Из чего состоит личное дело? Какие документы подшивать, а какие не нужно? Как правильно организовать ведение и хранение? Эти и другие вопросы часто не дают покоя кадровикам. Разбираемся в статье.
Не все организации и работодатели ведут личные дела сотрудников. Обязательное их ведение предусмотрено законодательством РФ в отношении государственных и муниципальных служащих.
Так как они содержат персональные данные, работодатель обязан обеспечить надежность их ведения, хранения и порядок выдачи.
Из чего состоит (структура)
Обычно это папка, в которую подшиваются документы, связанные с оформлением работника, периодом работы, его увольнением из организации и необходимые для обеспечения деятельности организации. Каждое дело ведется в одном экземпляре, официальные бумаги в нем подшиваются по хронологии, брошюруются, нумеруются, к делу обязательно прилагается внутренняя опись.
Порядок ведения и перечень документов в личное дело сотрудника утверждается работодателем. Обычно в данный перечень включают:
- согласие на обработку персональных данных;
- копии документов об образовании, подтверждающие квалификацию работника;
- заключение медицинской комиссии (если требуется для занимаемой должности);
- справку о наличии (отсутствии) судимости (если требуется);
- трудовой договор (экземпляр работодателя);
- копию приказа о приеме на работу;
- договор о неразглашении конфиденциальной информации, коммерческой тайны и др.;
- договор о материальной ответственности и т. д.
В период работы досье пополняют:
- аттестационные листы, характеристики (отзывы о работе);
- копии документов о повышении квалификации;
- копии приказов о перемещении, поощрениях, объявленных взысканиях;
- дополнительные соглашения к трудовому договору;
- докладные и служебные записки, объяснения, акты, уведомления и др.
При увольнении в дело подшиваются заявление и копия приказа об увольнении.
Мы разобрались, какие документы хранятся в личном деле сотрудника.
Хранение документов в личном деле: что можно и что нельзя
Кадровые работники при формировании личного дела сотрудника зачастую стремятся собрать как можно больше сведений о нем. Однако существует категория документов, на хранение которых в личном деле законодатель налагает строгий запрет. За его нарушение фирма может получить штраф или даже повестку в суд. Рассмотрим, какие документы хранить в личном деле можно, а какие оттуда лучше заблаговременно удалить.
- трудовой договор;
- приказы, регулирующие трудовую деятельность: о приеме на работу, совмещении, переводе, премировании;
- объяснительные и докладные записки.
Если подписывался документ о неразглашении сведений, в дело подшивают и его.
Если не в личном деле, то где хранить документы по работнику? – Елена А. Пономарева
Законом запрещено хранить документы или их копии, относящиеся к персональным данным: паспорт, ИНН, СНИЛС, документ об образовании, документы воинского учета (военный билет), документы, относящиеся к семейному положению работника (о браке, о рождении детей и т.д.). Такие сведения кадровик обязан внести в карточку, а документы вернуть владельцу (ст. 65 ТК РФ). Многие из них могут понадобиться в будущем для работы, например, для сверки каких-либо данных в оперативном режиме, для уточнения.
Чтобы не нарушать закон о персональных данных, нужно получить согласие работника на обработку, подписанное личной подписью. Пренебрегать им рискованно, кадровику и фирме придется уплатить штраф за нарушение законодательства (ФЗ № 152 от 27/07/06 ст. 9, ст. 13.11 КоАП).
Категорически запрещается хранить в личном деле любые документы, связанные непосредственно с личной жизнью, этическими аспектами, личными убеждениями гражданина (например, личные фотографии, информацию о членстве в религиозной или политической организации).
Правовые нюансы
Личные дела в большинстве случаев можно не вести. Обязательными по закону они являются для гражданских служащих (всех чиновников), военнослужащих и «силовиков», таможенников, педагогических работников.
Коммерческие фирмы освобождены от обязанности вести личное дело на каждого сотрудника, но чаще всего оформляют на добровольной основе. Работнику кадровой службы удобно иметь такие сведения и оперировать ими, в том числе и в интересах сотрудника (например, оперативно назначить ему какие-либо льготы).
При работе с данными, кроме наличия самого письменного согласия гражданина на их обработку, нужно учитывать два момента:
- в согласии четко прописать цели хранения и обработки данных;
- избегать избыточности данных в соотношении с этими целями.
Это следует из норм ФЗ № 152 «О персональных данных». Иначе говоря, даже при наличии согласия сотрудника суд или иные контролирующие органы могут признать ксерокопии паспортных данных, СНИЛС, ИНН и др. избыточными и наказать фирму.
Цели тоже играют свою роль. Так, размещение информации о должности, фамилии, имени и отчестве сотрудника на внутреннем ресурсе фирмы можно признать целью определенной и законной.
В ст. 13.11 КоАП можно выделить три основные причины нарушений:
- избыточное, без причины хранение персональных данных (ч. 1);
- хранение и обработка, если не получено письменное согласие сотрудника (ч. 2);
- игнорирование или задержки с ответом на запросы сотрудника (ч. 5).
Штрафы на юрлицо по ним значительные. Может быть наказан и конкретный кадровый работник, допустивший нарушение.
В вопросе законности и незаконности хранения в личном деле тех или иных данных присутствуют нюансы, которые приходится учитывать кадровику. Они требуют внимательного подхода, поскольку допускают различные толкования. Например, работник не дал письменного согласия на обработку персональных данных.
При запросе из контролирующих органов (ФНС, трудовая инспекция и др.) ряд специалистов советует направить чиновникам ответное письмо, где будет указана причина отсутствия данных. По сути, это аргументированный отказ госорганам со стороны фирмы. Однако, существует письмо Роскомнадзора от 14 декабря 2012 года, опубликованное на сайте ведомства, в котором разъясняются вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве. В документе говорится, что фирма может свободно передавать данные в госорганы, даже если у сотрудника есть возражения – при проверках или в других ситуациях, когда чиновники законно исполняют свои обязанности. Если запрос делает не госорган, а, например, страховая компания, нужно согласие.
Или ситуация с биометрическими данными (фото, отпечатки пальцев), спецкатегориями личных данных (политические взгляды, религиозные убеждения, здоровье), трансграничной передачей данных (передача в другие страны). Хранить их в личном деле в общем случае запрещено. Однако бывают, хотя и достаточно редко, ситуации, когда приходится это делать в интересах работника или передавать данные, как сказано выше. Например, при заключении трудового договора, в котором участвует иностранная компания.
Существующие международные правовые нюансы подсказывают вывод для кадровика: письменное согласие от работника нужно, несмотря на то что речь идет о трудовом договоре. Лучше обезопасить себя и фирму, ведь с другой стороны речь идет о передаче данных, на которую требуется согласие человека.
Обратите внимание! Сотрудник не обязан соглашаться на работу со всеми личными данными сразу. Он может выбрать отдельные категории.
Заметим, что правила работы с данными соискателей практически такие же, как с сотрудниками. Согласие требуется на получение характеристики с места предыдущей работы, при работе с резюме кандидата на должность. Если фирма создает кадровый резерв, согласие соискателя, чтобы его данные были туда занесены, тоже требуется. Кандидат еще не имеет подписанного с фирмой трудового договора, поэтому согласие на обработку его данных нужно брать всегда.
Какие документы и копии документов нельзя хранить в личном деле
Не храните в личном деле копии личных документов сотрудника, которые не связаны с его работой.
Копии личных документов сотрудника, которые вам нужны, чтобы оформить прием на работу, в личном деле хранить нельзя. Эти данные вы собираете и обрабатываете только для того, чтобы оформить трудовые отношения с сотрудником. Например, при приеме на работу сотрудник обязан только показать паспорт, диплом, военный билет и другие документы.
А сотрудник кадровой службы – проверить их, записать данные в личную карточку и возвратить сотруднику (ст. 65 ТК, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № А53-12557/2013). Оставите копии личных документов сотрудника в личном деле – Роскомнадзор посчитает, что вы нарушили правила обработки персональных данных.
Так, нельзя хранить в личном деле копии:
• паспорта;
• СНИЛС;
• военного билета;
• диплома об образовании;
• свидетельства о заключении брака;
• свидетельства о расторжении брака;
• свидетельства о рождении ребенка;
• свидетельства о перемене имени.
Исключение закон сделал для государственных и муниципальных служащих. В их личные дела работодатели обязаны включать ряд документов. Например, копии паспортов (положение, утв. Указом Президента от 30.05.2005 № 609).
Судебная практика показывает, что другие работодатели не вправе хранить копии личных документов работников, если на то нет достаточных оснований. Смотрите, например, постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № А53-12557/2013 и Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 № А53-10287/2013.
Чтобы проверить ваши личные дела на опасные документы, используйте наш интерактивный чек-лист. Результат проверки покажет, какие документы можно оставить в личном деле, а какие – надо срочно убрать, и объяснит почему.
Если Роскомнадзор найдет в ваших личных делах документы, которые вы не вправе хранить, обяжут уничтожить копии документов и оштрафуют на сумму от 60 тыс. до 100 тыс. руб.
Чтобы избежать штрафа, храните копии документов, пока не достигли цели, для которой их снимали. Документы, которые вам больше не нужны, уничтожьте. Например, если в деле осталась копия справки о рождении ребенка, а пособие уже выплатили. Срок – 30 дней с даты, когда достигли цели обработки данных (информация Роскомнадзора от 25.09.2015).
Как уничтожить документы, определите сами, порядок закон не устанавливает (п. 4 ст. 21 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
Что делать если трудовая инспекция или ИФНС, ФСС, ПФР и т.д. запрашивают у работодателя документы, необходимые при проверке?
Без согласия сотрудника работодатель не вправе хранить копии документов, которые содержат его персональные данные. В ответ проверяющим органам направьте письмо в произвольной форме, по какой причине данных документов нет. Суды подтверждают, что работодатели не обязаны предоставлять копии личных документов.
Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более пяти лет.
Читайте другие статьи автора в нашем блоге:
- Зарплата ниже МРОТ
- Варианты расторжения трудового договора с директором
- Карта МИР
Приглашаем на вебинар
Поговорим об изменениях в 2021 году, которые актуальны для каждого бухгалтера и кадровика
- #ТК РФ
- #сотрудники
- #персональные данные
- #права работников
- #паспортные данные
Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров
В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.
Оформляя дело на хранение, нужно:
- сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
- пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
- составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
- оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.
Дело готово к передаче в архив.
Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.
Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).
Подробнее о сроках хранения документов в организации, а также о процедуре их уничтожения по окончании сроков хранения мы рассказывали здесь.
Ведение личных дел сотрудников в образовательных учреждениях: важность и состав документов
Является ли ведение личных дел сотрудников необходимым в образовательных учреждениях и если да, то какие документы должны содержаться в этих личных делах?
| Трофим , Москва
Ответы юристов (3)
- Сергеев Олег
- Лихачёв Василий
- Казаков Валентин
Сергеев Олег Юрист,
Москва На сайте: 1768 дня
Ответов: 2467 Рейтинг: 3.62
Да, в соответствии с законодательством Российской Федерации, образовательные учреждения обязаны вести личные дела своих сотрудников. В личных делах должны содержаться документы, подтверждающие личность сотрудника, его трудовую деятельность, квалификацию, образование и профессиональную подготовку, медицинские документы, а также другие документы, необходимые для организации и управления трудом работников учреждения. Обязательность ведения личного дела сотрудника распространяется на всех категории работников образовательного учреждения, включая руководителей учреждения.
#1253221 2023-03-29 23:53:18
Сергеев Олег Юрист,
Москва На сайте: 1768 дня
Ответов: 2467 Рейтинг: 3.62
В соответствии с законодательством Российской Федерации об образовании, личные дела сотрудников образовательного учреждения должны вестись обязательно. При этом, в личных делах обязательно должны быть следующие документы:
- копии документов об образовании (дипломы, аттестаты);
- трудовая книжка (если имеется), или копия трудового договора;
- приказы о назначении на должность, об освобождении от должности, о переводе на другую должность, о выходе на работу после дополнительного образования и т.д.;
- документы, подтверждающие повышение квалификации (аттестационные листы, свидетельства о повышении квалификации и т.д.);
- характеристики по работе в данном образовательном учреждении;
- иные документы, относящиеся к трудовой деятельности работника образовательного учреждения.
Кроме того, в личных делах сотрудников обязательно должна быть информация о личных данных работников, сведениях об их семейном положении, оставленных детях, сведениях о возможности предоставления их жилья, о различных льготах и т.д.
Ведение личных дел сотрудников должно осуществляться в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и нормативными актами, установленными на основании этого законодательства.
#1353940 2023-03-29 23:53:18
Сергеев Олег Юрист,
Москва На сайте: 1768 дня
Ответов: 2467 Рейтинг: 3.62
Согласно законодательству Российской Федерации, образовательные учреждения обязаны вести личные дела всех своих сотрудников. Такие документы должны содержать информацию об образовании, трудовой деятельности, профессиональных качествах и достижениях сотрудника. Кроме того, личные дела могут содержать также данные о здоровье, отпусках и других важных факторах, которые относятся к работе сотрудника в образовательном учреждении.
В личных делах сотрудников должны находиться следующие документы:
- Анкета сотрудника, заполненная при приеме на работу
- Трудовой договор
- Договор о материальной ответственности
- Документы, подтверждающие образование, квалификацию и стаж работы
- Справки об отсутствии/ наличии судимости
- Характеристики от предыдущих мест работы
- Личное дело о прохождении обучения и повышения квалификации
- Листы учета рабочего времени с подписью сотрудника и руководителя учреждения
- Документы об изменении условий труда (при наличии)
- Листы нетрудоспособности
Обязанность вести личные дела сотрудников образовательных учреждений закреплена законодательством Российской Федерации и является важным элементом контроля за правильной организацией и условиями труда в образовательных учреждениях.
#1355821 2023-03-29 23:53:18
Сергеев Олег Юрист,
Москва На сайте: 1768 дня
Ответов: 2467 Рейтинг: 3.62
Для решения данного вопроса необходимо обратиться к действующему законодательству Российской Федерации в сфере образования, а именно к Федеральному закону от 29.12.2012 №273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» и приказу Министерства образования и науки РФ от 17.04.2018 № 478 «Об утверждении Порядка ведения личных дел обучающихся, обучающихся по индивидуальным учебным планам и (или) программам, студентов, аспирантов, соискателей, слушателей, лиц, обучающихся в общеобразовательных организациях, организациях начального и среднего профессионального образования, высших учебных заведениях, организациях дополнительного профессионального образования, организациях дополнительного образования детей, воспитанников детских домов, детских домов-интернатов, интернатных школ-гимназий, интернатов для детей с ограниченными возможностями здоровья, в общественных организациях, оказывающих услуги в области образования и (или) науки».
Согласно указанному законодательству, образовательные организации обязаны вести личные дела обучающихся, включая информацию о ходе их обучения, результатых их успеваемости и другие сведения, предусмотренные Федеральным законом и иными нормативными правовыми актами.
Также в личном деле сотрудника образовательной организации должна содержаться информация о его трудовой деятельности, включая данные о приеме на работу, переводах на другие должности, повышении квалификации, наличии наград, дисциплинарных взысканиях и других событиях, важных для трудового права.
Таким образом, образовательная организация обязана вести личные дела своих сотрудников. В личном деле должна содержаться полная информация о профессиональной деятельности сотрудника, а также любая другая информация, необходимая для выполнения трудовых обязанностей.
#1357188 2023-03-29 23:53:18
Сергеев Олег Юрист,
Москва На сайте: 1768 дня
Ответов: 2467 Рейтинг: 3.62
Согласно статье 15 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», образовательное учреждение обязано вести личные дела сотрудников.
Документы, которые должны находиться в личных делах сотрудников образовательного учреждения, определяются Положением о личном деле работника, утвержденным приказом руководителя образовательного учреждения. Однако, обычно в личном деле сотрудника должны содержаться документы, подтверждающие его квалификацию, трудовую деятельность, личные данные, документы о прохождении медицинского освидетельствования и другие документы, связанные с его работой в учреждении.
#1453593 2023-03-29 23:53:18
Сергеев Олег Юрист,
Москва На сайте: 1768 дня
Ответов: 2467 Рейтинг: 3.62
Статьи закона, применимые для решения данного вопроса, зависят от специфики образовательного учреждения и вида трудовых отношений между сотрудниками и работодателем. В целом, обязанность ведения личных дел сотрудников определена в статье 65 Трудового кодекса Российской Федерации.
Кроме того, на основании Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных» в личном деле сотрудника должны содержаться сведения о его персональных данных, в соответствии с требованиями данного закона.
Также, для уточнения требований по ведению личных дел в образовательном учреждении необходимо обратиться к нормативно-правовым актам, утвержденным на уровне региона или самого учреждения.
#1455452 2023-03-29 23:53:18
Сергеев Олег Юрист,
Москва На сайте: 1768 дня
Ответов: 2467 Рейтинг: 3.62
Обязательность ведения личного дела сотрудников образовательного учреждения определена в статье 81 Федерального закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации». Требования к содержанию личного дела определены в Приказе Министерства образования и науки РФ от 13 января 2016 г. № 13 «Об утверждении порядка ведения личных дел работников образовательных организаций».
#1456757 2023-03-29 23:53:18
Лихачёв Василий Юрист,
Москва На сайте: 1728 дня
Ответов: 7923 Рейтинг: 9.64
В соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации, образовательные учреждения обязаны вести личные дела сотрудников. Документы, которые должны находиться в личных делах сотрудников весьма разнообразны. Это могут быть трудовые договоры, приказы о приеме на работу, трудовые книжки, документы, связанные с нарушениями трудовой дисциплины, а также другие документы, связанные с трудовой деятельностью сотрудника в данном образовательном учреждении.
Как правильно вести
Сформировать папку один раз и навсегда не получится. Информацию рекомендуется своевременно обновлять. А делать это разрешается только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить не вправе.
Выдавать папку кому-либо отдел кадров вправе только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами сотрудник вправе в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.
Сколько хранить
Очевидно, что срок хранения разных документов, указанных в перечне, отличается. Устанавливается отдельный срок для всей папки в целом.
В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ , документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года). Бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется. Желательно утвердить, сколько хранятся личные дела сотрудников по новой номенклатуре дел (разработанной в связи с принятием новых сроков хранения кадровой документации). В целях соблюдения закона о персональных данных рекомендуется хранить папки, составленные на разных сотрудников, отдельно и не объединять их при сдаче в архив. Хранение папки на уволенного сотрудника является нарушением ФЗ-152 (хранение осуществляется, пока этого требуют цели обработки персональных данных).
Каждый работодатель утверждает порядок составления папок, рекомендуемое правильное оформление личных дел работников в 2023 году (по нормам делопроизводства):
- на каждого сотрудника заводится отдельная папка;
- каждый лист нумеруется;
- документы подшиваются в хронологическом порядке;
- сначала идут документы о приеме: трудовой контракт, копия приказа о приеме и т.д.;
- максимальное количество листов в одном томе — 250;
- каждый подшиваемый документ фиксируется в описи.
Все имеющиеся документы отдел кадров учитывает в журнале. Вести его разрешается в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.
