Электронные трудовые книжки — это сведения о трудовой деятельности работника, которые хранит Пенсионный фонд в электронном виде. Фонду эти сведения сообщают работодатели в виде отчетов о трудовой деятельности сотрудников по форме СЗВ-ТД (ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ). Работники видят электронную трудовую в формах СТД-ПФР или СТД-Р.
В первой форме будет информация обо всех работодателях с 01.01.2020, во второй только об одном.
Но нельзя сказать, что электронная трудовая книжка — это то же самое, что бумажная. В электронной нет сведений о награждениях. А бумажную книжку с 1 сентября 2021 года разрешили печатать на компьютере (Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н).
В статье узнаете
- Что такое электронная трудовая книжка
- Преимущества и недостатки электронной трудовой книжки
- Бумажная и электронная. В чем разница
- Новые правила ведения трудовых книжек
- Как вести электронную трудовую книжку работодателю
- Что делать с бумажной трудовой
- Закон об электронной трудовой книжке
Your browser does not support the video tag.
Электронная трудовая книжка — это цифровой набор сведений о трудовой деятельности работника с 2020 года. Информация хранится в зашифрованном виде на электронных ресурсах ПФР. К 2021 году все сотрудники должны были определиться с форматом, в котором будет вестись трудовая: в электронном или бумажном. Решение подкреплялось письменным заявлением работника.
Если сотрудник выбирает электронный вариант, бумажную трудовую выдают ему на руки и работодатель начинает сдавать сведения о трудовой деятельности работника в Пенсионный фонд. Если сотрудник не подал заявления, работодатель продолжает вести его трудовую на бумаге и все равно сдает сведения в Пенсионный фонд. Изменить своe решение можно в любой момент — у этого или следующего работодателя.
Тем, кто впервые начинает работать с 1 января 2021 года, оформляется только электронная трудовая книжка.
Сотрудник выбрал электронную трудовую: когда отдать бумажную?
Минтруд ответил на этот вопрос в письме от 19.05.2021 № 320н. Ведомство установило срок не позднее трех рабочих дней со дня получения заявления от сотрудника о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК). При этом если сам сотрудник подал заявление о выборе ЭТК менее чем за три рабочих дня до своего увольнения, то бумажная ТК должна быть выдана ему не позднее дня увольнения.
Из-за проводимой в России реформы по переходу на электронные трудовые книжки, сотрудники компаний получили возможность выбрать дальнейший вариант ведения ТК: остаться с бумажным экземпляром или полностью перевести сведения о своей трудовой деятельности в электронный вид.
Что делать кадровику, если работник выбрал электронную трудовую книжку?
Если сотрудник выбрал электронный формат ТК, с работодателя снимается ответственность за ведение и хранение бумажного варианта – он выдает его сотруднику на руки, и в дальнейшем все сведения о трудовой деятельности по сотруднику ведутся в электронном виде.
При выдаче бумажной ТК следует заполнить информацию:
— в графе 1 «№ записи» указать порядковый номер записи;
— в графе 2 «Дата» указать дату выдачи бумажной ТК;
— в графе 3 «Сведения о приеме на работу…» указать следующее: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;
— в графе 4 «Наименование, дата и номер документа. » указать заявление сотрудника, а также дату и номер его регистрации.
Для заверения информации ставится подпись работодателя (лица, ответственного за ведение ТК) и печать работодателя (отдела кадров).
Что касается тех сотрудников, которые отказались от ЭТК и предпочли остаться с бумажной ТК, работодатели продолжат вести и хранить их бумажные ТК – кроме тех случаев, когда сотрудник впервые трудоустроился после 31 декабря 2020 года (тогда для него создается и ведется только ЭТК). При этом одновременно с ведением бумажной ТК, работодатели будут передавать сведения по таким сотрудникам и в электронном виде тоже. Поэтому этим же приказом № 320н Минтруд утвердил новую форму бумажной трудовой книжки, а также порядок ее ведения и хранения. Изменения вступят в силу уже 1 сентября текущего года.
Ещё больше полезных и нужных материалов про трудовые книжки читайте здесь.
Какие данные включают в ЭТК
На основании принятого в 2020 году ФЗ об электронных трудовых книжках, который и внес поправки в Трудовой кодекс РФ и Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», сначала сведения вносили за период с 01.01.2020. Уже с декабря 2020 г. Пенсионный фонд России начал собирать информацию о работе россиян за период до 31.12.2019 включительно. Сейчас в ЭТК доступны сведения о стаже, начиная с 2002 года, но при условии, что они имеются в распоряжении ПФР.
Если гражданин обнаружил, что в его ЭТК устаревшие, неполные, некорректные сведения, он вправе обратиться в ПФР с заявлением о переносе недостающих данных о работе из бумажной книжки на индивидуальный лицевой счет. Чиновники внесут всю информацию за период до 2020 года, а если возникнут сомнения — проконсультируются с прежними работодателями гражданина. Если в отчете СТД-Р, поданном ранее работодателем, отражен весь трудовой стаж, запрашивать бумажную ТК в ПФР не будут. И это последние новости о переходе на электронные трудовые книжки, который в 2023 году проходит в индивидуальном порядке.
Отличается ли чем-то ЭТК от бумажной версии
Состав информации в обоих документах идентичен. Но увидеть, как выглядит электронная трудовая книжка в 2023 году, нельзя — у нее нет физического носителя. Гражданин может посмотреть внесенные в базу данные в личном кабинете ПФР. Либо есть возможность получить их в виде выписки:
- от работодателя по форме СТД-Р;
- от Пенсионного фонда по форме СТД-ПФР.
За что могут оштрафовать работодателя
Инспекторы штрафуют даже за минимальные ошибки и неточности при ведении БТК. Чтобы избежать возможных проблем, учитывайте следующие моменты:
- Не нужно отражать в БТК данные по ГПД. В силу ч. 8 ст. 11 ТК деятельность по соглашениям подряда не регламентируется
- Не нужно указывать информацию о дисциплинарных проступках. Зато можно указать данные о наградах. Исключение составляет увольнение на основании п. 5, 6 ч. 1 ст. 81 ТК: такие сведения прописывают
- Информацию о любых взысканиях можно указать в личной карточке кадра (раздел 10)
- Не нужно указывать подробные причины исключения из штата в графе 4 (невыполнение трудовой функции, нарушение трудовой дисциплины и т. п.). Достаточно оставить ссылку на приказ или распоряжение о расторжении ТД
- В случае смены фирменного наименования организации, необходимо указать это в трудовой в графе 3 «Сведений о работе». В графе 4, в свою очередь, указываются данные соответствующего приказа
Запомните: если меняется название работодателя, то порядковый номер такой записи присваивать не нужно, так как изменения никак не связаны с условиями труда сотрудника.
Не забывайте уведомлять работников об их праве перехода с БТК на ЭТК, ведь по задумке законодателя в скором времени планируется полный отказ от бумажных аналогов.
Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже в будущем будут фиксироваться на ИЛС физических лиц. Но бумажная трудовая может пригодиться работникам для подтверждения своего стажа и для предоставления исчерпывающих сведений о своей деятельности. Поэтому не стоит избавляться от этого документа.
Форма СЗВ-ТД: как заполнять
Чтобы ПФР регулярно получал новые сведения о трудовой деятельности работников, сдается отчётность по форме СЗВ-ТД. Форма и порядок заполнения утверждены Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730П (ред. от 27.10.2020).
Заполнять форму нужно на всех официально трудоустроенных или уволенных работников (в том числе совместителей), а также фиксировать там другие кадровые изменения и отражать информацию о поданном заявлении и выбранном формате трудовой.
Требования к заполнению формы
Бланки заполняются чернилами, шариковой ручкой печатными буквами или при помощи средств вычислительной техники без помарок и исправлений. При этом можно использовать любые цвета, кроме красного и зелёного.
Документ по форме СЗВ-ТД заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии). Работодатель, который не является юрлицом, заверяет документы личной подписью.
Сведения о работнике, о страхователе, а также сведения о трудовой деятельности работника заполнять обязательно. Если в течение месяца по работнику не было никаких кадровых событий, «Нулевая» форма не представляется.
В графе 1 таблицы формы СЗВ-ТД нумерация сквозная. Номера мероприятий должны указываться в порядке возрастания и не повторяться.
Значения в графах «Дата (число, месяц, год) приёма, перевода, приостановления, увольнения» и «Дата» в подразделе «Основание» указываются в формате ДД.ММ.ГГГГ. При ежемесячном представлении формы СЗВ-ТД они должны находиться в пределах отчётного периода.
Реквизиты работодателя
«Регистрационный номер в ПФР». Укажите номер, присвоенный страхователю при регистрации. Он должен состоять из 12 цифр по следующему формату: XXX-XXX-XXXXXX.
«Наименование организации / индивидуального предпринимателя». Укажите то же название компании, что и в учредительных документах, название ОП или филиала иностранной компании, которая работает в России. Если такие сведения представляют ИП, адвокат или нотариус, то они должны полностью указать фамилию, имя и отчество (при наличии) — как в паспорте.
«ИНН». Указывается ИНН работодателя — организации (10 символов) или физлица (12 символов).
«КПП». Должно состоять из 9 цифр или отсутствовать для ИП.
Аналогичные сведения указываются в разделе «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь». Только тут должны быть данные бывшего работодателя, которого сняли с учета.
Сведения о работнике
Фамилию, имя и отчество (при наличии) работника нужно заполнить русскими буквами в именительном падеже, без сокращений и инициалов. Кроме того, обязательно введите дату рождения и номер СНИЛС. Сведения о сотрудниках должны совпадать с теми, что указаны в страховом свидетельстве или в форме АДИ-РЕГ.
Сведения о поданном заявлении
Здесь нужно указать, какой способ ведения трудовой книжки выбрал работник — бумажный или электронный, а также дату подачи заявления.
Обратите внимание: заявление, в котором сотрудник выбирает предпочтительную форму трудовой книжки, — это уже основание для подачи СЗВ-ТД.
Если нужно скорректировать дату заявления, поданного зарегистрированным, представляется форма СЗВ-ТД, в которой в соответствующей строке указана новая дата подачи заявления.
Если нужно отменить ранее поданные сведения о заявлениях, впишите ранее указанную дату подачи заявления и в поле «Признак отмены» проставьте знак «X».
Сведения о трудовой деятельности работника
В графе «Дата (число, месяц, год) приёма, перевода, приостановления, увольнения» нужно указать дату кадрового мероприятия в формате ДД.ММ.ГГГГ. В следующей графе следует указать вид кадрового мероприятия:
| 1 | ПРИЕМ | Приём на работу (службу) |
| 2 | ПЕРЕВОД | Перевод на другую работу |
| 3 | ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ | Изменение наименования страхователя |
| 4 | УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ) | Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и т.п.) |
| 5 | УВОЛЬНЕНИЕ | Увольнение с работы |
| 6 | ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДОЛЖНОСТИ) | Лишение права по приговору суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью |
Если сотрудник работает в районах Крайнего Севера, поставьте в графе 4 код «РКС». Если же он трудится в приравненных к районам Крайнего Севера местностях, то укажите код «МКС».
Подраздел «Наименование»
Графа «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение». Заполняйте по штатному расписанию. Для некоторых должностей предусмотрены льготы или ограничения, поэтому их надо называть так, как требуют квалификационные справочники. Структурное подразделение указывается в случае, если информация о нем отражена в трудовом договоре.
В этой же графе указывается информация о совместительстве, если работник является совместителем. Также в этой графе можно разместить другие сведения (комментарий) о мероприятии.
Графа «Код выполняемой функции». С 1 июля 2021 года указывается код из пяти цифр в формате «ХХХХ.Х, где:
- первые четыре знака — код группы занятий из Общероссийского классификатора занятий.
- последняя цифра — контрольное число, которое указывается в классификаторе рядом с кодом группы занятий.
Эта графа обязательна для заполнения. Подробнее о том, что в ней писать, читайте в статье «Какой код выполняемой функции указать в СЗВ-ТД».
Графа «Причина увольнения». Укажите причину прекращения трудового договора по ТК РФ или иному федеральному закону. А также наименование документа, в соответствии с которым проведено расторжение трудового договора и пункт, часть статьи, статью нормативного документа. Пишите без сокращений, как в трудовой книжке.
Подраздел «Основание»
Графа «Наименование документа». Укажите вид документа (приказ, распоряжение, иное решение работодателя), а в графах «Дата» и «Номер документа» — дату и номер приказа или распоряжения, по которому сотрудник принят на работу (переведён, уволен и т.д.).< /p>
Графа «Дата». Дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ.
Графа «Номер документа». Укажите номер документа — без знака «№».
Если нужно отменить запись о трудовой деятельности по зарегистрированному лицу, страхователь представляет форму СЗВ-ТД, заполненную в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить, при этом в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» проставляется знак «X».
Как сдавать СЗВ-ТД в 2021 году
На бумаге отчёт СЗВ-ТД могут сдавать только те компании, у которых 25 и менее застрахованных сотрудников. Все остальные должны представлять эти сведения в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью.
Важная новость
Правительство внесло в Госдуму проект с поправками к закону о персонифицированном учёте (Проект Федерального закона № 1115653-7).
Сведения по форме СЗВ-ТД надо будет представлять только в электронном виде, уже если у страхователя работает больше 10 человек. Планируют также закрепить, что форму имеет право подать не только лично страхователь, но и его представитель по электронной доверенности, подписанной УКЭП. Форму доверенности позже утвердит ПФР.
Подавать сведения нужно не на всех сотрудников, а только на тех, кто уволился, трудоустроился, перевёлся на другую постоянную работу или подал заявление о выборе бумажной или электронной трудовой (полный список кадровых событий см. в таблице выше). Нулевые отчёты сдавать не нужно.
Сроки сдачи зависят от причины представления отчёта:
- Приём на работу и увольнение — форма представляется не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление (прекращение) трудовых отношений;
- Перевод на другую постоянную работу, подача заявления о выборе способа ведения трудовой книжки (если в 2020 году не подал по уважительной причине) либо о представлении сведений о трудовой деятельности — не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место кадровые мероприятия.
Работник выбрал «электронную трудовую»: когда должен получить на руки бумажную
Минтруд напомнил о том, какие документы сопровождают выбор, и какова последовательность действий.
Минтруд рассказал о нескольких нюансах перехода на «электронную трудовую книжку». Каждый работник по 31 декабря 2020 года включительно подает работодателю письменное заявление о своем выборе (электронная или бумажная трудовая). Информация об этом передается ПФ. Если работник не подал заявление, работодатель продолжает вести его трудовую книжку.
До конца октября работодатели должны были уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях и необходимости сделать выбор. Заявление о выборе подается работником после выдачи работодателем уведомления.
За теми, кто выбрал ведение трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям. Вместе с тем, позднее работник, выбравший «бумагу», впоследствии сможет перейти на электронную, подав новое заявление.
Те, кто до 31 декабря болел или был в отпуске, смогут сделать выбор позже. У кого не было работы – смогут выбрать вариант ведения трудовой книжки при новом трудоустройстве.
Если работник выбрал электронную трудовую, то работодатель выдает «обычную» трудовую книжку в день подачи заявления работником. В нее вносится запись о сделанном выборе (от 12 августа 2020 г. № 14-2/ООГ-12933).
Прием нового сотрудника
При оформлении сотрудника необходимо проверить, подавал ли он заявление об отказе от бумажной ТК по предыдущему месту работы. Далее порядок действий такой:
- Если подавал заявление, то нужно найти соответствующую запись в бумажной ТК и начать формировать электронные данные на основе СТД-Р или СТД-ПФР.
- Если работник сохранил бумажную ТК, нужно сделать запись о приёме на работу в ней, вести её и хранить в обычном порядке, а также одновременно формировать электронные данные.
- Если у нового работника нет трудового стажа, работодатель заводит только электронную ТК.
Увольнение работника
Работодатель обязан в день увольнения выдать СТД-Р работнику, который перешёл на электронную ТК. Также он может, но не обязан предоставлять СТД-Р работникам, которые сохранили бумажную ТК.
По сути, электронная трудовая книжка очень удобна для работодателя. Сложности могут возникнуть из-за сроков подачи отчётности. Например, когда за один день нужно сделать перевод целого подразделения, успеть подать отчёт за всех крайне тяжело. Значительно упрощает процесс сервис «СФЕРА Отчётность».
Вы можете быстро отправлять отчёты по форме СЗВ-ТД в ПФР в электронном формате, подписанные ЭЦП. Сервис всегда доступен онлайн.
