заявл е ние, заявления, ср. (книж.). Публичное официальное сообщение в устной или письменной форме. Сделать заявление. Заявление премьера произвело большое впечатление в политических кругах.
| Официальная бумага, излагающая какую-нибудь просьбу, какое-нибудь предложение (офиц.). Напишите заявление о своей просьбе. Подайте заявление заведующему. Послать заявление в райком.
«Толковый словарь русского языка», впервые изданный в 1930-х годах прошлого века под редакцией Д.Н. Ушакова, и по сей день является одним из самых известных и подробных толковых словарей русского языка. Его популярность можно сравнивать разве что с популярностью словаря Ожегова.
Словарь был подготовлен в рамках реализации государственного заказа на унификацию норм русского литературного языка, испытавшего серьезные изменения в начале прошлого столетия. Всего словарь содержит 4 тома, в которых представлено более 90 тысяч словарных статей. В работе над составлением словаря принимали участие крупные ученые того времени. Словарь рассчитан на читателей практически всех возрастов.
Педагогическое речеведение. Словарь-справочник
речевой жанр официально-делового стиля кон-статирующе-ходатайствующего характера. Текст заявления содержит следующие части:
1) адресат (к кому обращаются);
3) наименование документа;
5) подпись заявителя;
Лит.: Культура устной и письменной речи делового человека: Справочник-практикум для самообразования. — М., 1997.
Словарь-справочник «Педагогическое речеведение» представляет собой справочное издание, посвященное педагогической риторике, теории текста, культуре педагогической речи и голоса. В словаре раскрываются понятия голоса педагога, как инструмента, используемого для более эффективного обучения, приводятся определения из области педагогической риторики как искусства, науки и практики убедительной речи, используемой в различных жанрах педагогического общения.
Словарные статьи содержат также списки литературы, предназначенной для более углубленного изучения того или иного понятия.
4. Заявление
Заявление — документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.
Работниками организации заявления, как правило, составляются по кадровым вопросам: о принятии на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска и т.п.
Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю (в крупных организациях — руководителю самостоятельного структурного подразделения). Заявление оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются: наименование подразделения, название документа, дата, номер документа, адресат, инициалы, фамилия и должность заявителя, подпись.
.Текст заявления начинается с изложения непосредственного существа вопроса («Прошу перевести». «Прошу предоставить». и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса.
Нотариус отвечает. Доверенность
Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).
Заявление подписывается автором.
5. Представление
Представление — документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения.
Представления оформляются на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами представления являются: наименование подразделения, название вида документа, дата, номер, адресат, заголовок, подпись.
Текст представления содержит следующую информацию: фамилия, имя, отчество; дата рождения; образование; занимаемая должность; структурное подразделение; стаж работы (общий; в данном подразделении; в данной должности); оценка служебной деятельности; повышение профессионального уровня; оценка деловых и моральных качеств; участие в общественной работе; мотивы назначения, перемещения или поощрения; должность и структурное подразделение, на которую предлагается назначить или переместить работника.
Представление подписывается руководителем подразделения и адресуется руководителю организации.
Составление и оформление справочно-информационных документов
В состав информационно-справочных документов входят докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.
Особую группу в информационно-справочной документации составляет переписка — обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. К переписке прибегают для реализации информационных связей между организациями — как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения. Виды деловой переписки и их названия определяются способами передачи деловой информации, которые разделяются на два основных вида: почтовая связь и электросвязь.
Деловая переписка занимает значительное место в документационном массиве организаций. Являясь связующим звеном между организациями, переписка может составлять до 80% входящей и исходящей документации.
Переписку отличает широкое видовое разнообразие — от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, уведомление, согласие, претензия, требование, разъяснение, подтверждение, просьба, гарантия, приглашение и др.
Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).
Составление и оформление справочно-информационных документов
Докладная записка — это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя — руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации.
Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние — на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются наименование организации (для внутренней — наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок тексту, подпись. В настоящее время для успешной работы нашего агентства необходимо увеличение базы данных о потенциальных клиентах. Одним из наиболее реальных путей ее расширения является постоянный анализ средств массовой информации, в частности, прессы (информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала «Эксперт»).
Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделениях и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.
Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.
Объяснительная записка — это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.
Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.
Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая — причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.
Объяснительную записку подписывает ее составитель. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.
Предложение — это документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляется аналогично докладной записке, как правило, по заданию руководства. Текст предложения содержит две части: обоснование и заключение — перечень предложений. Предложения составляются руководителями подразделений и специалистами, представляются руководству, подписываются составителем.
Представление — это документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения. Представления составляются руководителями подразделений, их заместителями или заместителями руководителя организации.
Представление оформляется на стандартном листе бумаги, являются наименование подразделения, название вида документа, дата, регистрацией номер, адресат, заголовок к тексту, подпись.
Заявление — это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.
Заявления составляются по кадровым вопросам: при приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др.
Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю (в крупных организациях — руководителю самостоятельного структурного подразделения) и оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются наименование подразделения, название документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия и должность заявителя, подпись.
Текст заявления состоит из двух (обоснование и заключение) или одной части (заключение). Заключение содержит изложение существа вопроса («прошу перевести. », «прошу предоставить отпуск. » и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса.
Заявление может иметь приложения — документы, подтверждающие обоснованность просьбы (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).
Заявление подписывается составителем .
Служебное письмо — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста — пересылкой по почте.
Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. Обязательными реквизитами письма являются наименование организации-автора, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах — отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах — печать.
Телеграмма (телетайпограмма) — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста — по телеграфной сети общего пользования.
Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.
Телеграмма должна быть напечатана четко и без помарок, на одной стороне телеграфного бланка установленной формы (или на светлой бумаге).
Слова в телеграммах для подсчета делятся на действительные и тарифные. Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм на телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм.
В ответных телеграммах перед текстом обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ.
При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем.
Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, нумерации домов, индексах документов.
Знаки «№»,«—»,«+» и др. следует писать словами — соответственно «номер» или «HP», «минус», «плюс» и др.
Текст телеграммы заканчивается точкой («тчк») и не должен заканчиваться цифрой. После текста перед подписью ставят регистрационный номер телеграммы.
В телеграммах не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем, предпочтение отдается более коротким словам, нейтральной деловой лексике, не вызывающей различий в толковании; не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации, а лишь повторяющую уже сказанное.
Текст телеграмм должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо ситуации.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца, В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы.
В нижней части телеграммы под чертой указываются адрес отправителя и наименование структурного подразделения (без сокращения), должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Обратный адрес пишется без сокращений, со знаками препинания,
Телекс — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи — по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс — это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) — аппарату телеграфной связи, абонируемому организацией. Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды телексов, как в телеграммах.
Телексы отличаются от телеграмм использованием пунктуации — точек (.) и запятых (,) — и различных шрифтов.
Значительную часть служебного заголовка телекса занимает автоответ, который представляет собой закодированное сообщение, содержащее:
— маршрутный номер станции, состоящий из определенного набора цифр и букв;
— индивидуальный номер абонента;
— сокращенное название организации (фирмы);
— сокращенное наименование страны.
Автоответ может состоять из двух разделов: автоответ передающего абонента и автоответ принимающего абонента.
Вторая часть служебного заголовка — указание времени выхода на связь и даты. В некоторых случаях указывается время окончания передачи телекса.
Текст телекса не должен начинаться и заканчиваться цифрами, так как в начале ответного телекса ставится индекс документа, на который дается ответ, а в конце текста ставится его исходящий номер.
В текстах телекса не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем; предпочтение отдается наиболее коротким словам и нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает различного толкования.
Текст телекса должен содержать конкретную информацию, отражающую существо сложившейся ситуации. В отдельных случаях допускается краткое доказательство, аргументация.
Последнее сообщение телекса заканчивается знаком «++». Знак «+?» в конце телекса — ожидание ответа или нового сообщения — исключает необходимость вновь набирать номер.
В конце телекса могут встречаться цифры и слова, по смыслу не относящиеся к содержанию телекса — это знаки сличения, относящиеся к техническому контролю передачи телекса, и смысловой нагрузки не несут.
Оплата за телекс зависит от времени, в течение которого передается информация.
Факсограмма (телефакс, факс) — это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).
По скорости передачи информации факсимильная связь равнозначна телексной связи, но обладает очевидным преимуществом: позволяет отправлять и получать графическую информацию на бумажном носителе, что невозможно сделать, используя телеграф или телексную связь.
Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе, — приказ, распоряжение, договор, протокол и др.; чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.
Факсограмма при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой — в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.
Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствуй виду документа, и должны быть напечатаны четким, кою шрифтом.
Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне. —
Телефонограмма — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.
Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т. п.).
Обязательными реквизитами телефонограммы являются исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; подпись лица, принявшего телефонограмму; входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.
В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.
Акт — это документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.
Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения:
— сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);
— обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности);
— испытаний (образцов, систем, технологий);
— приема-сдачи (материальных ценностей, документов);
— приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей);
— расследования аварий, несчастных случаев;
— ликвидации организации и т. д.
Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указываются основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), председатель и члены комиссии. В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы.
При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.
В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются);
В необходимых случаях (если этого требуют нормативные документы) акты утверждаются руководителем данной организации, по распоряжению которого проводились де завершившиеся составлением акта.
Справка — это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического или служебного характера.
Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние справки — для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.
Внешние справки оформляются на общем бланке организации аналогично внешним докладным запискам, внутренние — на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке с теми же реквизитами.
Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.
Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов.
Внешние справки подписывают руководитель организации или его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.
Сводка — это документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу. В сводке концентрируется информация из различных источников по определенным параметрам, связанным одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т. п.).
В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.
В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка.
Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы.
Сводка подписывается составителем, при ее направлении в другую организацию — руководителем.
Заключение — это документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.
Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертационные дипломные проекты), проекты стандартов и др.
Заключение должно иметь заголовок с указанием названием документа или вопроса, на который оно подготовлено.
Текст заключения состоит из двух частей: в первой части кратко изложено существо вопроса, проанализированы основные положения или предложения и дается общая оценка; во второй части излагаются конкретные замечаний по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть текста заключения может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами.
При отсутствии замечаний и предложений в заключении указывается: «С проектом. согласны» или «По проекту. замечаний нет».
Заключение оформляется на стандартном листе бумаги и подписывается специалистом или группой специалистов-составителей. Подписи заверяются печатью. При направлении заключения в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя.
Отзыв — это документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.
В целом порядок составления и оформления отзыва соответствует порядку подготовки и оформления заключения.
Перечень — это документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.
Перечни оформляются на общем бланке организации. Текст, как правило, оформляется в виде таблицы.
Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Отдельные разновидности перечней утверждаются руководителем организации, или вышестоящим органом.
Порядок составления и форма конкретных разновидностей перечней регламентируются соответствующими инструкциями, указаниями, методическими документами.
Список — это документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке.
Списки составляются в целях регистрации или информирования и по тем же правилам, что и перечни, но, как правило, не нуждаются в утверждении.
Текст списка, как правило, излагается в табличной форме. Список подписывается должностным лицом, составившим его, а при необходимости — руководителем организации.
Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:
Содержание служебной записки
Содержание служебной записки состоит, как правило, из двух частей. Первая часть включает в себя причины написания записки, а во второй излагаются выводы и предложения. Иногда в конце запрашивается какая-либо информация или разрешение на совершение того или иного действия.
Вначале (как правило, в правой верхней части) необходимо указать получателя служебной записки. Чаще всего это должностные лица организации или руководитель. В соответствии с п. 5.15 ГОСТ 7.0.97-2016, должность следует прописать в дательном падеже, а затем указать фамилию и инициалы.
Ниже размещается текст «служебки». Здесь приводятся основания и аргументы для ее составления, а затем излагается запрос или сообщение. Если в тексте служебной записки необходимо указать ФИО какого-либо лица, то инициалы прописываются после фамилии.
В завершение в документе проставляется подпись, включающая наименование должности автора служебной записки и непосредственно подпись с расшифровкой. Обратите внимание, что при расшифровке подписи сначала проставляются инициалы, а потом фамилия. Если документ подписывают несколько лиц, то, согласно п. 5.22 ГОСТ 7.0.97-2016, их подписи должны располагаться одна под другой в соответствии с иерархией должностей, которые занимают данные лица в компании.
Под подписью должна располагаться дата документа. В соответствии с п. 4.10 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016, указать ее можно двумя способами: либо цифровым способом арабскими цифрами с разграничением с помощью точки (например, 20.11.2023), либо словесно-цифровым (например, 20 ноября 2023 г.).
Рассмотрим образец служебной записки.
Сроки и условия хранения служебных записок
Сроки хранения служебных записок зависит от их вида. Так, например, докладные и служебные записки по разработке проектов правил, инструкций, регламентов, стандартов, порядков, положений, классификаторов, рекомендаций, кодексов должны храниться до того момента, пока они необходимы или пока они действуют в организации.
Часть «служебок» должна храниться не более 5 лет (например, докладные и служебные записки по выполнению поручений руководства организации или докладные, служебные записки структурных подразделений по основной (профильной) деятельности).
Некоторые нужно хранить от 50 до 75 лет – например, докладные записки к приказам, распоряжениям по личному составу работников (по приемам, увольнениям, переводам и другим кадровым мероприятиям). Полный список различных сроков хранения служебных записок представлен в Перечне, утвержденном приказом Росархива от 20.12.19 № 236.
При этом законодательно не определены места и условия хранения служебных записок – это решается работодателем самостоятельно в соответствии с принятым в организации порядком документооборота. Обратите внимание, что работодатель не обязан по запросу сотрудника выдавать копию служебной записки, так как ст. 62 ТК РФ не содержит об этом никаких данных.
Энциклопедический словарь
ЗАЯВЛЕ́НИЕ -я; ср.
1. Официальное обращение с сообщением о чём-л. важном, значительном. Сделать з. Выступить в печати с заявлением. З. о несогласии с действиями кого-л. З. правительства.
З. послу. З. для прессы.
2. Письменная просьба о чём-л., направленная официальному лицу, организации. Подать, принять, рассмотреть, подписать з. Поступило з. З. на имя директора. З. об отпуске. З. от жильцов дома.
Приём заявлений граждан.
Академический словарь
1. Высказывание, сообщение, обычно решительное по тону.
Заявление правительства. Сделать заявление. Выступить с заявлением.
О политических партиях нельзя судить по их названиям, заявлениям, программам, а надо судить по их делам. Ленин, Итог.
Проявление, выражение чего-л.
[Вилларский] приехал к нему [Безухову] с теми заявлениями дружбы и близости, которые выражают обыкновенно друг другу люди, встречаясь в пустыне. Л. Толстой, Война и мир.
2. Просьба о чем-л., изложенная письменно в официальной форме.
[Рагозин] написал заявление в две строки о том, чтобы его перевели на военную работу. Федин, Необыкновенное лето.
Заявление, доверенность, расписка, резюме
Заявление — документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц), адресованный должностному лицу или организации. Как правило, в организации формы заявлений унифицированы и представлены в виде бланков, например, заявление о приеме на работу, об увольнение. Законодательством не предусмотрено обязательное составление гражданами заявления о приеме на работу. Все необходимые сведения об их предстоящей деятельности и оплате труда включаются в трудовой договор. Однако практика написания заявления о приеме на работу сложилась исторически и имеет достаточно устойчивую форму обращения гражданина.
Для заявления характерны следующие реквизиты:
— заявитель (необходимо полностью прописать имя, отчество, фамилию);
— наименования вида документа (заявление);
— подпись и расшифровку подписи;
Заявление оформляется на листе бумаги формата А4, текст составляется в произвольной форме. В заявлении не принято писать предлог «от» (кого) и употреблять обороты: «весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу не отказать» и т.п.
2 Доверенность
Доверенность — это документ, свидетельствующий о предоставлении права доверенному лицу на совершение определенных действий или получение денежных или товарно-материальных ценностей от лица доверителя.
По своему назначению доверенность является документом для представительства доверенного лица от имени доверителя перед третьими лицами. Доверенности бывают двух разновидностей: официальные и личные. Официальные доверенности выдаются представителю предприятия на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени предприятия. Такая доверенность имеет унифицированную форму и строгий учет на предприятии.
Личные доверенности выдаются от лица доверителя на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями, на получение пенсий, пособий и стипендий, вкладов в банках, корреспонденции. Перечисленные доверенности нотариального удостоверения не требуют и имеют следующие реквизиты:
— наименования вила документа;
— текст (с указанием Ф.И.О. , паспортных данных доверителя и доверенного лица, вида действий по доверенности)
— подпись и расшифровку подписи доверителя;
— подпись должностного лица, заверившего доверенность;
— печать организации, в которой доверитель работает, учится или жилищно-эксплуатационной организации по месту жительства.
Доверенности выдаются, как правило, на срок определенных действий. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет свою юридическую силу в течение года со дня ее выдачи. Доверенность считается недействительной, если в ней отсутствует дата выдачи.
Расписка — это документ, подтверждающий получение каких — либо материальных ценностей. Расписка содержит следующие реквизиты: наименование вида документа; дата; текст; подпись и расшифровка подписи лица, давшего расписку. Текст расписки включает указание должности, фамилии, имени, отчества лица, выдавшего и получившего что-либо; перечень полученного с указанием количества и стоимости (цифрами и в скобках прописью с большой буквы).
Резюме — документ, содержащий краткие сведения биографического характера, предоставляемый лицом при трудоустройстве. Резюме является предельно краткой и вместе с тем достаточно полной справкой о том, что представляет собой кандидат на должность в профессиональном отношении и социальном аспекте. Изучение резюме является обязательной процедурой при подборе персонала на любую должность.
Резюме содержит:
- персональные данные (Ф.И.О., домашний адрес, телефон, дата рождения, семейное положение, гражданство);
- цель трудоустройства (указание должности, на которую претендует кандидат);
- образование (указываются в обратной хронологической последовательности наименования всех учебных заведений, начиная с последнего места учебы);
- опыт работы (список предыдущих мест работы, включая работы временного характера, с указанием занимаемых должностей и дат);
- профессиональные навыки;
- общественная деятельность;
- дополнительная информация (иностранные языки, водительские права, возможность или желание совершать поездки в рамках служебных обязанностей, знание ПК, личные качества и т.д.);
- рекомендации (с указанием фамилий и телефонов).
5 Домашнее задание 1 Составьте доверенность на получение заработной платы. 2 Напишите заявление о предоставлении вам административного отпуска.
-80%
Требования к бланкам документов
РАБОТА С РАСПЕЧАТАННЫМ ГОСТом (п. 4 Требования к бланкам документов)
- Документы изготавливают на бланках.
Устанавливают два стандартных формата бланков документов — А4 (210 х 297 мм) и А5. (148×210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее.
- Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
- В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков -угловой и продольный.
Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром.
- Реквизит 01 (02 или 03) располагают на середине реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08, Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов одним из способов:
- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зон расположения реквизитов);
- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
- Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
бланк конкретного вида документа.
- Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11,14.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12 ,13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.
Если создается бланк должностного лица, то наименование должности размещается ниже наименования организации.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.
- Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.
- При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Список литературы:
- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». — М.: ГОССТАНДАРТ РОССИИ, 2003
- ГОСТ Р 7.0.8.-2013. Делопроизводство и архивное дело — Термины и определения. – Москва: Изд-во стандартов, 2013.
- Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. / Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева – М.: Проспект, 2014. – 480 с.
- Смирнова Е. П. Делопроизводство для секретаря : Учебное пособие / Смирнова Е. П. — Саратов : Корпорация «Диполь», 2012. — 165 с.
Приложение 1
Краткий перечень видов и разновидностей документов
Акт –
а) обобщенное наименование документов, имеющих правовое значение;
б) документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события.
Доверенность – письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.
Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса, при необходимости – с выводами и предложениями составителя.
Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу и содержащий просьбу.
Инструкция – нормативный правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности организации (их структурных подразделений и служб), должностных лиц и граждан.
Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.
Отчет – документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, представляемый руководителю структурного подразделения, организации или вышестоящему органу.
Письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте.
Положение – это нормативный правовой акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы.
Постановление (решение) – правовой акт, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления.
Предложение – документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу.
Представление – документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника организации.
Приказ(распоряжение) по основной деятельности – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организаций в целях регулирования ее деятельности.
Приказ(распоряжение) по личному составу – правовой акт, издаваемый по вопросам регулирования трудовых отношений работников с работодателем.
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях, переговорах.
Регламент – нормативный правовой акт, регламентирующий порядок деятельности аппарата управления, коллегиального органа.
Справка – документ, содержащий описание и (или) подтверждение фактов и событий.
Структура и штатная численность – документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации и должностей, а также количество штатных единиц по каждой должности.
Телеграмма (телетайпограмма) – обобщенное наименование различных документов, выделяемых в одну категорию по особому способу передачи текста – по телеграфу или телетайпу.
Телекс – обобщенное наименование различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи – по абонентской телексной сети.
Телефонограмма – обобщенное наименование различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Указание – правовой акт, издаваемый по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения (выполнения) приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации.
Устав – свод правил, регистрирующих деятельность организации, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.
Факсограмма (телефакс, факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.
Штатное расписание – документ, который закрепляет должностной и численный состав и фонд заработной платы организации в целом.
Электронное сообщение – документ, передаваемый «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма).
