Документ отражающий организацию работы предприятия взаимные обязанности работников и администрации

Содержание

Вопросы адаптации неразрывно связаны с документационным обеспечением управления персоналом. В соответствии с уставом предприятия разрабатывается структура персонала и определяется его штатная численность. При этом используются функциональный или целевой под-

ход: за основу принимается набор типовых функций или цель, определяющая задачи и соответствующие им функции.

Организацию работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, требования, предъявляемые при отборе персонала, порядок предоставления отпусков и командирования сотрудников, внутриобъектовый режим и т. п. определяют правила внутреннего трудового распорядка. Они согласовываются на собрании трудового коллектива, визируются юристом и утверждаются директором.

Как правило, этот документ является приложением к коллективному договору. Во многих коммерческих организациях наряду с правилами разрабатывается положение о персонале — документ, отражающий вопросы, связанные с профессиональным и социальным развитием трудового коллектива, его взаимоотношениями с администрацией, гарантирован-ностыо занятости персонала и др. Оно включает следующие разделы: общие положения; понятие персонала; принципы взаимоотношений администрации и персонала; программа развития персонала; контрактная система найма персонала; повышение квалификации; право персонала на выбор форм организации труда; гарантированность занятости персонала; социальные гарантии персонала; участие персонала в прибылях; администрация, персонал и профсоюз; ответственность администрации и персонала; заключительные положения; приложения (кодекс деловой этики и др.). Положение о персонале утверждается советом директоров акционерного общества.

Если в структуру предприятия входит несколько подразделений, то разрабатывается положение о структурном подразделении, в котором определяются правовой статус, задачи, функции конкретного подразделения; права и обязанности, порядок назначения, освобождения и функциональные обязанности руководителя; ответственность подразделения и др.

Для сотрудников организации составляются должностные инструкции, включающие:

— общие положения (сфера деятельности специалиста; порядок его назначения и освобождения; замещение на время отсутствия; квалификационные требования; подчиненность специалиста; должностные лица, которыми он руководит; какими нормативными правовыми документами руководствуется);

— должностные обязанности, задачи, форма участия в управленческом процессе (руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует);

— взаимоотношения, связи по должности.

Основной смысл должностных инструкций (ДИ) — в придании большей прозрачности трудовому процессу. То есть должностные инструкции должны описывать прямые обязанности специалиста, сферу его компетентности и ответственности, критерии оценки эффективности его работы, управленческую структуру, имеющую отношение к специалисту. И если все это в них отражено и, более того, соответствует действительности, то компания получает в руки отличный инструмент управления персоналом, значительно облегчающий решение таких центральных проблем, как, например, адаптация и мотивация персонала.

“Роль организационных документов в деятельности аптек и фармацевтических организаций

Первая задача ДИ — облегчение адаптации нового сотрудника. Гораздо меньше будет и опасливой пассивности, и ненужной инициативы.

Задача номер два — установление сферы ответственности и компетентности. Должностные инструкции могут (и должны!) включать в себя пошаговое описание обязанностей сотрудника. То есть описывать практически каждый участок его работы.

Это играет важную роль, во-первых, на этапе подбора нового сотрудника, когда ДИ дает ему возможность заранее точно узнать, что от него потребуется, и принять более взвешенное и ответственное решение. Кроме того, и специалист но подбору, ознакомившись с инструкцией, сможет организовать работу с кандидатами более эффективно. Во-вторых, пошаговое описание должностных обязанностей дает большие возможности как контроля за работой сотрудника, так и его самоконтроля. В случае каких-либо неудач всегда имеется возможность, опираясь на ДИ, вычленить наиболее проблемный участок и скорректировать его. И в-третьих, подробные ДИ выполняют своеобразные образовательные функции, задают стандарты и технологии решения поставленных задач.

Третья задача — предоставление сотруднику возможности самоуправления и самоконтроля своей деятельности. Если инструкция детально описывает должностные обязанности, ожидаемые результаты и критерии оценки эффективности работы, на которые будет ориентироваться непосредственный руководитель, у работника появляется дополнительная возможность оценивания своей деятельности, что в значительной мере облегчит руководителю применение разнообразных взысканий и поощрений. Также этим облегчается и процесс внесения коррективов в процесс работы.

И еще одно замечание. После того как специалист ознакомился и подписал ДИ, один экземпляр этого документа должен быть обязательно вручен ему, а не прятаться в архив! Только в этом случае можно ожидать какого-либо эффекта от данного документа!

Документирование организационно-распорядительной

Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих задачи и функции организации, учреждения, предприятия, организацию их работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов, называется организационными документами.

К организационным документам относятся:

— учредительные документы (устав, положение);

— структура и штатная численность;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— положения о структурных подразделениях;

— должностные инструкции работникам.

Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава. Устав — это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности. В соответствии с уставом организации, предприятия, учреждения разрабатывается его структура и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе. В нем указываются все структурные подразделения организации, вводимые должности и количество штатных единиц по каждой из должностей.

Должностной и численный состав организации с указанием фонда заработной платы закрепляется штатным расписанием, которое содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписывается заместителем руководителя организации, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем организации, при этом в грифе утверждения указываются общая штатная численность организации и месячный фонд заработной платы. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.

Организация работы учреждения, организации, предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка или в положении о персонале.

Если в структуру организации входят несколько подразделений, то для каждого из них разрабатывается положение о структурном подразделении. Форма положения о структурном подразделении дана в приложении В.

Положение – это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы, ответственность подразделения.

Должностная инструкция разрабатывается руководителем структурного подразделения, при отсутствии структурных подразделений – специалистом, занимающим данную должность, согласовывается с юристом, утверждается руководителем организации и доводится до работника под расписку.

3.2 Распорядительные документы

Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий – издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления.

Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым коллегией министерства или ведомства, научным советом. Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются причины издания документа, цели, которые достигаются при его выполнении.

В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем слово РЕШИЛ на отдельной строке. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт строится по схеме: фамилия и должность исполнителя в дательном падеже – действие – срок исполнения. Решение подписывает председатель и секретарь коллегиального органа.

Распоряжение издается руководителями разного уровня для решения оперативных вопросов и доводится до исполнителей под роспись. Текст распоряжения имеет констатирующую и распорядительную части. Распорядительная часть начинается словом ОБЯЗЫВАЮ.

Приказ (по основной деятельности) – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующий на основе единоначалия для разрешения основных задач, стоящих перед данной организацией. Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и подобных документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и др.

Приказы издаются также в случаях, когда необходимо довести требования директивных документов вышестоящих организаций до сведения подчиненных лиц подведомственных организаций, наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий.

Подготовка проекта приказа включает следующие стадии: изучение существа вопроса, законодательных актов, других документов, издававшихся по этому вопросу; проработка информационно-справочных документов организации: справок, отчетов, писем; подготовка текста документа; согласование документа; подписание приказа; доведение его до сведения исполнителей.

Указание – распорядительныйдокумент, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, организациями по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения правовых актов. Не допускается использовать указание в качестве утверждающего документа.

Распорядительная часть указания начинается словом ПРЕДЛАГАЮ, в ней отражаются предписываемые действия. Каждый пункт строится по схеме: фамилия и должность исполнителя в дательном падеже после слова ПРЕДЛАГАЮ – действие – срок исполнения. В последнем пункте указания возлагается контроль за исполнением документа на определенное должностное лицо. Датой указания является дата его подписания.

Постановление являетсяправовым актом и принимается высшими центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, а также установления норм и правил поведения.

3.3 Документирование информационно-справочных документов

Подавляющее большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы, телефонограммы и т. д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от них не являются обязательными к исполнению.

Информационно-справочные документы- это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.

Акт — информационно-справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей. Акты подлежат утверждению, если имеют контрольно-ревизионный характер, содержат рекомендации и предложения, которые не оформлены распорядительным документом.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. В вводной части текста указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом. Констатирующая часть текста акта содержит описание проделанной работы( сущность, характер, методы, сроки), фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта. Акт составляются на общем бланке и подписывается всеми лицами, принимавшими в этом участие.

Докладная записка- документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта. В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние и внешние. Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор-составитель.

Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации. Датой записки является дата её подписания. Текст докладной записки делится на две части: изложение фактов, послуживших причиной её составления; выводы, предложения организации или должностного лица.

Объяснительная записка – документ, объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения, правового акта или нормативного документа.

Справка — документ, подтверждающий какие-либо факты или события. Текст справки состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом для её написания; во второй- приводятся конкретные данные. Выводы и предложения в справке не даются. Это и отличает её от докладной записки. Датой справки является дата её подписания.

Справки составляются также для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учёбы, занимаемой должности и т. д. При составлении справок, удостоверяющих юридические факты, используются унифицированные трафаретные бланки.

Телеграмма — официальное сообщение, переданное по телеграфу. Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются. По видам различают телеграммы внутренние ( в пределах страны) и международные. Основные реквизиты телеграммы: место, дата, время (часы и минуты) передачи телеграммы, регистрационный номер и отметка (гриф) об особом виде (серии) телеграммы, адресат, текст, подпись.

Телефонограмма – официальное сообщение, переданное по телефону. Этот вид информационно-справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи. Обязательными реквизитами ее являются: наименование учреждений (организаций, предприятий) адресата и адресанта; реквизиты «От кого» и «Кому» с указанием должности, фамилии и инициалов должностных лиц; номер, дата и время передачи и приема телефонограммы; должности, фамилии и инициалов передавшего и принявшего телефонограмму; номер телефона; текста и подписи.

Самым значительным видом информационно-справочных документов являются деловые письма.

Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами.

Сопроводительное письмо – документ, информирующий адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов, отправленных материальных ценностей. Оно составляется в том случае, когда содержит пояснения о характере исполнения или цели направления приложенного документа.

Письмо-приглашение – документ, содержащий приглашение на заседание, совещание, конференции. Письмо-приглашение может содержать: полную повестку дня мероприятия, фамилии докладчиков по вопросам повестки дня, фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия, способ проезда и другую информацию.

Рекламное письмо — д окумент, содержащий описание рекламируемых услуг, товаров. Цель письма- побудить воспользоваться предложенными услугами, заказать товар.

Письмо-извещение – документ, являющийся ответом за запрос. Письмо-извещение составляется для конкретного адресата, начинается словами: «Ставим Вас в известность…».

Письмо-претензия – документ, в котором указываются требования, предъявляемые автором претензии, основания требований. Письмо-претензия подписывается руководителем организации и визируется главным бухгалтером.

Доверенность – документ, которым организация или отдельное лицо (доверитель) представляет право другому лицу (доверенному) получить деньги или товарно-материальные ценности или совершить какие-либо действия от лица доверителя, точно указанные в доверенности.

По срокам доверенности подразделяются на разовые и длительные. Разовые доверенности уполномочивают на совершение одного действия – получить товар, получить груз на станции железной дороги и т. д. Такие доверенности после совершения указанных в них действий организация забирает у доверенного лица.

Длительные доверенности содержат полномочия на совершение нескольких действий или одного действия в течение срока, указанного в доверенности, но не более трех лет. Если срок доверенности не указан, она действует в течение одного года со дня ее выдачи.

Факс – документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. Факс всегда будет являться копией переданного документа. Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма.

Модем – средство передачи информации с помощью электронной почты между двумя адресатами – пользователями ПК. Документы, полученные с помощью модема, всегда будут являться копией переданного документа.

3.4 Претензионная документация

Организационно-методические документы

Организационно-методические документы предназначены для регламентации кадровых процедур в организации, они разрабатываются на основе Правил внутреннего трудового распорядка.

В Правилах внутреннего трудового распорядка отражаются организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, режим работы и другие вопросы.

Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируются юристом и утверждаются руководителем организации.

При разработке текста данного документа необходимо руководствоваться Типовыми правилами внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденных Постановлением Минтруда РФ от 23 января 1996 года № 38-11.

Правила внутреннего трудового распорядка включают следующие разделы:

· порядок приема и увольнения рабочих и служащих;

· основные обязанности рабочих и служащих;

· основные обязанности администрации;

· рабочее время и его использование;

· поощрения за успехи в работе;

· ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

К документам организационно-методического характера относятся положения, регламентирующие выполнение функций по управлению персоналом:

· Положение по формированию кадрового резерва в организации,

· Положение по организации адаптации работников,

· Рекомендации по организации подбора и отбора персонала,

· Положение по урегулированию взаимоотношений в коллективе,

· Положение по оплате и стимулированию труда,

· Инструкция по соблюдению правил техники безопасности и другие.

Во многих коммерческих структурах наряду с Правилами внутреннего трудового распорядка разрабатывается Положение о персонале. Это документ отражает вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, его взаимоотношений с администрацией, гарантированности занятости персонала и другие. Представляются интересными рекомендации специалистов по составу Положения о персонале, приведенные в коллективном труде юристов России и Германии. Авторы сборника рекомендуют включить в текст Положения о персонале следующие разделы:

· принципы взаимоотношений администрации и персонала;

· программа развития персонала;

· контактная система найма персонала;

· повышение квалификации персонала;

· права персонала на выбор форм организации труда;

· гарантированность занятости персонала;

· социальные гарантии персонала;

· участие персонала в прибылях; администрация, персонал и профсоюз;

· ответственность администрации и персонала;

· правила делового поведения персонала (Кодекс деловой этики).

Положение содержит информацию о принятой в организации технологии работы с персоналом. Разработка Положений позволяет сделать кадровую политику открытой, повышает информированность сотрудников о возможностях продвижения, обучения, планирования карьеры.

Организационно-методические документы позволяют унифицировать кадровые технологии и значительно облегчают работу руководителей.

Одним из новых видов кадровых организационно-методических документов является Регламент кадровых процедур. Рассмотрим Регламент кадровых процедур, разработанный в Минтруде России.

Регламент включает в себя главную страницу, оглавление, законодательную основу, на которой базируются кадровые процедуры, а также задачи Департаментов и подробное описание каждой процедуры.

В качестве законодательной основы в Регламенте использованы Трудовой Кодекс и Федеральный Закон «Об основах государственной службы Российской Федерации».

Перечень процедур, включенных в Регламент кадровых процедур в Минтруде РФ, приведен в таблице 4.

1.0. Прием на работу новых работников.

2.0. Перевод (перемещение) на другую работу, в т.ч. временное.

3.0. Увольнение с работы. 3.1. По соглашению сторон или по собственному желанию. 3.2. По истечении срока трудового договора (контракта). 3.3. По инициативе администрации. 3.3.1. По ликвидации предприятия, учреждения, организации, сокращения численности или штата сотрудников. 3.3.2. Прогул без уважительных причин. 3.4. Перевод работника, с его согласия, на другое предприятие, в учреждение, организацию. 3.5. Отказ от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда.

4.0. Назначение пенсий по возрасту (инвалидности и др.).

5.0. Оформление отпуска. 5.1. Предоставление очередного отпуска. 5.2. Предоставление учебного отпуска.

6.0. Поощрение и наложение взыскании.

7.0. Командирование. 7.1. Командирование в пределах Российской Федерации. 7.2. Командирование заграницу.

8.0. Оценка деятельности кадров.

Пример 1

Рассмотрим фрагмент Регламента кадровых процедур.

2.0. Перевод сотрудника

Законодательная основа: Трудовой Кодекс.

Шаг 1: Подготовка извещения о переводе.

Шаг 2: Ознакомление с извещением сотрудника под расписку.

Шаг 3: Сотрудник ДИиРП готовит проект трудового договора о новом назначении.

Шаг 4: Проект приказа визируется начальником отдела ДИиРП.

Шаг 5: Проект приказа визируется заместителем руководителя ДИиРП.

Шаг 6: Проект приказа визируется у руководителя Департамента, куда переводится сотрудник.

Шаг 7: Проект приказа визируется у руководителя Департамента, откуда переводится сотрудник.

Шаг 8: Проект приказа визируется в правовом Департаменте.

Шаг 9: Проект приказа визируется в Управлении бухучета.

Шаг 10: Приказ подписывает заместитель Министра.

Шаг 11: Трудовой договор подписывает сотрудник.

Шаг 12: Трудовой договор подписывает заместитель Министра.

Участвующие сотрудники:Департамент информатизации и работы с персоналом (ДИиРП).

Ответственное подразделение: отдел персонала центрального аппарата ДИиРП, Заместитель руководителя департамента — подпись.

· Департамент, откуда уходит сотрудник:

· Руководитель департамента — подпись.

· Департамент, куда переходит сотрудник:

· Начальник отдела — подпись.

· Руководитель департамента — подпись.

· Заместитель руководителя департамента — подпись.

Всего участвуют 9 человек, из них 6 руководителей и один заместитель Министра.

Шаг 1: Использование стандартного текста.

Шаг 2: Руководитель отдела лично знакомит с документом сотрудника под расписку.

Шаг 3: Использование типового договора.

Шаг 4: Исполнитель приказа получает визу начальника отдела.

Шаг 5: Начальник отдела лично визирует проект приказа у заместителя руководителя департамента.

Шаг 6: Начальник отдела лично визирует проект приказа у руководителя департамента (откуда переводится сотрудник).

Шаг 7: Начальник отдела лично визирует проект приказа у руководителя департамента (куда переводится сотрудник).

Шаг 8: Начальник отдела лично визирует проект приказа в Правовом департаменте.

Шаг 9: Начальник отдела лично визирует проект приказа в Управлении бухучета.

Шаг 10: Через секретаря департамента приказ и трудовой договор передаются на подпись заместителю Министра.

Шаг 11: Начальник отдела подписывает трудовой договор у переводимого сотрудника.

Шаг 12: Сотрудник отдела оформляет приказ и трудовой договор.

Шаг 13: Начальник отдела знакомит сотрудника с приказом о переводе и вручает ему экземпляр трудового договора.

Шаг 14: Сотрудник отдела ДИиРП подшивает копию приказа и трудового договора в личное дело сотрудника.

Количество человеко-часов на один приказ и трудовой договор, при отсутствии задержек — 45 минут.

Вывод: Внутренние организационно-методические документы регламентируют кадровые технологии в организации, обеспечивая их унифицированность, простоту, надежность.

Разработка и применение внутренних организационно- методических документов способствует повышению эффективности работы с персоналом руководителей и обеспечивает осведомленность и вовлеченность персонала в процесс управления.

Лекция 7. КАДРОВОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ

«Лучший способ предсказывать будущее — создавать его самому.»
Девиз Диамандиса

Образовательная задача

Формирование у студентов понимания места кадрового планирования, как составной части планирования развития организации.

Основные понятия

· Определение потребности в персонале

· Качественная потребность в персонале

· Количественная потребность в персонале

· Планирование численности персонала

· Общая потребность в персонале

· Дополнительная потребность в персонале

· Планирование использования персонала

· Планирование высвобождения персонала

· Планирование обучения персонала

· Методы расчета потребности в персонале

Содержание

1. Кадровое планирование: цели, задачи и виды.

2. Планирование потребности в персонале.

3. Методы расчета численности персонала.

1. Кадровое планирование: цели, задачи и виды

Кадровое планирование проводится для обеспечения соответствия персонала стратегическим и тактическим целям организации.

В литературе существует два подхода к определению предмета кадрового планирования.

Ряд авторов понимают под кадровым планированием «процесс обеспечения организации необходимым количеством квалифицированного персонала, принятым на правильные должности в правильное время».

Большинство отечественных специалистов рассматривают кадровое планирование как составную часть планирования на предприятии и определяют его как «направленную деятельность организации по подготовке кадров, обеспечению пропорционального и динамичного развития персонала, расчету его профессионально-квалификационной структуры, определению общей и дополнительной потребности, контролю за его использованием».

Цели и задачи кадрового планирования укрупненно представлены на рис. 1.

Рис. 1. Цели и задачи кадрового планирования в организации.

Кадровое планирование осуществляется с учетом результатов планирования других функциональных сфер деятельности организации.

Содержание процесса кадрового планирования представлено на рис. 2.

Рис. 2. Содержание процесса кадрового планирования

Как видно из рис. 2 потребности в персонале прогнозируются путем составления прогнозов предложения и спроса и установления того недостатка или избытка работников, который может проявиться в будущем.

Различают несколько видов планов по персоналу: по найму, обучению, использованию, сохранению и др.

Определение потребности в персонале является первым этапом кадрового планирования, который включает определение качественной и количественной потребности.

Планирование использования кадров проводится с целью экономичного и справедливого по отношению к человеку распределения потенциала рабочей силы между вакантными рабочими местами.

Планирование высвобождения персонала призвано показать, кого следует сократить, где и когда. Причинами высвобождения кадров могут быть явления организационного, экономического или технологического плана.

Планирование обучения персонала призвано использовать собственные производственные ресурсы работающих без поиска новых высококвалифицированных кадров на внешнем рынке труда.

Планирование сохранения персонала выделяется как самостоятельный вид кадрового планирования, т.к. от него во многом зависят имидж организации и ее микроклимат.

В зависимости от горизонта планирования, т.е. длительности планового периода различают:

· Краткосрочные планы (на период до 12 месяцев).

· Среднесрочные планы (на период от одного до пяти лет).

· Долгосрочные планы (на 5-10 лет).

Процесс планирования включает в себя три этапа: оценка наличных ресурсов, оценка будущих потребностей, разработка программы удовлетворения будущих потребностей.

Для кадрового планирования необходимы количественные и качественные характеристики имеющегося персонала и информация о соответствии всех рабочих мест на предприятии в настоящем и будущем.

Планирование потребности в персонале

Основной целью планирования потребности в персонале является определение численности и качества персонала для обеспечения выполнения задач предприятия.

Нехватка персонала ставит под угрозу выполнение задач, а переизбыток его вызывает излишние расходы и ставит, таким образом, под угрозу существование самого предприятия.

Можно выделить два основных направления планирования потребности в персонале:

Планирование потребности ведется по категориям персонала: служащие и рабочие.

В свою очередь служащие группируются по видам деятельности в соответствии с функциями управления предприятием. Потребность же в рабочих планируется раздельно по основному и вспомогательному производству по профессиям, а затем, исходя из сложности работ — по квалификации.

Сопоставление плановой потребности и фактической численности работников позволяет определить изменение численности по профессиям и должностным группам (см. рис. 3).

Рис. 3.

При сравнении потребности в персонале и фактического наличия персонала возможны три варианта:

1. Плановая потребность в персонале и наличие персонала равны между собой. Это означает, что в рассматриваемый период общая численность персонала, необходимая для выполнения целей предприятия, полностью соответствует прогнозируемой численности персонала.

2. Потребность в персонале больше фактического наличия персонала. Это значит, что требуемая численность персонала больше, чем ожидаемая на будущее численность. В этом случаи потребность в персонале будет представлять собой положительную величину, которая говорит о нехватке персонала. Значит, предприятию необходимо принять меры по привлечению персонала.

3. Потребность в персонале меньше наличия персонала. Это значит, что в наличии персонала больше, чем требуется для выполнения целей производства. Такую ситуацию называют избытком персонала. Потребность в персонале является в этом случае отрицательной величиной. Для изменения этого положения необходимо принять меры по сокращению персонала.

Определение качественной потребности в персонале применительно к каждому рабочему месту включает в себя:

· анализ требований, выявление и дифференциацию тех знаний, способностей и стилей поведения сотрудников, которые необходимы для выполнения программы предприятия по производству и реализации товаров и услуг;

Система организационной документации

Одна из управленческих функций, реализуемых в деятельности предприятий — это функция организации системы и процессов управления.

Организационная деятельность предприятия выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, штатную численность и другие аспекты.

Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др. Все эти документы образуют группу организационных документов.

Организационные документы — комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства предприятия. Организационно-правовые документы содержат положения обязательные для исполнения и являются правовой основой деятельности предприятия.

Виды организационных документов:

Устав предприятия — свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Требования к составлению устава даны в Гражданском Кодексе РФ ч.1.

Устав должен содержать следующие реквизиты:

— Наименование вида документа;

— Место составления или издания документа;

— Гриф утверждения документа;

— Подпись лица, утверждающего документ.

Положение — это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. (Например, Общее положение о министерствах, Положение о бухгалтерском учете и т.д.) Положения также входят в состав унифицированной системы и имеют установленную структуру текста.

Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений.

Подписывает положение руководитель структурного подразделения, согласовывается с юридическим отделом, утверждается руководителем предприятия.

Положение оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты:

— Наименование структурного подразделения;

— Наименование вида документа;

— Гриф утверждения документа.

Текст Положения включает следующие разделы:

Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой).

Текст инструкции носит указующий характер и содержит распорядительные слова: ДОЛЖЕН, СЛЕДУЕТ, НЕОБХОДИМО, и т.д.

Инструкция содержит следующие реквизиты:

1) наименование организации;

2) наименование вида документа;

4) место издания;

5) заголовок к тексту;

6) гриф утверждения;

На каждого работника предприятия составляется должностная инструкция — документ, в котором определяются задачи, функции, права и обязанности сотрудника предприятия. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.

Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия.

Основные разделы текста должностной инструкции:

1) общие положения;

2) должностные обязанности;

В 1 разделе указываются область деятельности специалиста; порядок его назначения на должность и освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность специалиста; нормативные документы.

Во 2 разделе перечисляются конкретные виды работ, выполняемые специалистом.

В 3 разделе устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей.

В 4 разделе указывается, за что конкретно несет ответственность специалист.

Штатное расписание — документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.

Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, с указанием перечня должностей, сведений о количестве штатных единиц, должностных окладов, и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание содержит следующие реквизиты:

1) наименование организации;

2) наименование вида документа;

4) место издания;

5) гриф утверждения;

Подписывается штатное расписание заместителем руководителя, согласовывается с гл.бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Гриф утверждения заверяется печатью организации.

Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя предприятия.

Структура и штатная численность — организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. (составляется и подписывается также как и штатное расписание).

Правила внутреннего трудового распорядка — организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы:

1) организация работы предприятия;

2) взаимные обязанности работников и администрации;

3) предоставление отпусков;

4) командирование сотрудников;

5) внутриобъектный режим.

Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируется юристом и утверждается руководителем предприятия.

Документирование организационно-распорядительной

Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают: уставы, положения, инструкции, штатное расписание. Все эти виды составляют группу организационных документов.

К организационным документам относятся:

— учредительные документы (устав, положение);

— структура и штатная численность;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— положения о структурных подразделениях;

— должностные инструкции работникам.

Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения в соответствии с законом Республики Беларусь осуществляют свою деятельность на основании устава. Устав – это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Основные разделы устава: указание на собственника предприятия, название и вид предприятия, местонахождение предприятия, цель, перечень органов управления, размер уставного фонда, порядок образования имущества, порядок распределения прибыли, условия реорганизации. В соответствии с уставом организации, предприятия, учреждения разрабатывается его структура и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе. В нем указываются все структурные подразделения организации, вводимые должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Данный документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в «структуру и штатную численность» вносятся приказом руководителя предприятия (приложение А).

Должностной и численный состав организации с указанием фонда заработной платы закрепляется штатным расписанием, которое содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание – один из основных видов организационных документов. Оформляется на бланке предприятия. Штатное расписание подписывается заместителем руководителя организации, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем организации, при этом в грифе утверждения указываются общая штатная численность организации и месячный фонд заработной платы. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации (приложение Б).

Организация работы учреждения, организации, предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка или в положении о персонале. Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируются юристом и утверждаются руководителем предприятия.

Если в структуру организации входят несколько подразделений, то для каждого из них разрабатывается положение о структурном подразделении.

Положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений. Положение подписывает руководитель структурного подразделения (деятельность которого регламентируется), вышестоящий руководитель, которому подчиняется данное подразделение, и разработчик. Согласовывается с юридическим отделом (приложение В).

Правовое положение работников организаций регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей задачи, функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.

Четкость в определении квалификационных требований и трудовой функции работника, закрепленных в должностной инструкции, позволяет объективно оценить деловые качества претендента при приеме его на работу, наиболее точно оценить деятельность работника в период его испытания, установленного соглашением сторон, в процессе его аттестации, рационально распределить функциональные обязанности между работниками, повысить своевременность и надежность выполнения задач, улучшить социально-психологический климат в коллективе, четко определить функциональные связи работника и его взаимоотношения с другими специалистами, повысить коллективную и личную ответственность работников за своевременное и качественное выполнение функциональных обязанностей.

Основные разделы текста должностной инструкции: общие положения, должностные обязанности, права, ответственность.

Раздел «Общие положения» включает: название отдела (подразделения), категорию должности – руководитель, специалист, технический исполнитель; порядок назначения и освобождения работника от должности; замещение во время его отсутствия; квалификационные требования; сведения о должностных лицах, которым подчиняется и которыми руководит работник; правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.

В разделе «Функции» перечисляются основные направления деятельности работника, занимающего данную должность.

В разделе «Должностные обязанности» определены конкретные виды работ, выполняемые работником в определенных организационных условиях производства, труда и управления.

В разделе «права» закрепляются полномочия, необходимые работнику для выполнения возложенных на него функций по отношению к его подчиненным, внешним организациям, которые определены законодательством и внутренними документами организации.

В разделе «Ответственность» регламентируется персональная ответственность работника за некачественное выполнение своих должностных обязанностей, несоблюдение требований законодательства и неиспользование предоставленных ему прав.

В разделе «Взаимоотношения (связи по должности)» определяется взаимодействие со структурными подразделениями организации.

3.2 Распорядительные документы

Издание распорядительных документов обязательно по следующим вопросам: организационным, планирования производства, строительства, материально-технического снабжения, сбыта, финансов и кредита, труда и заработной платы. Это, конечно, не все вопросы, по которым необходимо создавать распорядительные документы, но они являются наиболее характерными и стабильными основаниями для обязательного издания распорядительных документов.

Основным распорядительным документом является приказ.

Указание – распорядительныйдокумент, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, организациями по вопросам организационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения правовых актов. К вопросам организационно-методического характера относятся организация исполнения приказов и организация исполнения инструкций.

Не допускается использовать указание в качестве утверждающего документа. Распорядительная часть указания начинается словом ПРЕДЛАГАЮ, в ней отражаются предписываемые действия. Каждый пункт строится по схеме: фамилия и должность исполнителя в дательном падеже после слова ПРЕДЛАГАЮ – действие – срок исполнения. В последнем пункте указания возлагается контроль за исполнением документа на определенное должностное лицо. Датой указания является дата его подписания.

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования.

Протокол – организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

3.3 Документирование информационно-справочных документов

Подавляющее большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы, телефонограммы и т.д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и, в отличие от них, не являются обязательными к исполнению.

Информационно-справочные документы – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.

Акт – информационно-справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей. Акты подлежат утверждению, если имеют контрольно-ревизионный характер, содержат рекомендации и предложения, которые не оформлены распорядительным документом.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части текста указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом. Констатирующая часть текста акта содержит описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки), фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта. Акт составляется на общем бланке и подписывается всеми лицами, принимавшими в этом участие (приложения К, Л).

Докладная записка – документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта. По содержанию докладные записки бывают информационные, отчетные. В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние и внешние.

Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор-составитель. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации. Датой записки является дата её подписания. Текст докладной записки делится на две части: изложение фактов, послуживших причиной её составления; выводы, предложения организации или должностного лица (приложение И).

Справка – документ, подтверждающий какие-либо факты или события. Текст справки состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом для её написания; во второй – приводятся конкретные данные. Выводы и предложения в справке не даются. Это и отличает её от докладной записки. Датой справки является дата её подписания.

Телеграмма – официальное сообщение, переданное по телеграфу. Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются. По видам различают телеграммы внутренние (в пределах страны) и международные. Основные реквизиты телеграммы: место, дата, время (часы и минуты) передачи телеграммы, регистрационный номер и отметка (гриф) об особом виде (серии) телеграммы, адресат, текст, подпись.

Самым значительным видом информационно-справочных документов являются деловые письма.

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами (приложения М, Н).

Виды служебных писем: письмо-просьба, письмо-предложение, письмо-претензия, письмо-запрос, письмо-извещение, информационное письмо, письмо-отказ, письмо-напоминание, сопроводительное письмо. Требования к тексту письма: краткость, лаконичность, последовательность, убедительность, корректность, объективность, ясность. Текст письма состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части излагаются факты, послужившие поводом для его написания. В основной части излагаются цели: просьба, предложение, отказ и т. д.

Письмо-приглашение – документ, содержащий приглашение на заседание, совещание, конференцию. Письмо-приглашение может содержать полную повестку дня мероприятия, фамилии докладчиков по вопросам повестки дня, фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия, способ проезда и другую информацию.

Рекламное письмо -документ, содержащий описание рекламируемых услуг, товаров. Цель письма — побудить воспользоваться предложенными услугами, заказать товар.

Письмо-извещение – документ, являющийся ответом на запрос. Письмо-извещение составляется для конкретного адресата, начинается словами: «Ставим Вас в известность…».

3.4 Претензионная документация

Вопросы для обсуждения

1 Что такое ОРД (организационно-распорядительная документация)?

2 Объясните назначение распорядительных документов.

3 Приведите примеры распорядительных документов.

4 Охарактеризуйте назначение организационных документов.

5 Приведите примеры организационных документов.

6 Объясните назначение информационно-справочных документов.

7 Приведите примеры информационно-справочных документов.

8 Объясните назначение документа «докладная записка». Какие реквизиты используются при составлении докладной записки?

9 Что такое объяснительная записка?

10 К какому виду ОРД относится протокол? Какие реквизиты используются при составлении протокола? Из каких частей состоит текст протокола?

11 К какому виду ОРД относится акт? Какие реквизиты используются при составлении акта? Какие виды актов подлежат утверждению?

12 Что такое должностная инструкция?

13 Составьте докладную записку начальника планово-финансового отдела руководителю предприятия об обеспечении отдела четырьмя компьютерами.

14 Составьте справку о заработной плате Вашего сотрудника для предоставления по месту требования.

15 Из каких частей состоит текст приказа?

16 Как формируются пункты распорядительной части приказа?

17 Как заверяется выписка из приказа?

studopedia.org — Студопедия.Орг — 2014-2024 год. Студопедия не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования (0.015 с) .

Формуляр-образец.

Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе составляют формуляр документа.

Различают несколько видов формуляра документа:

формуляр-образец,
типовой,
индивидуальный.

Формуляр-образец – это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, которые характерны всем видам документов данной системы. ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» так определяет этот термин: «модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты».

Расположение реквизитов в формуляре-образце учитывает последовательность операций по составлению, оформлению, обработке и дальнейшему использованию документа. Формуляр-образец устанавливает место и границы расположения каждого реквизита.

Формуляр-образец регламентируется ГОСТом и предназначается для множества документов, объединенных в систему.

Например, для формуляра документов, входящих в систему ОРД (организационно-распорядительной документации) устанавливается образец в ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированная система документации. Требования к составлению формуляра-образца»). Данный стандарт распространяется на документы, применяемые на всех уровнях управления, но не распространяется на системы документации по капитальному строительству, конструкторскую, технологическую, а также внешнеторговую системы.

Проектируется формуляр-образец на конструкционной сетке, которая образуется пересечением вертикальных и горизонтальных линий на бумаге установленного формата, ограниченной полями.

Формуляр-образец графически можно разделить на три части: заголовочную, содержательную и оформляющую.

Заголовочная часть формуляра-образца включает реквизиты, расположенные в двух зонах выше реквизита «Текста документа».

В границах содержательной части формуляра-образца расположены реквизиты: заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения.

В оформляющей части размещают реквизиты, обеспечивающие придание документу юридической силы.

Документы, регламентирующие управление персоналом

3. Документы, регламентирующие управление персоналом.

Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанность и ответственность руководства и специалистов предприятия, называется организационными документами.

К организационным документам относятся:

— учредительные документы ( устав и договор);

— структура и штатная численность;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— положение о структурных подразделениях;

— должностные инструкции работникам.

3.1. Правила внутреннего распорядка.

Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутри объектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка. Этот документ составляется на бланке предприятия, согласовывается путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируется юристом и утверждается директором предприятия. Он состоит из следующих разделов: общие положения, порядок приема и увольнения рабочих и служащих, основные обязанности рабочих и служащих, основные обязанности администрации, рабочее время и его использование, поощрение за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины (Приложение №11 ).

В разделе «Общие положения» определена основная цель правил внутреннего распорядка, приведены конституционные гарантии работников в области занятости.

В разделе «Порядок приема и увольнения рабочих и служащих» рассмотрена процедура приема работников, в частности список необходимых документов, без предъявления которых прием на работу не допускается, оформление приказа, проведение инструктажа по технике безопасности, условия работы, разъяснения прав и обязанностей работников. Подробно регламентируются вопросы перевода работников на другую должность внутри предприятия. Указывается порядок расторжения трудового договора по инициативе работника и администрации.

В разделе «Основные обязанности рабочих и служащих» перечислен круг обязанностей, которые должны выполнять рабочие и служащие по своей специальности, квалификации или должности.

В разделе «Основные обязанности администрации» определен перечень обязанностей администрации, которые необходимо выполнять в соответствии с законодательством: правильно организовать труд рабочих и служащих, совершенствовать формы и методы оплаты труда, соблюдать законодательство об охране труда, проводить профилактику производственного травматизма, контролировать знание и соблюдение работниками требований инструкции по технике безопасности, производственной санитарии и гигиене труда, противопожарной охране и т.д.

В разделе «Рабочее время и его использование» установлено начало и окончание работы и перерыва для отдыха и питания, определяются график сменности, формы организации яви на работу, очередность предоставления очередных отпусков и т.д.

В разделе «Поощрения за успехи в работе» приведен список поощрений, которые могут быть применены за образцовое выполнение трудовых обязанностей, повышение производительности труда, другие достижения в труде.

В разделе «Ответственность за нарушение трудовой дисциплины» представлен перечень мер дисциплинарного взыскания, определены виды нарушений трудовой дисциплины, порядок их фиксирования и санкции.

3.2. Штатное расписание

В соответствии с Уставом предприятия разработана его штатная численность (в данный момент более 1000 работающих человек). Здесь указаны все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Документ составлен на бланке предприятия, согласован с главным бухгалтером, утвержден директором.

Изменения в структуру и штатную численность вносятся приказом директора предприятия.

Должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы закреплен в штатном расписании. Штатное расписание составлено на бланке предприятия и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписано заместителем директора по экономике, согласовано с главным бухгалтером и утверждено директором, в грифе утверждения указана общая штатная численность предприятия и месячный фонд заработной платы.(Приложение № 12)

На птицефабрике несколько подразделений, для каждого из них разработано положение, в котором определяются правовой статус, задачи, функции, права и обязанности, ответственность подразделения. Положение о структурном подразделении предприятия разработано руководителем подразделения и им подписано, согласовано с заместителем директора по экономике, юристом и утверждено директором предприятия.