохранять подписанные трудовые договоры.
Ну и, наконец, последнее — что не является очевидным минусом, но некоторые неудобства доставляет. Если работник долго „ищет себя“, т. е. часто меняет место работы, лет через 10-15 распечатанная версия ЭТК будет выглядеть как несколько томов данных».
Оксана Бакатова, ведущий менеджер по работе с персоналом Делис Архив.
Работодатель не подал данные в ПФР: какие последствия?
Если работодатель не передаст сведения в Пенсионный фонд при трудоустройстве гражданина с электронной трудовой книжкой, то данный период работы не будет учтен в трудовой стаж.
Кроме того, за непредоставление СЗВ-ТД в срок или сдачу отчета с ошибками предусмотрен административный штраф ( до 500 руб. — ст. 15.33.2 КоАП ). Примечательно, что ответственность несет не организация, а должностное лицо.
Это может быть руководитель ( генеральный директор ) или иной ответственный сотрудник, на которого должностной инструкцией возложены обязанности по составлению и сдаче СЗВ-ТД ( бухгалтер, кадровик ).
Доверьте архивную обработку и хранение кадровых документов сервису Делис Архив. Оцифруем любую документацию и создадим защищенный электронный архив с быстрым доступом и удобным поиском.
Нюансы ведения трудовой книжки в электронном виде
Перевести работника на электронную трудовую книжку можно будет только с его согласия.
К сведению: тем, кто впервые устраивается на работу после 31 декабря 2020 года, бумажный документ заводить не придется.
Текст Трудового кодекса дополнен новой ст. 66.1 «Сведения о трудовой деятельности». Этой статьей установлены обязанности работодателя:
- формировать в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника;
- представлять эту информацию в порядке, установленном законодательством РФ об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах ПФР.
В сведения о трудовой деятельности включаются:
Сведения о работнике
Сведения о месте его работы
Информация о его трудовой функции
Данные о переводе работника на другую постоянную работу
Сведения об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора
Другая информация, предусмотренная ТК РФ и иными федеральными законами
В случаях, установленных Трудовым кодексом, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен нее.
К сведению: сведения о трудовой деятельности могут использоваться также для исчисления трудового стажа работника, внесения записей в его трудовую книжку (если в соответствии с настоящим ТК РФ, иным федеральным законом ведется трудовая книжка работника) и осуществления других целей в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами РФ.
Лицо, имеющее стаж работы по трудовому договору, может получать сведения о трудовой деятельности:
- у работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя) на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя);
- в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
- в ПФР на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;
- с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
Работодатель обязан предоставить работнику (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом ведется трудовая книжка работника) сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя)), поданном в письменной форме или направленном в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя:
- в период работы – не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
- при увольнении – в день прекращения трудового договора.
К сведению: в случае выявления работником неверной или неполной информации в сведениях о трудовой деятельности, представленных работодателем для хранения в информационных ресурсах РФ, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их в порядке, установленном законодательством РФ об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах ПФР.
Следует отметить, что ведение трудовой книжки в электронном формате потребовало внесения изменений в ст. 62 ТК РФ, в которой установлена обязанность работодателя выдавать сотрудникам документы, связанные с работой, и их копии.
Данной статьей предусмотрено, что по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать ему:
- трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения);
- копии документов, связанных с работой (приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, выписки из трудовой книжки);
- справки о заработной плате, начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, периоде работы у данного работодателя и др.
Внесенными поправками в отношении названных требований предусмотрены исключения – это случаи, когда в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами трудовая книжка работника не ведется.
Сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ) у данного работодателя предоставляются работнику в порядке, установленном ст. 66.1 и 84.1 ТК РФ.
Кроме того, были внесены изменения в ст. 65 «Документы, предъявляемые при заключении трудового договора».
С учетом поправок при трудоустройстве граждане должны предъявлять трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые.
Ряд технических правок в связи с введением электронных трудовых книжек также был внесен в ст. 66, 80, 165, 234, 283, 309, 341.2, 392, 394 ТК РФ.
В новой редакции изложены ч. 4 – 6 ст. 84.1 ТК РФ.
Так, в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ) у данного работодателя и произвести с ним расчет в соответствии со ст. 140 ТК РФ.
- по письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника;
- если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом не ведется трудовая книжка работника, по обращению работника (в письменной форме или направленному в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя), не получившего сведений о трудовой деятельности у данного работодателя после увольнения, выдать их не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника способом, указанным в его обращении (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя)).
Введение электронных трудовых книжек предусматривает обязанность для работодателей в течение 2020 года осуществить следующие мероприятия:
- принять или изменить локальные нормативные акты (при необходимости) с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии);
- подготовить и обсудить с уполномоченными в установленном порядке представителями работников изменения (при необходимости) к соглашениям и коллективным договорам в порядке, установленном ТК РФ;
- обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности в порядке, установленном законодательством РФ об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах ПФР;
- уведомить по 30.06.2020 включительно каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления в установленном порядке сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ или предоставлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности согласно ст. 66.1 ТК РФ.
Каждый работник по 31 декабря 2020 года включительно подает работодателю письменное заявление:
- либо о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ. За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем трудовой книжки в силу норм данной статьи, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям;
- либо о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности на основании ст. 66.1 ТК РФ.
Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем для хранения в информационных ресурсах ПФР. Если работник не подал работодателю ни одно из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в соответствии со ст. 66 ТК РФ.
К сведению: работнику, подавшему письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности согласно ст. 66.1 ТК РФ, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в силу ст. 66.1 ТК РФ.
Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности по правилам ст. 66.1 ТК РФ.
К сведению: лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю одно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление.
К лицам, не имевшим возможности до конца 2020 года подать работодателю одно из письменных заявлений, в частности, относятся:
- работники, которые по состоянию на 31.12.2020 не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на периоды временной нетрудоспособности, отпуска, отстранения от работы в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами;
- лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях.
Сведения о трудовой деятельности лиц, впервые поступающих на работу после 31.12.2020, формируются в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, а трудовые книжки на указанных лиц не оформляются.
Форму предоставления работнику работодателем сведений о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя, форму предоставления лицу, имеющему стаж работы по трудовому договору, сведений о трудовой деятельности из информационных ресурсов ПФР и порядок заполнения указанных форм утверждает федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда, по согласованию с ПФР.
К сведению: Минтруд пока не утвердил соответствующую форму, но можно ориентироваться на проект формы СТД-Р.
Форму представления работодателем сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР устанавливает фонд по согласованию с федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда.
К сведению: сведения нужно будет подавать по форме СЗВ-ТД. Проект формы проходит общественное обсуждение.
Взаимодействие работодателей с Пенсионным фондом
С учетом поправок, внесенных в Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее – Федеральный закон № 27-ФЗ), он не только устанавливает правовую основу и принципы организации индивидуального (персонифицированного) учета сведений, но и действует в отношении учета сведений о трудовой деятельности.
Статья 1 Федерального закона № 27-ФЗ, в которой раскрываются основные понятия, дополнена абз. 11. Установлено, что раздел «Сведения о трудовой деятельности» – это раздел индивидуального лицевого счета, в котором содержатся сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже зарегистрированного лица, его приеме на работу, переводе на другую постоянную работу и увольнении. В целях применения Федерального закона № 27-ФЗ в части формирования сведений о трудовой деятельности под трудовой деятельностью понимаются периоды работы по трудовому договору, периоды замещения государственных и муниципальных должностей, должностей государственной гражданской и муниципальной службы, а также в отношении отдельных категорий зарегистрированных лиц иные периоды профессиональной служебной деятельности.
В разделе «Сведения о трудовой деятельности» (п. 2.1 ст. 6 Федерального закона № 27-ФЗ в новой редакции) указываются:
- наименование страхователя, сведения об изменении наименования страхователя, основание для изменения его наименования (реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих изменение наименования страхователя);
- регистрационный номер страхователя
Сведения о выполняемой работе и периодах работы
- сведения о приеме на работу с указанием (при наличии) структурного подразделения страхователя, в которое принят работник;
- трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой сотруднику работы);
- сведения о переводе на другую постоянную работу;
- сведения об увольнении, основаниях и причинах прекращения трудовых отношений;
- реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений
Информация о подаче зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ либо предоставлении страхователем ему сведений о трудовой деятельности согласно ст. 66.1 ТК РФ
В соответствии с новым п. 2.4 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ страхователь должен предоставлять следующие сведения о работающих у него зарегистрированных лицах в случае приема на работу, перевода на другую постоянную работу и увольнения, подачи зарегистрированными лицами заявлений о продолжении ведения страхователем трудовых книжек в соответствии со ст. 66 ТК РФ либо предоставлении страхователем таким лицам сведений о трудовой деятельности согласно ст. 66.1 ТК РФ:
1) страховой номер индивидуального лицевого счета;
2) фамилию, имя, отчество;
3) сведения о трудовой деятельности, предусмотренные п. 2.1 ст. 6 Федерального закона № 27-ФЗ.
Сведения, установленные в п. 2.4 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ, предоставляются:
С 1 января 2020 года
Не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место случаи приема на работу, перевода на другую постоянную работу и увольнения, подачи зарегистрированными лицами заявлений о выборе формата трудовой книжки.
При предоставлении указанных сведений впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно предоставляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя.
При отсутствии у зарегистрированного лица перечисленных случаев сведения о трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя на такое зарегистрированное лицо предоставляются не позднее 15 февраля 2021 года
С 1 января 2021 года
В случае перевода на другую постоянную работу, подачи зарегистрированным лицом заявления о выборе формата трудовой книжки – не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место перевод на другую постоянную работу или подача соответствующего заявления.
В случае приема на работу и увольнения зарегистрированного лица – не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений
Если численность работающих у страхователя зарегистрированных лиц за предшествующий отчетный период – месяц составляет 25 и более человек, сведения надо предоставлять в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». В таком же порядке сведения могут предоставляться страхователем, численность работающих зарегистрированных лиц у которого за предшествующий отчетный период – месяц составляет менее 25 человек.
К сведению: сведения о трудовой деятельности составляются страхователем в форме электронного документа с использованием программно-технических средств, применяемых им для автоматизации своей деятельности, или с использованием электронного сервиса, предоставленного на безвозмездной основе ПФР.
В связи с тем, что появился новый формат трудовой книжки, у органов ПФР возникли новые права и обязанности. В частности, согласно новому абзацу ч. 2 ст. 16 Федерального закона № 27-ФЗ ПФР обязан направлять федеральному органу исполнительной власти, уполномоченному на проведение федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства, информацию о непредставлении страхователем в установленный срок либо представлении им неполных и (или) недостоверных сведений в течение пяти рабочих дней со дня выявления такого нарушения.
К сведению: за непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений страхователь или его должностное лицо привлекается к административной ответственности за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.
С учетом поправок в ст. 5.27 КоАП РФ (новая ч. 1.1) неоднократное нарушение работодателем сроков представления сведений о трудовой деятельности в информационную систему органа, осуществляющего индивидуальный (персонифицированный) учет в системе обязательного пенсионного страхования, либо неоднократное представление неполных и (или) недостоверных сведений влечет предупреждение должностных лиц.
Согласно примечанию к данной части под неоднократным нарушением работодателем сроков представления сведений понимается совершение им указанных действий два раза и более в течение года.
Как подавать отчёт в ПФР?
Если количество работников юрлица превышает 25 человек, отчёты направляются только в электронном виде, в обязательном порядке заверенные ЭЦП. Организациям и ИП с численностью сотрудников до 25 человек СЗВ-ТД можно подавать как в электронном, так и в бумажном виде. Бумажный документ заверяется подписью руководителя юрлица или его доверенного лица, а в случае с ИП — личной подписью.
Отчитаться перед ПФР работодатель обязан на следующий день после издания приказа о приёме на работу или увольнении. Также необходимо отчитываться ежемесячно до 15 числа о наличии или отсутствии изменений. За нарушение сроков предусмотрены штрафы по ч.2 ст. 15.33.2 КоАП РФ.
Прием нового сотрудника
При оформлении сотрудника необходимо проверить, подавал ли он заявление об отказе от бумажной ТК по предыдущему месту работы. Далее порядок действий такой:
- Если подавал заявление, то нужно найти соответствующую запись в бумажной ТК и начать формировать электронные данные на основе СТД-Р или СТД-ПФР.
- Если работник сохранил бумажную ТК, нужно сделать запись о приёме на работу в ней, вести её и хранить в обычном порядке, а также одновременно формировать электронные данные.
- Если у нового работника нет трудового стажа, работодатель заводит только электронную ТК.
Что делать с бумажной трудовой
Сотрудникам, которые перешли на электронный формат, нужно отдать их бумажные трудовые. С этого момента работодатель освобождается от ответственности за хранение и ведение книжек (ч. 3 ст. 2 Закона 439-ФЗ). Запись о подаче заявления о переходе на ЭТК отражается в трудовой.
Отказаться от бумажной трудовой работник может в любой момент, у текущего работодателя или на другом месте работы. А вот сведения о трудовой деятельности работника работодателю придется подавать в любом случае.
Закон об электронной трудовой книжке
Основной закон об электронной трудовой книжке — № 439-ФЗ от 16.12.2019. Этот нормативный акт вступил в действие с 1 января 2020 года. Кроме того, переход на ЭТК предусмотрен следующими документами:
- Законом 436-ФЗ от 16.12.2019 — изменения вносятся в Закон № 27-ФЗ от 01.04.1996 года;
- Законом 136-ФЗ от 24.04.2020 — изменения вносятся в статьи 2, 11 Закона № 27-ФЗ от 01.04.96 года;
- Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п — утвержден бланк формы СЗВ-ТД;
- Приказом Минтруда № 23н от 20.01.2020 — утверждены бланки форм СТД-Р и СТД-ПФР;
- Приказом Минтруда № 320н от 19.05.2021 — утверждены формы порядка, ведения и хранения трудовых книжек.
Завести электронные трудовые
Работник трудоустраивается впервые
Если сотрудник впервые поступает на работу в 2021 году, оформлять ему бумажную трудовую книжку не требуется (п.8 ст.2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ).
В такой ситуации процесс оформления приёма на работу будет выглядеть следующим образом:
— С работником заключается трудовой договор.
— На основании трудового договора издаётся приказ о приёме на работу. С приказом работника нужно ознакомить под подпись.
— Не позднее следующего рабочего дня с даты издания приказа, надо представить в Пенсионный фонд РФ форму СЗВ-ТД с кодом ПРИЁМ.
— На работника по общим правилам оформляется личная карточка.
Бумажная трудовая книжка из процесса документального оформления приёма на работу исключена. На лиц, которые впервые трудоустраиваются с 1 января 2021 года, информация о трудовой деятельности ведётся только в электронном виде. Таким образом, у работника нет возможности выбора бумажной или электронной трудовой книжки.
Данные о трудовой деятельности работника формируются на лицевом счетё в Пенсионном фонде. ПФР для отражения информации на лицевом счетё получает от работодателей сведения по форме СЗВ-ТД, то есть сведения о трудовой деятельности работника поступают напрямую в ПФР.
Отметим, что в трудовой договор запись о том, что бумажная трудовая книжка работнику не оформляется, делать не надо. Это не условие, которое согласовывают стороны договора, а требование закона.
Что касается страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования (СНИЛС). Еще с 2019 года такие свидетельства ПФР не оформляет. Сейчас при приёме на работу соискатель должен предъявить документ, подтверждающий факт регистрации в системе персонифицированного учёта (ч. 1 ст. 65 ТК РФ). И если у работника имеется свидетельство СНИЛС, он предъявляет этот документ.
Если сотрудник начал трудовую деятельность уже после того, как ПФР перестал оформлять такие свидетельства, потребуется документ по форме АДИ-РЕГ (форма утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 13.06.2019 № 335п).
Если же сотрудник трудоустраивается впервые, и он не состоит на персонифицированном учете в ПФР, работодатель должен будет также зарегистрировать работника в системе индивидуального учёта.
Работник по прежнему месту работы отказался от бумажной трудовой книжки
Подавляющее большинство работников, у которых был выбор, приняли решение о сохранении бумажного формата трудовой книжки. Но все же часть сотрудников перешли на электронное ведение сведений о трудовой деятельности. В этом случае прежний работодатель внес в трудовую книжку так называемую закрывающую запись и выдал её на руки работнику.
Поэтому, если новый работник принёс вам свою трудовую книжку, в которую прежний работодатель внёс закрывающую запись, заполнять эту трудовую книжку вы уже не можете. Работник перешёл на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности и его бумажная трудовая книжка больше не ведётся.
В силу ч. 1 ст. 65 ТК РФ при трудоустройстве соискатель предъявляет трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые.
Соответственно, если соискатель на прежнем месте работы не отказался от бумажной трудовой книжки, при новом трудоустройстве он предъявляет работодателю именно этот документ. Здесь ничего не изменилось.
Если работник перешёл на электронный формат, для нового работодателя всё равно потребуется подтверждение трудового стажа. Здесь возможны следующие варианты.
Соискатель при трудоустройстве для подтверждения стажа должен предъявить вам форму СТД-Р (её выдаёт прежний работодатель) или форму СТД-ПФР (получить её можно в Пенсионном фонде или через портал Госуслуги). Помимо этого, для ознакомления новому работодателю предъявляется бумажная трудовая книжка с закрывающей записью.
Отметим, что бумажная трудовая книжка в данной ситуации требуется исключительно для ознакомления. Из неё можно получить необходимые сведения о продолжительности профессиональной деятельности соискателя, а также о его страховом стаже.
Никакие записи в бумажную трудовую книжку новый работодатель не делает.
В данной ситуации проблема заключается в том, что форма СТД-Р содержит в себе только информацию о последнем месте работы. И до недавнего времени по аналогичному образцу составлялась и форма СТД-ПФР. При этом трудовую книжку нового работника организация оставить у себя не может, но в то же время продолжительность страхового стажа для расчёта размера пособия по временной нетрудоспособности необходимо подтвердить документально. И организации не остается ничего другого, как снять копию с трудовой книжки сотрудника.
Но Минтруд предпринял действия для решения этой проблемы. Так, приказом Минтруда России от 17.09.2020 N 618н в форму СТД-ПФР внесены дополнения. И с 14 декабря 2020 года в форму СТД-ПФР Пенсионный фонд включает весь трудовой стаж, который отражён на лицевом счете работника в ПФР.
Иными словами, форма СТД-ПФР может содержать сведения о полной продолжительности трудового стажа работника. Но и здесь есть проблема. Заключается она в том, что в Пенсионном фонде могут не содержаться данные о стаже работника до 2020 года.
Надо отметить, что информацию о прежнем стаже сотрудников ПФР получает от работодателей. Для этого он направляет в организации уведомления о необходимости заполнить форму СЗВ-К на работников. Получив такое уведомление, работодатель переносит данные о страже работника из трудовой книжки в форму СЗВ-К и направляет в ПФР. Таким образом, Пенсионный фонд аккумулирует на лицевом счёте гражданина информацию обо свей его трудовой деятельности.
Но эти данные собраны не на всех граждан. Поэтому не исключена ситуация, что на лицевом счёте человека не будет полной информации о его трудовом стаже. И в этом случае в форме СТД-ПФР будет отражена только информация о стаже с последнего места работы.
Таким образом, если соискатель, отказавшийся от бумажной трудовой книжки, при трудоустройстве предъявит вам форму СТД-ПФР, в которой будет отражён его полный трудовой стаж, этого документа будет вполне достаточно. Запрашивать бумажную трудовую книжку уже не потребуется.
Если же новичок предъявит форму СТД-Р с последнего места работы или форму СТД-ПФР, в которой будет отражена не полная информация о трудовой деятельности, для подтверждения стажа потребуется запросить у соискателя для ознакомления бумажную трудовую книжку.
