Если остался отпуск за прошлый год у работника неиспользованный

Содержание

Любой работодатель обязан каждый год предоставлять сотруднику отпуск. Но по разным причинам работник не всегда может воспользоваться правом на ежегодный отдых. В таких ситуациях возникают вопросы, может ли отпуск сгореть и как сгорает неиспользованный отпуск в 2024 году, что с ним делать.

Лучший вариант для работодателя – избегать случаев, когда у сотрудника накапливается неиспользованные отпуска. Это поможет не допустить привлечения к административной ответственности. Решение на практике подразумевает предоставление 28 дней или более сотруднику каждый год согласно разработанному графику.

Если работник по определенным причинам не может воспользоваться положенным ежегодным отдыхом в текущем году, то требуется заранее прописать количество неиспользованных отпускных дней в графике отпуском на следующий год.

В соответствии с ч. 2 ст. 123 ТК работодатель должен составлять график отпусков на следующий год. Но некоторые группы сотрудников вправе получить отдых в самостоятельно выбранный период. Пример: согласно ст. 262.1 ТК такое право возникает у родителя, который воспитывает детей с ограниченными возможностями.

Неиспользованный отпуск за прошлый год: положена ли компенсация

Другой метод законного решения актуальной проблемы с накопившимися остатками отпуска – выплата компенсации. Но этот способ подходит не всем работодателям.

Если период ежегодного положенного отдыха работника составляет 28 дней, то выдавать компенсацию за неиспользованные отпускные дни не допускается. Оформить компенсацию допускается только в отношении лиц, длительность отпуска у которых более 28 дней в году.
В такой ситуации сотрудник может подать заявление работодателю и получить денежные средства за неиспользованные отпускные дни сверх 28 дней или за их часть за текущий или прошедшие года. Такое правило регламентирует ст. 126 ТК.
Положение не распространяется на несовершеннолетних работников, беременных и лиц, которые выполняют трудовые обязанности на вредном производстве. Эти граждане должны использовать период отпуска полностью.
Сумма компенсации рассчитывается аналогично отпускным: с учетом среднего заработка работника в день и число неотгулянных отпускных дней.
Если работник был уволен или нашел новое место работы, то возникает вопрос, сгорает ли неиспользованный отпуск при увольнении. Согласно ст. 127 ТК сотруднику при увольнении должна выплачиваться компенсация за весь период неиспользованного отпуска без ограничений. Согласно ст. 126 ТК компенсация не полагается беременным, работникам, которые не достигли возраста 18 лет, сотрудникам вредных производств. Они должны использовать весь период отпуска.

Денежная компенсация за неиспользованный отпуск

Принят ли в 2023 году новый закон о неиспользованном отпуске за прошлый год и сгорает ли отпуск?

Если вас интересуют новшества в законодательстве, ставшие актуальными в 2023 году, рекомендуем обзор от экспертов КонсультантПлюс, посмотреть его можно бесплатно, оформив пробный доступ к системе.

Что касается противоречий, имеющихся в вопросе о том, сгорает ли неиспользованный отпуск за прошлые годы, то здесь никаких нововведений нет. Напомним, суть противоречий заключается в том, что к данной ситуации применяются взаимоисключающие нормы статьи 124 ТК РФ и пункта 1 статьи 9 Конвенции МОТ «Об оплачиваемых отпусках…» от 24.06.1970 № 132. Новый закон относительно того, будет ли сгорать отпуск, который не был отгулян, не принят; правовое регулирование осталось прежним.

Часть 4 статьи 124 ТК РФ устанавливает запрет на непредоставление отпуска в течение 2 лет подряд, а также несовершеннолетним сотрудникам, трудящимся во вредных условиях.

При этом нормы ТК РФ не указывают на то, что не использованный по каким-либо причинам отпуск за прошлые годы сгорает.

В свою очередь, пункт 1 статьи 9 Конвенции указывает, что остаток ежегодного отпуска должен быть использован в течение 18 месяцев с момента окончания того года, в котором он был положен работнику.

Однако это норма не означает, что спустя 18 месяцев после прошедшего года, в котором сотруднику не был предоставлен отпуск, право на него аннулируется. Она должна толковаться так, что работодатель предоставляет отпуск сотруднику как можно раньше. Это подтверждает КС РФ.

Что делать, если сотрудник не ходил в отпуск 2 года подряд? Ответ на этот вопрос есть в системе КонсультантПлюс:

Если у вас нет доступа к КонсультантПлюс, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Как правильно предоставлять отпуск, чтобы не быть привлеченным к административной ответственности

Рекомендуется не допускать ситуаций, когда у работника накапливается неиспользованный отпуск, чтобы избежать возможности привлечения к административной ответственности. Практическим решением может быть предоставление положенных 28 или более дней отпуска работнику ежегодно по графику либо с учетом его пожеланий.

В том случае, если отпуск по каким-либо причинам работником не используется, в следующем году в графике необходимо заранее предусмотреть количество отпускных дней с учетом неиспользованных в прошлом году.

СПРАВКА: согласно части 2 статьи 123 ТК РФ график отпусков обязателен для работника. Однако не стоит забывать, что отдельные категории работников имеют право на определение времени отпуска по своему желанию, к примеру, статья 262.1 ТК РФ наделяет таким правом родителя, воспитывающего ребенка-инвалида. В то же время право определения времени отпуска не позволяет работнику сократить его и накапливать таким образом неиспользованные остатки за прошлые годы.

Что делать с неиспользованными отпусками за прошлые годы?

Если у сотрудника остались неотгулянные дни отпуска за предыдущие годы, с ними можно поступить следующим образом:

включить в график отпусков на текущий год
если отпуска за предыдущие годы не были запланированы в графике отпусков на текущий год — в текущем году их можно использовать по отдельному соглашению работника и работодателя
заменить дни отпуска денежной компенсацией, но только если продолжительность каждого из неиспользованных ежегодных отпусков превышает 28 календарных дней, и только за ту часть, которая превышает 28 календарных дней.

Чтобы получить денежную компенсацию, работник должен написать заявление. Ранее мы писали об этом в новости Роструд разъяснил, когда отпуск можно заменить деньгами, а когда нет. При этом замена части отпуска денежной компенсацией — право, а не обязанность работодателя: он может как согласиться, так и отказать.

Увидеть количество неиспользованных дней отпусков за прошлые годы в ЗУП 3.1 можно с помощью отчета Остатки отпусков ( Кадры — Кадровые отчеты ). Чтобы исключить из отчета количество дней за рабочий год, который заканчивается в следующем году, в отчете можно настроить отбор по дате окончания рабочего года — Как получить остатки отпусков в разрезе рабочих лет на определенную дату для составления «Графика отпусков»?
Как в ЗУП 3.1 рассчитываются права на отпуск – смотрите в статье Учет остатков отпусков.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Ответ

Вы можете предоставить сотруднику еще один отпуск с 10 ноября, сразу после закончившегося 9 ноября отпуска. Если этот (второй отпуск) не запланирован в графике отпусков, можно предоставить его по соглашению сторон (на основании заявления сотрудника). Нарушения законодательства в предоставлении отпуска не будет при условии, что отпускные за второй отпуск будут выплачены не позднее, чем за три дня до наступления отпуска (т.е. отпускные за отпуск, который будет предоставлен с 10 ноября, должны быть выплачены не позднее 6 ноября).

Обоснование

ежегодного оплачиваемого отпуска согласно графику отпусков (ст. 114 ТК РФ);
дополнительного оплачиваемого отпуска, предоставленного на этот период согласно ЛНА организации, поскольку работодатель вправе установить в коллективном договоре, локальном нормативном акте, трудовом договоре предоставление дополнительного отпуска отдельным категориям работников при определенных обстоятельствах. Дополнительный отпуск будет оплачиваться в размере среднего заработка в соответствии со ст. 139 ТК РФ (Письмо Минтруда России от 02.11.2016 N 14-1/В-1094);
отпуска без сохранения заработной платы на основании письменного заявления работника (ст. 128 ТК РФ).

Дополнительные материалы по вопросу

Как выплатить отпускные в случае внезапного отпуска

По личному заявлению работника работодатель вправе перенести ежегодный основной оплачиваемый отпуск работника, несмотря на утвержденный график отпусков.

При этом необходимо соблюдать требования ст. 136 ТК РФ, согласно которой оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Если по заявлению работнику предоставляется отпуск на следующий день после подачи заявления, а бухгалтер не успевает начислить и выплатить отпускные в установленный ТК РФ срок, то это является нарушением действующего законодательства.

При нарушении работодателем установленного срока оплаты отпуска работодатель обязан выплатить сумму отпускных с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной сто пятидесятой действующей в это время ключевой ставки Банка России от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. При неполной выплате в установленный срок заработной платы и (или) других выплат, причитающихся работнику, размер процентов (денежной компенсации) исчисляется из фактически не выплаченных в срок сумм (ч. 1 ст. 236 ТК РФ).

Отметим, что с 27.07.2020 размер ключевой ставки составляет 4,25% годовых (Информация Банка России от 24.07.2020).

Размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. Обязанность по выплате указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя (ч. 2 ст. 236 ТК РФ, Письмо Минтруда России от 31.10.2019 N 14-2/ООГ-8456).

Таким образом, бухгалтеру нужно довести до сведения руководителя организации, что если работнику предоставляется отпуск вне графика по его заявлению со следующего дня, то необходимо выплатить работнику отпускные, а на них начислить процент за просрочку выплаты.

Отпуска предоставляются в соответствии с графиком отпусков, ежегодно утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Соответственно, график отпусков — это документ, определяющий порядок предоставления отпусков.

В нем отражаются сведения о времени распределения оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

График отпусков всегда внимательно проверяют сотрудники инспекции по труду. Если в организации его нет, за несоблюдение трудового законодательства на работодателя может быть наложено административное взыскание в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

Если у работника накопились неиспользованные ежегодные отпуска за предыдущие периоды работы, то за ним сохраняется право их использовать. Такие отпуска работодатель может включить в график отпусков на очередной календарный год либо предоставить их по соглашению с работником (см. Письмо Роструда от 01.03.2007 N 473-6-0).

Если работника не устраивает время отпуска, установленное в графике, он может просить работодателя изменить даты отпуска. Для этого работник должен написать заявление о предоставлении ему отпуска в даты, отличные от тех, которые внесены в график отпусков. В этом случае предоставление отпуска является правом, а не обязанностью работодателя. Как указал Санкт-Петербургский городской суд в Определении от 13.09.2010 N 33-12647/2010, волеизъявление работника, направленное на получение отпуска вне утвержденного графика, не порождает у работодателя обязанности предоставить такой отпуск. А работник, оставивший работу до получения согласия уполномоченного представителя работодателя и до издания приказа об отпуске, может быть привлечен к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения за прогул.

По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск возможно разделить на части. При этом хотя бы одна из них должна быть не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ).

Минтруд России отметил, что количество частей, на которые можно разделить отпуск, законом не ограничено, но одна из частей отпуска за текущий рабочий год обязательно должна составлять не менее 14 календарных дней. Вместе с тем Министерство не рекомендует чрезмерно дробить отпуск, так как работник не сможет воспользоваться отдыхом для восстановления трудоспособности (Письмо от 24.09.2019 N 14-2/ООГ-6958).

О. Я. Решетова
автор ответа, консультант Аскон по трудовому праву и бухгалтерскому учету в бюджетных организациях

Предусмотрительный подход: включение остатков отпуска в график отпусков

Утверждая график отпуска на следующий год, не забывайте включать в него остатки отпуска за предыдущие периоды. Но если речь идет о большом количестве дней, то здесь нужно быть осторожными.

Трудовой кодекс запрещает непредоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд. Соответственно, указание в графике до 56 дней отпуска (если не брать дополнительные отпуска и задолженность по ним для тех, кто работает в районе Крайнего Севера) не должно вызвать вопросы ГИТ. Если же излишки превышают 56 дней, то в полном объеме их лучше не включать в график, так как при проверке инспекторы могут обратить на это внимание.

Штрафы за непредоставление отпуска

Ответственность за задолженность по отпускам предусмотрена ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

для должностных лиц: предупреждение или наложение штрафа — от 1 000 до 5 000 руб.;
для лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юрлица, — от 1 000 до 5 000 руб.;
для юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Инспектор ГИТ вправе в предписании установить обязательное условие об использовании задолженности отпуска конкретными работниками. Он выявляет задолженности и обязывает работодателя предоставить накопившиеся дни отпуска. В этом случае нужно обязательно договариваться с работником, так как неисполнение предписания ГИТ влечет отдельный штраф.

Как получить деньги за неиспользованные дни отпуска. Краткая памятка

Все сотрудники на трудовых договорах получают 28 дней основного дополнительного отпуска. Эти дни нельзя компенсировать деньгами — не в текущем, не в следующем году. За это работодателей штрафуют.
Неиспользованные дни не сгорают, а переносятся на следующий год.
Если за год у вас накапливается больше 28 дней отпуска — например, за ненормированный рабочий график полагается плюс два дня, то как раз эти два дня компенсировать можно.
Работодатель вправе отказать в компенсации.
Нельзя получить деньги за дополнительный отпуск, положенный работникам на вредных и опасных производствах.
Запрещено это также для беременных и несовершеннолетних сотрудников.
Выходить в «выходные-отпуска» — с субботы по воскресенье — нельзя, это нарушение. С пятницы по воскресенье или с субботы по понедельник можно. Это может быть выгодно обеим сторонам, но принудить вас к этому не могут.
Деньги за неиспользованные дни отпуска без каких-либо условий можно получить только в одном случае — увольнение. В последний рабочий день работодатель обязан выплатить средний дневной заработок за каждый неиспользованный день отпуск.

nttt nttttu0412u043eu0439u0434u0438u0442u0435nttt ntttu0438u043bu0438nttt nttttu0437u0430u0440u0435u0433u0438u0441u0442u0440u0438u0440u0443u0439u0442u0435u0441u044c.nttt ntt nt»>’ >

График отпусков: нужно ли согласовывать с работником и знакомить под подпись

Рассмотрим подробнее положения ТК РФ о графике отпусков, чтобы понять, какие есть возможности у работодателя избежать неблагоприятных последствий из-за сотрудников-трудоголиков.

График отпусков утверждается работодателем в том же порядке, что и локальный нормативный акт (ч. 1 ст. 123 ТК РФ) — без учета мнения сотрудников (кроме отдельных категорий работников, о которых будет сказано ниже).

На практике, как правило, кадровая служба и руководители соответствующих подразделений спрашивают сотрудников, когда бы они хотели пойти в отпуск, а сотрудники изъявляют свои пожелания. В итоге график отпусков формируется с учетом пожеланий сотрудников и их руководителей, взаимозаменяемости работников и других субъективных факторов. Конечно, это хорошо и в принципе правильно. Но в силу закона совершенно необязательно.

Другой вопрос — а надо ли знакомить работников под подпись с графиком отпусков? В ст. 123 ТК РФ и других нормах кодекса такого правила не содержится. Говорится лишь о необходимости сообщить работнику под подпись о времени начала отпуска не позднее чем за две недели (ч. 3 ст.

123 ТК РФ). Косвенно и эта норма подтверждает право работодателя утвердить график отпусков без учета мнения работников. К тому же в форме № Т-7 (график отпусков), утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, нет такой графы, как «подпись работника». Однако напомним, что данная форма в настоящее время обязательной не является.

Добавим также, что в письме Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1 говорится, что работодатель самостоятельно определяет формы уведомления работников о начале отпуска: лист ознакомления, уведомление, ведомость. Роструд предлагает также добавить в форму № Т-7 графы для подписей работников об ознакомлении с датой начала отпуска.

С точки зрения кадрового документооборота последний вариант представляется наиболее оптимальным. Но сути вопроса это не меняет: работодатель имеет право утвердить график отпусков без согласования с работниками. А уведомлять работника о начале отпуска можно и через ознакомление с графиком, и отдельным документом.

Таким образом, приходим к выводу, что работодатель может утвердить график отпусков без согласования с работниками и не обязан знакомить работников под подпись с данным графиком.

Добавим, что на практике часто высказывается и противоположная точка зрения, согласно которой работодатель должен знакомить сотрудников с графиком отпусков под личную подпись. Предлагается даже ввести специальные графы для этого в документе либо использовать специальный лист ознакомления.

Однако есть категории работников и ситуации, когда мнение сотрудников о желаемом времени отпуска следует учесть. Например, беременные женщины, лица до 18 лет, если работник был ранее отозван из отпуска и др. В этих случаях лучше предложить сотруднику письменно изложить свои пожелания, на основании чего его отпуск будет включен в график или изменения к нему.

Связанный материал
О чем нужно помнить при составлении графика отпусков

Категории работников, мнение которых необходимо учитывать при составлении графика отпусков, см. в статье «О чем нужно помнить при составлении графика отпусков»

Возникает вопрос, могут ли эти работники, уже выразив свои пожелания, которые были отражены в графике отпусков, изменить их и просить отпуск в другое время, вопреки графику? Полагаем, что нет: ведь работник уже выразил свое желание и оно учтено при составлении графика отпусков. В нормах ТК РФ (например, ч. 3 ст. 122, ст.

260) говорится, что работник может выразить свои пожелания относительно времени отпуска, но не сказано о праве работника в любое время изменить ранее озвученные пожелания. Соответственно, график отпусков является обязательным для всех после его утверждения. Вместе с тем работники особых категорий (беременные, несовершеннолетние и т. д.) находятся под усиленной защитой государства, поэтому рекомендуем к каждой ситуации подойти индивидуально: возможно, работник хочет изменить ранее выраженные пожелания в связи с объективными и уважительными обстоятельствами, а не в силу своего легкомыслия.

Как отправить сотрудника в «принудительный» отпуск

Итак, что же делать с заядлыми трудоголиками, из-за которых компания несет необоснованные риски? В данном случае полагаем возможным отправить работника в отпуск «принудительно».

Как уже говорилось, график отпусков работодатель вправе утвердить самостоятельно, не спрашивая мнения работника, если он не относится к особо защищаемым категориям.

Поэтому предлагаем действовать следующим образом:

Составить график отпусков или дополнение к уже существующему графику, где указать соответствующим работникам как очередной отпуск за текущий год, так и неотгулянные дни за прошедшие годы. Работника можно отправить отгуливать как сразу весь отпуск, так и разбить неиспользованный отпуск на части.
Хотя работодатель и не обязан знакомить работника с графиком отпусков, следует все же сообщить о намерении «выпроводить» его в отпуск. Можно отправить график отпусков на электронную почту или разместить его на информационном стенде, чтобы соответствующие работники обратили внимание на этот документ и могли заранее скорректировать свои личные планы.
Своевременно известить сотрудника о времени начала отпуска, начислить и выплатить ему отпускные, чтобы у него не было повода отказаться от отпуска по причине нарушений со стороны работодателя (ч. 2 ст. 124 ТК РФ).
Издать приказ об отпуске и ознакомить с ним работника под личную подпись.

Теперь рассмотрим нюансы, которые могут возникнуть в данной ситуации:

работник отказывается ставить подпись об ознакомлении с приказом об отпуске. Тогда придется собрать комиссию (или свидетелей) и составить акт о том, что он с приказом был фактически ознакомлен уполномоченным лицом, приказ ему зачитали вслух, а работник от подписи отказался;
работник в период нахождения в отпуске все равно присутствует на рабочем месте. На этот случай можно заранее в приказе об отпуске прописать, что работнику на период отпуска не будут поручаться задания в рамках функционала, не будут предоставляться рабочее место, необходимое оборудование, программное обеспечение, обеспечиваться доступ к учетной записи и т. п.