Дела из архива организации выдаются работникам структурных подразделений данной организации на срок

Выдача документов из структурного подразделения «или архива организации работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается. Лишь в отдельных случаях, если документы, уже включенные в дело, потребуются в течение года работнику учреждения, фирмы, они могут быть по распоряжению руководителя структурного подразделения вынуты из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место положен лист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ.

Документ № ___ от ___________________, поступивший

по вопросу _________________________

Выдал _______ Получил ___________

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. В этом случае составляется карта-заместитель.

Карта-заместитель помешается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они находятся.

Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем организации.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов учреждений может производиться только органами государственной налоговой инспекции, дознания, предварительного следствия прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации.

Изъятие документов производится в присутствии должностных лиц учреждения, организации, предприятия, фирмы, у которых проводится изъятие, и оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу этой организации.

С разрешения и в присутствии представителей органов, произво­дящих изъятие, соответствующие должностные лица учреждения могут снять копии изымаемых документов с указанием основания и даты их изъятия.

Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т. д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица учреждения могут дооформить эти тома: сделать внутреннюю опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью.

В случае утери или уничтожения документов нормативные акты предусматривают создание руководителем учреждения комиссии по расследованию причин пропажи или уничтожения. Комиссия назначается приказом руководителя. В необходимых случаях к ее работе привлекаются представители следственных органов охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии отражаются в акте, который утверждается руководителем учреждения. Копия акта направляется в вышестоящую организацию.

Организация передачи документов в архив организации. 04.12.2023

Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:

Обязанности члена экспертной комиссии предприятия:

• проверять сохранность документов в подразделениях
• оценивать степень секретности документов
• проверять правильность составления документов
• проводить экспертизу ценности документов
• контролировать исполнение документов

• 1 лица, ед. числа
• 3 л. ед. числа
• 3 л. мн. числа
• 1 л. мн. числа

Сотрудник службы ДОУ доводит до исполнителей содержания соответствующего распоряжения в форме:

• не более 10 дней
• не более 21 дня
• не более 30 дней.

• составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – исполнение – направление в дело
• прием – первоначальная обработка – предварительное рассмотрение – рассмотрение руководителем – исполнение – направление в дело
• составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – отправка
• прием – первоначальная обработка – предварительное рассмотрение – регистрация – рассмотрение руководителем – исполнение – направление в дело
• оформление документа – подписание – регистрация – согласование – утверждение – отправка

«Перечнем» в делопроизводстве называется документ, содержащий … :

• обобщенные сведения по одному вопросу
• систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленных в целях распространения на них определенных норм или требований
• перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке, составленный в целях информирования или регистрации

• Два раза в год
• Один раз в 3 года
• Один раз в 5 лет

• составлен по одному вопросу
• отражает решение нескольких вопросов
• оформлен на бумаге формата А4
• оформлен на бумаге формата А5

Подготовка к архивному хранению переписки предприятия происходит следующим образом:

• переписка хранится от 1 года до 5 лет, затем передается в архив
• переписка хранится от 3 до 5 лет и на архивное хранение не передается
• переписка хранится от 3 до 5 лет, затем передается в архив

• восстановление первоначальных свойств и внешних признаков архивного документа
• отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев
• обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет

Какие дела передаются в архив?

Согласно указанным Правилам, документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся:

• в структурных подразделениях;
• либо в архиве (в случае отсутствия в структурных подразделениях условий для хранения). Выбор такого варианта хранения оформляется решением руководителя организации (уполномоченного им лица).

По истечении сроков хранения после проведения экспертизы ценности (согласно гл. III, IV Правил, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г.) такие документы (с коротким сроком хранения) уничтожаются в порядке, установленном п. 31 Правил, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г.).

Дела постоянного (в т. ч. со сроком хранения «до ликвидации организации», по личному составу) и временных (свыше 10 лет) сроков хранения подлежат полному оформлению и описанию (включению в опись дел, документов) в соответствии с разд. VI Правил, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г. Они передаются на хранение в архив.

Как оформлять дело, которое передается в архив?

Оформление дел на бумажном носителе предусматривает:

• изъятие файлов-вкладышей, скрепок, металлических скоб, стикеров, физически обособленных носителей электронных документов;
• подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);
• нумерацию листов дела;
• составление и подшивку листа-заверителя дела по рекомендуемому образцу, приведенному в приложении № 4 к Правилам, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г., в конце дела;
• составление и подшивку внутренней описи документов дела по рекомендуемому образцу, приведенному в приложении № 5 к Правилам, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г., в начале дела (при необходимости);
• оформление обложки дела по рекомендуемому образцу, приведенному в приложении № 6 к Правилам, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023г.;
• лист использования (при необходимости) по рекомендуемому образцу, приведенному в приложении № 20 к Правилам, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г.

Дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов при толщине корешка не более 4 см.

Документы прошиваются на четыре прокола (на три прокола – для малоформатных дел) в твердую обложку с учетом возможности чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Электронныеархивные документы нужно хранить на физически обособленных носителях и (или) в системе хранения электронных документов (СХЭД).

При подготовке электронных дел составляются документы постоянного или временного (свыше 10 лет) сроков хранения по рекомендуемому образцу, приведенному в приложении № 12 к Правилам, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г.

Аудиовизуальные документы также включаются в архивный фонд.

Более подробно порядок оформления дел прописан в п. 47, 50-75, 132-171 Правил, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г.

Подарок для наших читателей – чек-листы с вариантами законной оптимизации налогообложения на ОСНО и УСН. Больше сорока способов легально снизить налоговую нагрузку от экспертов интернет-бухгалтерии «Моё дело»!

Методы оптимизации налогов

Как законно снизить налоговую нагрузку

Особенности выдачи сторонним организациям документов из архива во временное пользование

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

• его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
• все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Читайте третью часть подробной статьи в этом номере журнала. Мы на примерах объясняем логику заполнения следующих обязательных учетных документов архива организации: список фондов (нужен, если их несколько), лист фонда, реестр описей дел. Вы поймете, как в них отражать различные ситуации: наличие нескольких архивных фондов, смену наименования организации, поступление документов по новым видам сводных описей, а также поступление новых партий документов по следующим годовым разделам ранее заведенных описей дел, получение архивом из подразделений неописанных документов и их последующее упорядочивание с составлением описи силами специалистов архива, переработку ранее полученной описи дел, передачу части документов в архивное учреждение (что актуально для источников комплектования). Мы освещаем наиболее сложные вопросы, в т.ч. и такие, прямых ответов на которые вы не найдете в архивных Правилах 2023 года.

Правила учета дел

Учет документов в архиве организации проводят строго в соответствии с Правилами Минкультуры. Дела разделяют на три вида: постоянного, временного (более 10 лет) хранения и документы по личному составу уволенных работников. Их регистрируют и хранят отдельно друг от друга.

В приложениях к Правилам № 77 есть все образцы обязательной документации, применяемой в архиве: книги учета поступления и выбытия дел, листов-заверителей, описей и их реестров, номенклатуры, а также листов фондов.

Каждое дело получает учетный номер, который облегчает поиск и систематизацию томов. При любом перемещении документа архивариус вносит запись в книгу учета. Раз в год данные придется сверять и составлять акт проверки архивного фонда. Ответственный сотрудник должен выяснить, не были ли утеряны дела и в каком состоянии они находятся.

Как организовать архив с нуля

Прежде чем начать организацию архива, понадобится оборудовать помещение. Оно должно соответствовать условиям Правил №526. Исключение: ИП и коммерческие компании. Для них не обязательно выделять отдельную комнату под бумаги.

Требования к помещению для архива:

• Под архив освобождают отдельное помещение из нескольких комнат. Оно должно находиться в административном корпусе, но не на чердаке или в подвале.
• В хранилище ставят специальное оборудование (стеллажи и шкафы из металла).
• Помещение должно быть темным, сухим, с достаточной вентиляцией и запасным выходом и отвечать всем правилам противопожарной безопасности.
• Доступ к хранилищу ограничивают для обеспечения защиты персональных данных. Это важно, так как штрафы за утечку информации или исчезновение важных дел достаточно высокие.

Дела из архива организации выдаются работникам структурных подразделений данной организации на срок

Дела выдаются из архива для использования:

· сотрудниками структурных подразделений организации (на срок до 10 дней);

· другим организациям во временное пользование (на срок до 3 месяцев);

· для проведения архивных работ с документами(на срок 1 месяц);

· для проведения страхового копирования и специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния дел (на срок 6 месяцев).

Выдачу дел из архива регистрируют в книге выдачи дел из хранилища. Перед передачей проверяют соответствие шифров и заголовков дел на обложках шифрами и заголовками дел в описи. При выдаче и возвращении дел проверяют также нумерацию листов и состояние документов каждого дела. Эти данные заносят в карту — заместитель дела которую на период отсутствия дела ставят на его место.

Состояние дел возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документы. При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов сотрудниками архива составляется акт в двух экземплярах, один из которых представляется руководителю организации, использовавшей дела, для привлечения виновных к ответственности, второй — остается в архиве.

Выдача дел во временное пользование в другие организации оформляются актом, который составляется в двух экземплярах. Один остается в архиве организации, другой выдается получателю. Акт подписывается руководителем организации, передающей дела и руководителем организации-получателя: подписи скрепляются гербовыми печатями организаций.

Направление на страховое копирование, реставрацию, переплет оформляется заказом. Заказ оформляется в архиве организации по форме акта о выдаче дел во временное пользование другой организации. Дела выдаются из хранилища для использования и проведения работ по страховому копированию, реставрации, переплету только в обработанном виде.

Проверка наличия и состояния дел является постоянной плановой работой архива. В ходе этой работы устанавливается фактическое наличие единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке.

Проверку наличия дел постоянного хранения проводят 1 раз в 5 лет, дел по личному составу и дел временного хранения (свыше 10 лет) — не реже, чем 1 раз в 10 лет.

Единовременные проверки наличия и состояния дел проводится в архиве:

· после перемещения дел в другое помещение;

· после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение дел или доступ в хранилища посторонних лиц;

· при смене руководства архива или лица, ответственного за архив;

· при реорганизации или ликвидации организации.

До начала работы по проверке наличия и состояния дел изучают документы предыдущих проверок, проверяется правильность нумерации дел в каждом годовом разделе сводной описи, соответствие нумерации дел итоговым записям в описях и сведениям в листах фондов.

Проверку наличия дел проводят путем сверки описательных статей с описями и элементами описания на обложках дел.

При проверке наличия дел сверяют:

— название фондообразователя и его структурного подразделения;

— количество листов в деле.

Путем визуального просмотра определяют физическое состояние дел — наличие плесени, механических повреждений.

Делать какие-либо пометки в ходе проверки в учетных документах (в том числе в описях) запрещается. Все обнаруженные недостатки вносят в лист проверки и затем в акт проверки. Дела, выданные в структурные подразделения организации, проверяют по книге выдаче дел из хранилища.

При проверке наличия дел следует:

1. соблюдать порядок расположения дел на стеллажах, в коробках и папках;

2. возвращать дела, обнаруженные во время проверки не на своих местах, в соответствующие коробки, папки;

3. составлять картотеку необнаруженных дел;

4. изымать не учтенные по описям дела, которые после проведения проверки могут быть внесены в опись под литерными номерами;

5. изымать и изолировать дела, поврежденные биологическими вредителями.

Проверку наличия и состояния дел проводят штатные сотрудники архива или специально назначенные комиссии. Лист проверки после ее окончания включают в дело фонда.

В конце каждой описи после заверительной надписи делают запись «Проверено», проставляют дату проверки и подпись сотрудника, проводившего проверку. На основании листов проверки составляют акт проверки по каждому фонду отдельно. Акты подписывают сотрудники, проводившие проверку. Акт проверки наличия и состояния дел после утверждения руководителем организации включает в состав дела фонда.

Если проверкой обнаружена недостача дел, организуют розыск дел, который может длиться в течение года.

Документы, подтверждающие отсутствие дел:

· акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;

· акты о выделении документов и дел к уничтожению;

· акты о неисправимых повреждениях дел;

· акты о передаче дел в другие ведомственные архивы и организации.

Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный архив для внесения в контрольные экземпляры описей дел, утверждаемых постоянно действующей экспертной комиссией архивного учреждения.

Согласовано Заместитель Руководителя Росархива В.А.ЕРЕМЧЕНКО 3 января 2002 года | ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

10. Организация документов в делопроизводстве

Основными видами работ в Министерстве, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел в центральном аппарате Министерства.

10.1. Составление номенклатуры дел

10.1.1. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в центральном аппарате Министерства, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также для учета дел временного (до 10 лет) хранения.

10.1.2. Номенклатура дел структурного подразделения Министерства (Приложение N 16) составляется работником структурного подразделения Министерства, ответственным за делопроизводство, согласовывается с Административно — контрольным департаментом и подписывается руководителем структурного подразделения.

При составлении номенклатуры дел структурные подразделения Министерства руководствуются Положением о Министерстве труда и социального развития Российской Федерации, положением о структурном подразделении, штатным расписанием структурного подразделения, планами и отчетами о проделанной работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.

Разработка номенклатур дел в структурных подразделениях Министерства проводится не позднее декабря текущего года. Методическую помощь структурным подразделениям Министерства в составлении номенклатур дел оказывает Центральный объединенный ведомственный архив Министерства (далее — архив Министерства).

Вновь созданное структурное подразделение Министерства обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в Административно — контрольный департамент на согласование.

10.1.3. Сводная номенклатура дел составляется Общим отделом на основе номенклатур дел структурных подразделений Министерства. Сводная номенклатура дел Министерства согласовывается с Центральной экспертной комиссией Министерства (ЦЭК), Экспертной проверочной комиссией (ЭПК) Государственного архива Российской Федерации и утверждается Министром. Согласовывается сводная номенклатура дел с ГАРФ не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в Министерстве (Приложение N 18).

10.1.4. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения Министерства получают от Административно — контрольного департамента выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

10.1.5. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

10.1.6. Сводная номенклатура дел Министерства составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры центрального аппарата Министерства.

10.1.7. Разделы в сводной номенклатуре дел центрального аппарата Министерства соответствуют названиям структурных подразделений Министерства и располагаются в соответствии с утвержденной структурой центрального аппарата Министерства.

10.1.8. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы и вопросы деятельности центрального аппарата Министерства, справочные и контрольные картотеки.

10.1.9. В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов с пометкой «Для служебного пользования».

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

10.1.10. Графы номенклатуры дел в центральном аппарате Министерства и структурных подразделениях Министерства заполняются следующим образом:

в графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в центральном аппарате Министерства цифрового обозначения структурного подразделения Министерства, его отдела и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах отдела структурного подразделения Министерства. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например, условное обозначение Департамента комплексного анализа, прогнозирования и мониторинга — 5. Если добавить условное обозначение отдела комплексных социальных программ — 1 и порядковый номер дела по номенклатуре дел — 01 (дела в каждом отделе начинаются с порядкового номера 01), то индекс дела будет обозначен 5.1.-01;

в графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела для всех томов и заголовки повторяются.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

название вида дела (переписка, документы к заседаниям коллегии и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

наименование Министерства или структурного подразделения Министерства;

наименование организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа), и деятельность организации;

дата (год), к которым относятся документы дела;

в конце заголовка дела указывается копийность или подлинность документов, находящихся в этом деле. Если в деле подшита копия, то местонахождение подлинника обязательно должно быть указано в графе 5 «Примечание».

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например: «Документы о проведении семинаров по охране труда (планы, списки, доклады)».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например: «Переписка с департаментами федеральной государственной службы занятости по субъектам Российской Федерации по вопросам занятости населения».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например: «Годовые отчеты Минтруда России по финансовой деятельности».

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно — распорядительную документацию;

графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года;

в графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей согласно «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2000 г.);

в графе 5 «Примечание» указываются названия «Перечней», использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 1997 г.), о выделении дел к уничтожению, о работниках Министерства, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.

10.1.11. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, формируются не предусмотренные по номенклатуре дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждой номенклатуре оставляются резервные номера.

10.1.12. По окончании календарного года работником структурного подразделения Министерства, ответственным за делопроизводство, составляется итоговая запись (Приложение N 17) о категориях и количестве заведенных дел. Отдельно подсчитывается количество дел постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) и временного хранения (до 10 лет). Сведения, содержащиеся в итоговой записи, в обязательном порядке сообщаются в Общий отдел, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего итоговую запись, его подпись и расшифровка подписи.

10.2. Формирование и оформление дел в структурных подразделениях Министерства

10.2.1. Законченные делопроизводством документы формируются в дела.

Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

10.2.2. Дела Министерства формируются в структурных подразделениях Министерства. Формированием дел занимаются работники структурных подразделений Министерства, ответственные за делопроизводство.

10.2.3. Полностью исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем работнику структурного подразделения Министерства, ответственному за делопроизводство, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель. На документе проставляются отметки «В Дело N ___», дата, подпись исполнителя, расшифровка подписи.

10.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии большего количества листов дела подразделяются на тома.

10.2.5. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно — логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные нормативными правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными актами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Документы в каждом личном деле располагаются в определенной последовательности и подлежат особому учету. Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. N 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации, в порядке назначения на государственные должности федеральной государственной службы».

Лицевые счета работников Министерства группируются в самостоятельные дела и располагаются в них строго в порядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам деятельности Министерства и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ — ответ помещается за документом — запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса предыдущего года.

10.2.6. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (в том числе лицевые счета). Полное оформление дела обязательно предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение N 20); нумерацию листов в деле; составление листа — заверителя дела (Приложение N 21); составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (Приложение N 22); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизит обложки дела.

Особое внимание уделяется брошюрованию дел. Дела подшиваются прочной ниткой в твердую обложку в 4 прокола. Переплет дела проводится в обязательном порядке.

10.2.7. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт.

10.2.8. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе — заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: «Срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел структурного подразделения после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне типовых управленческих документов.

На делах постоянного срока хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Министерства.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива, федерального органа исполнительной власти по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций, наименование структурного подразделения Министерства.

При проверке дел, по окончании года, в реквизитах на обложках дел постоянного и долговременного (10 и выше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в деле в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

10.2.9. Для учета документов, определенных категорий постоянного и долговременного сроков (10 и выше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, лицевые счета и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется настоящей Инструкцией. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (Приложение N 22) и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Дела временного (до 10 лет) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

10.2.10. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях Министерства осуществляется Административно — контрольным департаментом. Методическую помощь структурным подразделениям оказывает архив Министерства.

10.3. Организация оперативного хранения документов в структурных подразделениях Министерства

10.3.1. Поступившие в Министерство федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации после проведения с ними необходимых управленческих действий в соответствии с указаниями руководства Министерства передаются Административно — контрольным департаментом для хранения в Правовой департамент.

Копии этих документов, а также документов, направленных в федеральные органы государственной власти, подлинные экземпляры приказов, инструкций, разъяснений, писем и телеграмм, копии протоколов и выписки из протоколов заседаний Правительства Российской Федерации и его Президиума, правительственных комиссий, подлинные протоколы заседаний коллегии и совещаний Министерства хранятся в Административно — контрольном департаменте.

Все остальные документы хранятся непосредственно в структурных подразделениях Министерства.

10.3.2. Выдача дел, формируемых в Административно — контрольном департаменте, не допускается. При необходимости отдельный документ может быть изъят из дела для копирования с разрешения руководства Административно — контрольного департамента.

10.4. Порядок хранения дел (документов) в структурных подразделениях Министерства

10.4.1. С момента заведения и до передачи в архив Министерства дела хранятся по месту их формирования, в структурных подразделениях Министерства.

10.4.2. Руководители структурных подразделений Министерства и работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, несут персональную ответственность за хранение документов.

10.4.3. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этих целей помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, для обеспечения их сохранности и предохранения документов от пыли и воздействия солнечного света.

10.4.4. В целях повышения оперативного поиска документов все дела хранятся в шкафах в вертикальном положении, в каждом шкафу должна быть копия (или выписка) номенклатуры дел, хранящихся в этом шкафу; на корешках обложек (папок) должны быть указаны цифровые обозначения дел.

10.4.5. Работники структурных подразделений Министерства хранят у себя только документы, находящиеся на исполнении.

10.4.6. Завершенные дела постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) сроков хранения и по личному составу находятся по месту их формирования, в структурных подразделениях Министерства, в течение двух лет и только по истечении этого срока сдаются по описям в архив Министерства.

Завершенные дела временного (до 10 лет) срока хранения остаются в структурных подразделениях Министерства для справочной работы. По истечении сроков хранения дел работник структурного подразделения Министерства, ответственный за делопроизводство, составляет акт о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения, который согласовывается с ЦЭК Министерства.

10.4.7. Дела, документы, из текущего архива структурного подразделения Министерства могут выдаваться во временное пользование работником структурного подразделения, ответственным за делопроизводство, работникам Министерства только под расписку, на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дела, документы должны быть возвращены на место их хранения в текущий архив структурного подразделения Министерства. Без ведома работника структурного подразделения Министерства, ответственного за делопроизводство, запрещается брать дела, документы из текущего архива структурного подразделения Министерства.

10.4.8. Изъятие документов из дел постоянного хранения из текущего архива структурного подразделения Министерства допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства Министерства с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника документа.