Документы которые хранятся в личном деле работника

Чтобы упорядочить информацию о сотрудниках компании и быстро найти нужные сведения, специалисты кадровой службы ведут личные дела на каждого работника. Но не все кадровики придают большое значение их оформлению и содержанию, что может повлечь за собой вопросы при проверке и даже штрафы. О том, как вести дела сотрудников правильно, какие документы в них должны быть, сколько хранить документацию, обо всем об этом расскажем в статье.

Скачайте образцы документов для работы:

Обязательно ли вести личное дело сотрудника

Существует мнение, что ведение личных дел работников обязательно, но это не совсем верно. Такая обязанность есть только в государственном секторе. Когда служащий устраивается в новую организацию, личная папка «следует» за ним по запросу. Если человек уволится с государственной службы, то дело будут хранить на последнем месте еще 10 лет (ст. 42 закона от 27.07.2004 г № 79-ФЗ «О госслужбе»).

Закон не заставляет частные компании вести личные дела людей, но в большинстве случаев это практикуется. Кадровые специалисты таким образом систематизируют информацию и поддерживают порядок в документации.

Важно! Если руководитель компании или ИП решили ввести у себя обязательное заполнение персональных дел, это надо закрепить в ЛНА.

Можно придумать свои правила, но коммерческие организации в основном используют регламент для госслужащих.

У ведения личных папок есть свои преимущества: своевременно учитываются сведения о сотруднике, все его документы хранятся в одном месте, можно отследить карьерные изменения и оценить профессиональный рост. С введением ЭДО стало возможным вести личные дела в электронном виде.

Обратите внимание! Коммерческие компании не обязаны создавать копии личных дел работников на бумаге. Это делают только в госсекторе, чтобы дополнительно обезопасить сведения о работниках. Когда дела передают в архив, их оцифровывают.

На госслужбе ведут дела на всех работников без исключения, это требование закона. На частные компании эти правила не распространяются, и руководство решает, вести ли дела сплошным методом или выборочно.

При выборочном способе рекомендуют заполнять личные дела на руководящих работников, их заместителей и важных ключевых специалистов. Также на материально ответственных сотрудников. Если в организации формируют кадровый резерв, то рекомендации касаются этого случая тоже.

Совет

Заводите персональное дело независимо от того, как трудоустроен человек: по срочному или бессрочному трудовому договору, по совместительству или на основном месте работы.

Личное дело заводят в момент трудоустройства и ведут в течение всего периода работы человека в компании, после передают в архив.

Какие документы включать в личное дело?

Исходя из определения понятия «трудовая деятельность» документы, связанные с ней, начинают оформляться с момента приема на работу. То есть личное дело начинается с трудового договора и приказа о приеме на работу. Заканчивается оно приказом об увольнении.

Как оформить личное дело работника?

Сразу отметим, что не включаются в личное дело трудовая книжка и личная карточка, так как эти обязательные документы подлежат отдельному хранению в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. Не будем называть все документы, которые должны включаться в личные дела госслужащих и перечислены в Положении, поскольку многие из них имеют отношение только к прохождению государственной службы (например, заявление о приеме на работу, справка о доходах, документы о включении служащего в кадровый резерв). С учетом Положения приведем приблизительный максимальный перечень, который подойдет для государственных и муниципальных учреждений.

* В связи с изменениями в пенсионном законодательстве вместо свидетельства будет предоставляться другой документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в электронном виде (ст. 65 ТК РФ). К личному делу могут приобщаться и иные документы. Отметим, что оригиналы приказов хранятся отдельно.

Что касается трудовых договоров, они также могут храниться отдельно, а в личное дело тогда помещают только копию. Все зависит от кадрового документооборота в конкретной организации. Как правило, в личное дело не включаются документы временного хранения: справки с места жительства, справки о состоянии здоровья и т. д. Но поскольку обязательных требований нет, вопрос о том, какие документы включать в личное дело, решает работодатель в зависимости от специфики работы учреждения.

Как оформляются личные дела?

Личные дела формируются и ведутся, как правило, кадровой службой. Личное дело создается непосредственно после оформления трудовых отношений с работником. Для этого приобретаются обычные картонные папки-скоросшиватели «Дело» или заказываются специальные. Титульным листом личного дела является обложка папки.

Оформить обложку можно, например, так: Датой начала личного дела является дата приказа о приеме на работу, а датой окончания – дата приказа об увольнении. Номер дела изначально устанавливается в журнале регистрации личных дел, где они обычно нумеруются валовым порядком или с использованием индексов для разных категорий работников.

Индекс и номер дела для удобства поиска можно проставить на корешке папки личного дела. Документы помещаются или подшиваются при помощи иглы и нитки в папку в хронологическом порядке. Личные дела служащих в соответствии с Положением брошюруются.

В силу ГОСТ Р 21.1101-2013, утвержденного Приказом Росстандарта от 11.06.2013 № 156-ст под брошюровкой понимается размещение материалов проектной документации на бумажном носителе в переплетах или в твердых папках с легкоразъемными креплениями (замками). Наиболее удобным способом формирования документов в личное дело, считаем, будет именно брошюрирование в папки с разъемными креплениями, а не прошивание. Страницы в любом случае нужно нумеровать. Согласно Рекомендациям недопустимо создание так называемых нарядов личных дел, когда несколько личных дел сшиваются в одно, при этом нарушаются общие признаки формирования дел и порядок работы с документами ограниченного доступа. В личное дело обязательно вкладывается внутренняя опись. Приведем пример бланка:

Итого ___________________________________ документов.
(цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи __________________________.
(цифрами и прописью) Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела

В конце дела помещают лист-заверитель. Он составляется с целью учета количества листов в деле и особенностей их нумерации. Лист-заверитель может составляться по форме, установленной Основными правилами работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Лист-заверитель составляется на отдельном листе, который помещается за последним документом дела. Его также можно приклеить на внутреннюю сторону обложки дела.

Состав личного дела сотрудника в 2023 — 2024 годах

Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей.

Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.

Обычно перечень документов в личном деле работника таков:

• анкета, заполняемая при приеме на работу;

Бланк анкеты сотрудника в личное дело можно скачать здесь.

• трудовой договор;
• должностная инструкция;
• копии приказов по сотруднику.

ВАЖНО! Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.

А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя.

Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.

И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.

ВАЖНО! За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор.

И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.

Больше о правилах работы с персональными данными узнайте из материалов нашей одноименной рубрики.

Формирование личного дела работника: образец 2023 — 2024

Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:

• На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
• Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
• Каждый лист дела нумеруется.
• В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
• Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.

Образец описи документов в личном деле и рекомендации по ее составлению можно найти здесь.

Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).

Какие документы затребуют трудовики в случае проверки? Как правильно их оформлять и сколько времени они должны храниться? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в Путеводителе по кадровым вопросам от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Подписывайтесь на канал «Бумажный мир Делис Архив»

Актуальные новости, законодательство, инструкции и инструменты. Без спама, рекламы или ложной информации.

Ведение личного дела работника

Итак, папка есть. Что дальше?

• Документы в папку складывают в хронологическом порядке : первыми будут документы о трудоустройстве ( заявление, трудовой договор, приказ ). Соответственно последним — приказ об увольнении.
• Каждый лист дела нужно пронумеровать.
• Данные о работниках хранят в томах . Максимум в одном томе может быть 250 листов. Далее нужно открыть новый том.
• Потом нужно заполнить внутреннюю опись документов , что находятся в деле.

Эту опись нужно составлять сразу, как сформирована папка, то есть, в день приема сотрудника на работу.

Опись составляется в виде перечня: указывается номер документа, его индекс, название и номера листов дела, которые он занимает. И так по каждому документу.

Если появляются новые документы, то их также нужно вносить во внутреннюю опись. Саму опись также помещают в папку всеми к остальным документам.

Если личное дело прошили без этой описи, то можно приклеить ее к внутренней лицевой стороне обложки.

Все папки нужно пронумеровать и зарегистрировать в специальном журнале. Законодательно установленной формы такого журнала нет, поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно.

Делис Архив — приведем в порядок кадровые документы вашей компании, сформируем личные дела с соблюдением всех требований закона. По запросу работников подготовим и выдадим необходимые справки и выписки.

Личное Дело сотрудника

Для большинства работодателей Личное дело сотрудника не относится к числу обязательных кадровых документов, исключение в тех случаях, когда его наличие предписано законом (государственные, муниципальные служащие, работники прокуратуры, таможни).
В коммерческих организациях, ведение личных дел не запрещено. Работодатель вправе самостоятельно принимать решение о необходимости данного пакета документов по работникам. Данные о работниках, которые систематизируются работодателем, являются персональными в силу Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» и гл.

14 ТК РФ: персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). Работодатель при ведении кадрового делопроизводства, должен соблюдать установленные в отношении таких данных требования, в частности хранить их, при необходимости передавать, а также защищать от неправомерного использования или утраты за свой счет. В этих целях и ведутся личные дела.
Личное дело — совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Формируется кадровой службой организации после издания приказа о приеме на работу.

На каждого сотрудника организации заводится много кадровой документации, это и первичные документы, предъявляемы при приеме на работу и документы, которые формируются самой организацией в процессе трудоустройства (приказы о приеме на работу, трудовые договора) и документы, которые создаются в процессе работы сотрудника (дополнительные соглашения, справки, заявления). Все эти документы имеют определенные сроки хранения, а некоторые документы должны храниться 75 лет. Таким образом, хранение документов по личному составу необходимо любой компании. Наилучший способ хранения и систематизации документов по личному составу организации в виде сформированного личного дела сотрудника. Срок хранения данного дела составляет 75 лет и документы данного дела служат подтверждением записей в трудовой книжке сотрудника.
Личные дела формируются на протяжении всего периода работы сотрудника, являются переходящими, не могут быть завершены по окончанию календарного года. Документы в составе личных дел работников группируются в прямом хронологическом порядке (т.е. по мере их приобщения к личным делам). Фактическое завершение личного дела в делопроизводстве предприятия наступает в момент увольнения из него конкретного сотрудника. После увольнения сотрудника с предприятия его личное дело становится законченным и, как правило, в соответствии со сроками, определяемыми законодательством, передается в архив предприятия либо, при отсутствии архива, находится в кадровой службе организации до его передачи на государственное хранение. Работники должны периодически быть ознакомлены с ведущимся на них личным делом (обычно один раз в год).

Состав личного дела для сотрудников коммерческих организации не регламентирован.
При оформлении личного дела можно руководствоваться «Положением о персональных данных государственного гражданского служащего российской федерации и ведении его личного дела», ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а также перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000)

Лучше всего заводить личное дело после оформления трудовых отношений, то есть после подписания трудового договора и издания приказа о приеме на работу. Далее все документы, касающиеся работника, для обеспечения надлежащей сохранности и удобства в обращении с личным делом подшиваются и помещаются в отдельную папку.
При первичном оформлении личному делу присваивается учетный номер, заполняются соответствующие позиции на его лицевой обложке и корешке, в него вкладывается внутренняя опись.
Поскольку делом считается совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в одну обложку, прежде всего нужно оформить его обложку.
В «шапке» наименование организации полное и в скобках сокращенное.
Далее указывают номер дела (обычно табельный номер сотрудника), фамилию, имя, отчество сотрудника.
Датами начала и окончания личного являются даты приказов о приеме на работу и увольнении работника.
Кроме обложки, нужно оформить внутреннюю опись документов (оформляется при открытии дела и после издания приказа о приеме на работу) и лист-заверитель (оформляется после увольнения работника и закрытия дела), а также пронумеровать листы.
Внутренняя опись, представляет собой перечень документов, помещенных в личное дело. Она содержит информацию о номерах страниц личного дела, на которых расположен конкретный документ, и помогает быстро его найти. Опись подшивается сразу при заведении личного дела и заполняется по мере поступления документов в течение трудовой деятельности работника.

В нее необходимо вносить наименования помещаемых в личное дело документов, количество листов, дату изъятия документа из дела с указанием лица, изъявшего документ. Внутренняя опись подписывается составившим ее лицом с указанием даты составления. Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно.
После увольнения работника дело закрывается, оформляется лист-заверитель и личное дело прошивается. Важно не забыть оформить лист-заверитель, так как он показывает количество листов в деле и изменения в составе и состоянии дела (повреждения документов, присоединение новых документов). Заверительная надпись составляется на отдельном листе и подписывается работником кадровой службы.

Личное дело формируется в два этапа:

1. в процессе приема работника на должность после подписания трудового договора и издания приказа о приеме на работу;
2. в процессе ведения личного дела в течение трудовой деятельности работника.

На первом этапе документы в личном деле располагаются в следующей последовательности:

• внутренняя опись документов дела;
• копии дипломов об образовании и присуждении ученых степеней, аттестатов о присвоении ученых и почетных званий, документов о награждении, различных свидетельств и других документов, подтверждающих те или иные персональные данные;
• трудовой договор;
• должностные инструкции;
• копия приказа о приеме на работу.

Составление автобиографии, резюме и заявления, так же как и порядок внесения их в личное дело сотрудника, не является обязательным и зависит от принятой процедуры приема на работу в конкретной организации.
При формировании личного дела следует учитывать, что в соответствии с ТК РФ заявление о приеме на работу не является основанием для приема работника на работу (основанием является трудовой договор), то есть не обязательно, а сведения автобиографии дублируются в личной карточке, так же как и резюме.
На втором этапе документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Все эти документы имеют различные нормативно установленные сроки хранения на предприятии.
Перечень документов, подлежащих включению в личное дело, утвержден — только для государственных служащих — Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609. Организации, не связанные с государственной службой, также могут воспользоваться данным перечнем и определить, какие документы у них будут включаться в личные дела. Так, в состав личного дела рекомендуется включать:

1. Копии документов, предъявляемых работником при приеме на работу:

• паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
• документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний;
• страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
• документов воинского учета для военнообязанных лиц;
• свидетельства о постановке на налоговый учет физического лица;
• справки о результатах предварительного медицинского осмотра (обследования) (если требуется в силу закона).

2. Документы, возникающие в период деятельности работника в организации:

• заявление о приеме на работу (при наличии);
• справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований);
• копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, например свидетельство о рождении ребенка;
• копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности;
• экземпляры трудового договора и соглашений к нему об изменении условий трудовых отношений;
• копии приказов о приеме на работу, переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий на работу и иных приказов, касающихся конкретного работника;
• должностную инструкцию;
• экземпляр договора о полной материальной ответственности;
• соглашение о неразглашении информации (для работников, имеющих доступ к такой информации);
• материалы аттестации;
• докладные и объяснительные записки, заявления работника;
• документы, подтверждающие анкетные данные (свидетельство о заключении или расторжении брака, перемене имени и пр.);
• копия трудовой книжки с внесенной записью о приеме на работу и расторжении трудовых отношений.

При помещении в личное дело нового документа данные о нем первоначально вносятся в опись дела, затем листы документа нумеруются и только после этого документ подшивается.
На обложке личного дела указываются полностью: наименование организации, заголовок дела, фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже, проставляется индекс дела, порядковый номер дела (как правило — табельный номер).
Под этим номером личное дело регистрируется в «Книге (Журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер, фамилия, имя, отчество работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.
Личные дела хранятся в сейфе, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность, как документы строгой отчетности, отдельно от трудовых книжек. Ответственность за их хранение возлагается на лиц, ведущих кадровую документацию.
При работе с документами, входящими в состав личных дел, необходимо учитывать, что они относятся к персональным данным работника, охраняемым в соответствии с действующим законодательством.
Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены. Работник имеет право знакомиться только со своим личным делом в помещении кадровой службы. Факт ознакомления с личным делом также фиксируется в описи дела.
При ведении кадрового делопроизводства, работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения. Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение.

Блог

Оксана Валерьевна Торгашина

Аттестованный налоговый консультант. Автор обучающих курсов «Бухгалтерский учет для продвинутых», «Бухгалтерия и налоги для руководителя. Как проверить бухгалтера?», «Финансовый анализ для экспертов кредитных организаций», «Управленческий учет и бюджетирование». Сооснователь и Генеральный директор ПрофиРост, стаж профессиональной деятельности более 20 лет.

Личное дело сотрудника, кто должен его вести и что туда входит

Начнем с того, что ведение личных дел для коммерческих предприятий совсем не обязательно, для них это дело добровольное. В отличии от государственных предприятий, на которых личные дела должны вестись в обязательном порядке.

Личное дело состоит из обложки личного дела и документов сотрудника, которые содержат сведения о работнике и о его трудовой деятельности (если же речь идёт об учащемся, то сведения о его обучении).

Так как для коммерческих предприятий ведение личных дел необязательно, их кадровые работники могут заводить личные дела не на всех сотрудников, а только на основную часть, в которую входят:

• руководители и их заместители;
• ведущие специалисты;
• материально ответственные работники (кассиры, кладовщики и т.д.);
• работники с перспективой повышения в должности и др.

Но на практике уже давно доказано, что ведение личных дел на всех сотрудников, не зависимо от должности, помогает предприятию систематизировать кадровую информацию и получать сведения о работе и документах работников в короткие сроки.

Порядок формирования личного дела работника начинается в момент принятия сотрудника на работу и продолжается до его ухода из компании. После чего личное дело помещается в архив. Личное дело каждого сотрудника удобнее располагать в отдельной папке или в отдельном файле в общей папке.

При формировании личного дела работника следует помнить о некоторых моментах:

Связанный курс

1С: Зарплата и управление персоналом (полный курс)

• в личном деле не должны храниться документы временного хранения вместе с документами для постоянного хранения;
• лучше исключить из личного дела оригиналы документов постоянного хранения, заменив их копиями;
• каждый документ должен быть представлен в одном экземпляре;
• одно дело не должно превышать по толщине 4 см;
• приложения к документам должны находиться в одной папке с документами.

Не стоит забывать, что есть Федеральный закон «О персональных данных», который запрещает включать в дело и подвергать обработке такие данные о сотруднике, как политические и религиозные взгляды, информацию о частной жизни без его письменного согласия на это. А так же, важно знать, что вся личная информация физического лица может быть использована только в целях трудоустройства или продвижения работника по службе, обеспечения его безопасности и сохранности его имущества.

Состав личного дела не регламентирован законодательством, поэтому перечень документов, входящих в личное дело, определяется инструкцией по кадровому делопроизводству компании.

При оформлении трудоустройства сотрудников, работники кадровой службы включают в личное дело копии документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, документы об образовании) и резюме, далее к ним присоединяется вся остальная необходимая информация.

Вот примерный перечень документов, которые стоит включать в личные дела работников:

• заполненная анкета компании;
• копия паспорта (разворот с личными данными, пропиской, семейным положением);
• копия ИНН;
• копия СНИЛС;
• копия военного билета (для военнообязанных);
• диплом или иные документы об образовании;
• фотография (цветная или черно-белая);
• характеристика с прошлого места работы;
• заявление работника о приёме на работу (если его написание является обязательным на предприятии);
• копия приказа о приёме сотрудника на работу;
• копия трудового договора и должностной инструкции;
• опись документов в личном деле;
• иные документы;
• копия заявления/приказа на увольнение сотрудника.

Для упорядочивания сведений о сотруднике, в личное дело вкладывается опись личного дела с перечнем всех документов (номер документа, его наименование).

Располагаться документы должны в хронологическом порядке: самыми первыми будут документы, принятые к учёту при найме работника, дальше – документы, появляющиеся по мере его работы (приказы, заявления, справки).

Одинаковое оформление всех личных дел и аккуратное ведение журнала регистрации личных дел призвано исключить возможность потери важных документов.

Личное дело должно быть оформлено так:

• на титульном листе личного дела пишется ФИО сотрудника и дата начала личного дела;
• если личные дела находятся в файлах в общей папке, то располагать их удобнее по алфавиту, чтобы облегчить дальнейшую работу;
• количеством страниц в личном деле не должно быть больше 250.

Журнал регистрации личных дел служит для учёта личных дел работников компании. Единой учётной формы для ведения журнала не предусмотрено, его можно изготовить самостоятельно (распечатать шаблон из интернета) либо купить в магазине. Содержимое граф журнала также может меняться в зависимости от нужд предприятия и его сферы деятельности.

В журнале содержится информация о личных делах, которые когда-либо были заведены в компании. В графы заносятся номера личных дел, дата заведения, ФИО работника и иные необходимые данные. Закрытие личного дела сопровождается пометкой в журнале, где указывается дата и причина закрытия. Если в личное дело нужно внести дополнительную информацию о сотруднике, можно использовать графу «Примечания».

Хранение личных дел должно быть организованно, в первую очередь, для сохранности документов, содержащих конфиденциальные сведения о сотрудниках и для удобства поиска личных дел. Поэтому для хранения личных дел следует выделить отдельный шкаф, запирающийся на замок.

Располагать папки с документами следует вертикально, наружу корешками. Доступ к хранилищу личных дел должен быть ограничен сотрудниками кадровой службы. Систематизировать личные дела помогает специальный журнал или реестр следующими способами:

• с помощью нумерации;
• в алфавитном порядке;
• по структурным подразделениям компании.

При большом количестве личных дел их можно хранить в нарядах, по алфавиту. Личные дела сотрудников будут рассортированы по фамилиям в алфавитном порядке. В начале каждого наряда должна быть опись содержащихся в нём личных дел.

Личные дела уволенных работников хранятся в архиве, но копии документов можно выдать на руки работникам в последний день их нахождения на рабочем месте. Таким образом, компания больше не будет ответственна за сохранение личных данных сотрудника и уменьшит размер архива. Срок хранения личных дел работников обычно не превышает 75 лет, для руководителей он может быть увеличен.

Информацию на странице ищут по запросам: Курсы бухгалтеров в Красноярск, Бухгалтерские курсы в Красноярске, Курсы бухгалтеров для начинающих, Курсы 1С:Бухгалтерия, Дистанционное обучение, Обучение бухгалтеров, Обучение курсы Зарплата и кадры, Повышение квалификации бухгалтеров, Бухгалтерский учет для начинающих
Бухгалтерские услуги, Декларация НДС, Декларация на прибыль, Ведение бухгалтерского учета, Отчетность в налоговую, Бухгалтерские услуги Красноярск, Внутренний аудит, Отчетность ОСН, Отчетность в статистике, Отчетность в Пенсионный Фонд, Бухгалтерское обслуживание, Аутсорсинг, Отчетность ЕНВД, Ведение бухгалтерии, Бухгалтерское сопровождение, Оказание бухгалтерских услуг, Помощь бухгалтеру, Отчетность через интернет, Составление деклараций, Нужен бухгалтер, Учетная политика, Регистрация ИП и ООО, Налоги ИП, 3-НДФЛ, Организация учета

Подпишись на рассылку

Новые статьи по бухучету, оповещения об изменениях в законодательстве и другие интересные материалы по бухучету и налоговому учету.

Мы гарантируем, что адрес вашей электронной почты не будет передан третьим лицам
Аутсорсинг

• Бухгалтерское сопровождение ООО и ИП
• Услуги по регистрации ИП и ООО
• Внутренний аудит
• Ликвидация ООО и ИП
• Восстановление учета
• Индивидуальные консультации

Как правильно вести

Сформировать папку один раз и навсегда не получится. Информацию рекомендуется своевременно обновлять. А делать это разрешается только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить не вправе.

Выдавать папку кому-либо отдел кадров вправе только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами сотрудник вправе в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.

Сколько хранить

Очевидно, что срок хранения разных документов, указанных в перечне, отличается. Устанавливается отдельный срок для всей папки в целом.

В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ , документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года). Бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется. Желательно утвердить, сколько хранятся личные дела сотрудников по новой номенклатуре дел (разработанной в связи с принятием новых сроков хранения кадровой документации). В целях соблюдения закона о персональных данных рекомендуется хранить папки, составленные на разных сотрудников, отдельно и не объединять их при сдаче в архив. Хранение папки на уволенного сотрудника является нарушением ФЗ-152 (хранение осуществляется, пока этого требуют цели обработки персональных данных).

Каждый работодатель утверждает порядок составления папок, рекомендуемое правильное оформление личных дел работников в 2023 году (по нормам делопроизводства):

• на каждого сотрудника заводится отдельная папка;
• каждый лист нумеруется;
• документы подшиваются в хронологическом порядке;
• сначала идут документы о приеме: трудовой контракт, копия приказа о приеме и т.д.;
• максимальное количество листов в одном томе — 250;
• каждый подшиваемый документ фиксируется в описи.

Все имеющиеся документы отдел кадров учитывает в журнале. Вести его разрешается в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.