Адаптация работников: в процессе адаптации или введения в должность происходит приспосабливание нового работника к условиям и требованиям рабочего места и его окружения. И в этот начальный период, длительность которого четко не установлена, очень важно предотвратить конфликтные ситуации в дальнейшем, позволить работникам эффективно взаимодействовать с другими подразделениями при обеспечении безопасности, более ответственно подходить к вопросам сохранности собственности работодателя.
Для этого необходимо изначально разъяснить работнику (желательно под роспись) общие требования безопасности (пожарной, экологической, физической, информационной, технической) и охраны труда. Затем довести до сведения сотрудника необходимые элементы обеспечения порядка и безопасности, изложенные в локальных нормативных актах [11; c. 62].
Сотрудник не может считаться полностью адаптированным, во-первых, если он не знает процедуру безопасности в компании, во-вторых, не несет ответственности за нарушение этих правил. А ответственность возможна лишь тогда, когда под правилами стоит подпись работника.
1) Система регламентирующих документов. Еще на заключительном собеседовании кандидат информируется о правилах внутреннего распорядка, проводится инструктаж о действиях в чрезвычайных ситуациях и ознакомление со списком сведений, представляющих коммерческую тайну и не подлежащих разглашению третьим лицам.
Система регламентирующих документов направлена на контроль поведения работника в рамках трудовых отношений. Регламентация поведения работника осуществляется посредством документально оформленной системы ограничения прав работника и установления его обязанностей. К таким документам относятся: режимы, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), трудовой договор, договор о неразглашении коммерческой тайны и другие документы.
В каждой организации, желающей минимизировать риски и угрозы связанные с персоналом, должна быть грамотно разработана система регламентирующих документов. Только в этом случае становится возможной защита собственности работодателя от угроз, связанных с трудовой деятельностью и интеллектуальным ресурсом персонала.
Одним из основных документов с точки зрения кадровой безопасности является трудовой договор. Составление его должно проводиться с учетом:
а) юридической безопасности при конфликтном увольнении из организации;
б) юридической безопасности в случае несоблюдения дисциплины работником;
в) возмещение возможно нанесенного ущерба.
С помощью ПВТР возможно предотвращение угроз, возникающих при нарушении работником правил, которые невозможно прописать в должностных инструкциях и трудовом договоре, как юридических документах. С помощью системы поддерживающих документов возможно юридически безупречно прописать даже обязательство сотрудника о неразглашении конфиденциальной информации после увольнения, а так же доказать в суде сам факт передачи сотрудником данной информации. Юридически грамотное составление регламентирующей документации имеет в отношении персонала с точки зрения кадровой безопасности три важных аспекта:
Адаптация персонала: 8 советов + чеклист
а) образовательный — работник узнает правила поведения в данной организации, а также узнает то, что какое-либо действие наносит вред компании;
б) профилактический, здесь речь идет об эффекте ожидания санкций (работник, осознанно оставивший свою подпись где-либо, понимает последствия (юридические или нет — не важно) и ожидает их;
в) этический — соблюдение этики отношений “работник-работодатель”, например, сотрудник, замеченный в халатном обращении с тайной предприятия, вряд ли получит хорошие рекомендации и его карьера будет под вопросом, этого он должен опасаться [22, c. 53].
2) Аттестация сотрудников. Аттестация так же является инструментом контроля, разрабатываемым обязательно индивидуально, если хотим, что бы она была эффективна с точки зрения минимизации рисков и угроз для предприятия, связанных с персоналом.
Любая аттестация должна включать:
— проверку профессиональных знаний;
— проверку профессиональных навыков;
— тестирование на лояльность;
— заполнение форм об учетных данных;
— оценку доверия к служащему.
Аттестация работника является инструментом дополнительного стимулирования работника, демонстрацией определенной заинтересованности организации в профессиональном росте сотрудника, то есть — мотивации его работы.
При аттестации, с точки зрения минимизации рисков и угроз, связанных с персоналом, обязательно должны оцениваться:
а) степень концентрации полномочий. Работник, сконцентрировавший власть формальную и неформальную в своих руках оценивается как потенциально опасный для эффективности доведения управленческих решений до рядового персонала организации и с точки зрения концентрации и выдачи конкурентам конфиденциальной информации;
б) анализ досье. Досье с течением времени может претерпевать различные изменения и становиться неадекватным в случае повышения статуса работника.
в) любые сигналы о нечестности;
г) неформальные отзывы подчиненных;
д) соответствие образа жизни реальной заработной плате;
е) пристрастия к азартным играм, наркотикам, алкоголю;
ж) принадлежность к сектам, криминальным группировкам.
Работники, негативно проявившиеся по одному или нескольким из перечисленных пунктов, считаются входящими в группу риска. Стоит задуматься, при передачи им конфиденциальной информации или финансовой ответственности.
3) Лояльность персонала. Лояльность — это то, насколько нужным ощущает себя работник для компании, как он относится к работодателю, и как он относится к активам компании.
Лояльные сотрудники используют все свои силы, возможности и знания для того, чтобы достигнуть максимального результата в рамках деятельности компании. При наличии лояльных сотрудников можно рассчитывать на проявление инициативы, на инновационные предложения, с помощью которых ранее проблемные вопросы становятся решаемыми. Сохранность секретной информации, терпимость к издержкам организации деятельности, соблюдение дисциплины, готовность к обучению и развитию — все это для лояльных работников следствие не страхов потери места работы, денег, наказания, а следствие верности компании и ощущения единства.
Определить уровень лояльности сотрудника, установить, что именно сможет его мотивировать и способствовать формированию лояльного отношения к компании значительно легче, чем прогнозировать, как именно поступит нелояльный сотрудник [24; c. 50].
Можно сказать, что не лоялен компании работник, который:
— не работает эффективно;
— не хочет работать на данном предприятии в течение длительного срока;
— не относится бережно к активам организации.
Лояльным сотрудник будет тогда, когда интересы фирмы совпадают с интересами сотрудника [12; c. 66]. Работник будет лояльным тогда, когда сознательно принимает руководителей, политику и стратегию фирмы, условия труда в целом, коллег, свое рабочее место. Тогда, когда он сознательно не принимает воровство и конкурентов.
Соответственно управление лояльностью возможно путем обеспечения всех перечисленных пунктов, по отношению к потребностям человека и влиянию его социального окружения.
Важнейшим методом, инструментом усиления лояльности является мотивация. Система мотивации в отношении персонала это некий баланс прав и ограничений, дающий в случае адекватной, грамотной разработки лояльный персонал.
Система управления лояльностью коллектива невозможна без периодического отслеживания динамики его развития. Отслеживание лояльности может производиться с помощью таких инструментов как:
— анонимные опросы сотрудников,
— оценка уровня лояльности сотрудника к организации,
— получение информации из неформальных источников.
Таким образом, система управления по снижению адаптационных рисков персонала позволяет руководству фирмы с помощью системы поддерживающих документов юридически оградить себя от угроз, связанных с персоналом. С помощью аттестации — выявить на ранних стадиях кандидатов относящихся к группе риска. С помощью системы мотивационных мер развить у кандидата чувство приверженности к организации, а значит, и обезопасить себя от нелояльного персонала.
Такая система управления способна уберечь компанию от потенциально негативных последствий правового характера. С помощью аттестации персонала, как необходимого инструмента, поскольку сотрудник в процессе работы меняется и не всегда в лучшую сторону.
Аттестация позволяет на ранних стадиях выявить персонал, относящийся к группам риска и, в случае изменения стратегии развития организации, получить адекватное для безопасности организации планирование персонала как направление деятельности HR-менеджера. С помощью определения уровня лояльности персонала. Верный и лояльный персонал не создает угроз компании, потому что он заинтересован в своей безопасности [20, c. 41]. Если же такая система безопасности не выстроена, то предприятие начинает терпеть потери, а как следствие, в конечном счете, может обанкротится.
УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВЫМИ РИСКАМИ В ПРОЦЕССЕ АДАПТАЦИИ НОВЫХ СОТРУДНИКОВ Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»
i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.
Область наук
Ключевые слова
кадровые риски / адаптация сотрудников / организация / коллектив / personnel risks / employee adaptation / organization / team
Зачем помогать сотрудникам в адаптации
Адаптация — это естественный механизм человеческой психики, который происходит самостоятельно. Однако с грамотной помощью извне процесс проходит быстрее и менее болезненно.
Если у новичка есть грамотный наставник, снижается риск того, что специалист не выдержит непривычных условий и уволится сразу после окончания испытательного срока. Очередной уход не справившегося с обязанностями или растерявшегося нового сотрудника — это время, финансы и другие ресурсы компании, потраченные впустую.
Правильная адаптация в организации поможет повысить лояльность «свеженанятого» специалиста — он захочет расти карьерно и финансово и приносить максимум пользы.
Основные проблемы новых сотрудников
Почти все сотрудники испытывают на новом месте одни и те же проблемы. В первую очередь они страдают из-за психологического дискомфорта от требований даже очень лояльного руководства (просто за счет того, что они им в новинку), боятся проявлять себя и привлекать лишнее внимание. Новички часто ощущают себя не на своем месте, из-за чего дистанцируются от коллег, а иногда даже задумываются об уходе еще до окончания испытательного срока.
Среди наиболее частых проблем новых сотрудников можно выделить:
- недостаток навыков самоорганизации;
- слабый уровень адаптации к новой среде;
- стеснение при общении с коллегами и руководителями;
- отсутствие практических навыков или недостаточный уровень компетентности.
Затруднять процесс адаптации могут и субъективные переживания:
- неуверенность в собственных силах;
- боязнь допустить простую ошибку, показаться коллегам непрофессионалом;
- страх не понравиться руководству или другим сотрудникам, стать изгоем в коллективе;
- опасение потерять работу, грубо нарушить правила компании;
- нежелание сближаться с командой, эмоциональная отстраненность.
Как оценить адаптацию персонала
Оценка адаптации персонала должна быть объективной и непредвзятой. Для достижения наилучшего результата рекомендовано использовать таблицу, в которой возможно будет провести параллель между сотрудниками и их успехами. В дальнейшем эту же таблицу возможно использовать не только при введении нового эксперта в коллектив, но и повышении. А чтобы правильно всё сделать, следует опираться на несколько потенциально важных критериев.
- оценка по 10-ти и 20-балльной шкале — решение, позволяющее грамотно провести оценку, особенно, в сравнении с 5-балльной системой оценивания;
- разбивка на важные и второстепенные моменты — принципиальный аспект, с которым каждый эйчар получает возможность выбрать из всего многообразия проблем наиболее весомые (проработав их досконально, можно будет обеспечить наилучший исход событий);
- проведение исследования при введении специалиста в работу и спустя время — через 1, 3, 6+ месяцев. Этого времени вполне достаточно для полной адаптации.
Какие виды адаптации персонала существуют
Выделяют несколько типов классификаций адаптации работников:
С учётом опыта нового сотрудника адаптация может быть:
- первичной. Человек только получил диплом, ещё нигде и никогда не работал;
- вторичной. Сотрудник имеет стаж трудовой деятельности. У него есть определенные представления о том, что и как ему предстоит делать.
Но приведённая выше классификация я не принимает в расчёт реалии, предлагаемые новому работнику. С учётом этого фактора выделяют следующие виды адаптации персонала:
- профессиональная. Работодателю предстоит проверить имеющиеся у сотрудника компетенции, дать ему знания, необходимые для работы;
- производственная. Работник узнаёт, с каким оборудованием ему предстоит работать. Обязательно проводятся инструктажи по ОТ и ТБ;
- социальная. Не менее важно стать частью коллектива, влиться в него;
- финансовая. Смена компании-работодателя или даже должности в большинстве случаев сопряжена с изменением доходов. Где-то приходится корректировать и расходы, например, приходится делать пересадку с метро на автобус. Либо в новой компании больше платят, но не предусмотрена компенсация обедов;
- психофизиологическая. Например, на работу необходимо теперь приезжать на час раньше. Из-за этого меняется режим сна и отдыха. В новой компании могут быть и иные требования к внешнему виду.
Адаптация новых сотрудников: как ускорить
Найм сотрудника – длительная и сложная процедура. Работник еще не приступил к своим обязанностям, а в него уже вложены финансовые и временные ресурсы. Любой работодатель заинтересован в том, чтобы адаптация новых сотрудников проходила как можно быстрее. Что для этого можно предпринять:
1. Разработать план адаптации
Это пособие для кадровой службы и руководителя новичка, где поэтапно отражены мероприятия по введению сотрудника в курс дела. Сюда можно включить:
- Ознакомительную экскурсию. Не стоит пренебрегать этим, часто сотрудник стесняется спросить, где находится столовая или комната отдыха.
- Внутренние правила и нормы: режим труда и отдыха, правила пользования мобильным телефоном в рабочее время, график совещаний и мероприятий по тимбилдингу, принятый в компании дресс-код.
- Прием сотрудника на работу: подписание трудового договора, выпуск приказа о приеме на работу, запись в трудовой книжке.
- Знакомство сотрудника с тем, как происходит обмен информацией в компании: через мессенджеры, почту или с помощью CRM-системы, а также выдача логина и пароля от корпоративной почты.
Любая компания развивается, вместе с ней меняются и регламенты, поэтому план нужно периодически актуализировать: убирать лишнее и дополнять новой информацией.
2. Провести обучение или тренинг
Это могут быть мероприятия, разработанные для обучения новых сотрудников или общие занятия для всех работников. Они могут быть индивидуальными или групповыми, например, готовый вводный видео-курс в корпоративной системе обучения.
3. Прикрепить наставника
Именно наставнику новый сотрудник может задать любые вопросы по организации работы, коммуникации с другими отделами и прочим важным нюансам.
Бесплатные инструменты для предпринимателя
Скачайте бесплатно шаблоны финансовых отчетов, калькуляторы скидок, пошаговые инструкции и методички от экспертов ПланФакта и зарабатывайте больше.
Получить Скачано
>15 000 раз
4. Наладить общение с непосредственным руководителем
Новичок должен получать обратную связь от своего начальника. Возможно, на это стоит выделить специальное время, когда можно будет задать все вопросы и получить отзыв о своей работе. Руководителю важно обратить внимание на признаки дезадаптации в поведении сотрудника:
- снижение работоспособности в течение последнего времени;
- плохие отношения с коллективом;
- пренебрежение нормами корпоративной культуры;
- нарушения дисциплины;
- зависимость от наставника или руководителя;
- снижение мотивации.
5. Включить новичка в жизнь коллектива
Нужно обязательно представить сотрудника коллективу, рассказать, что будет входить в его обязанности, по каким вопросам к нему можно будет обращаться. Если организация большая, лучше продублировать эту информацию в рассылке по электронной почте.
Также для этого подходят мероприятия по тимбилдингу. Новичок может проявить себя в спортивных состязаниях или творческих проектах. Не все готовы сразу активно включаться в корпоративную жизнь, но если человек проявляет инициативу – нужно дать ему эту возможность.
Анна Леонова, сотрудник отдела мотивации и адаптации персонала ICL Services:
«Новая работа – это всегда стресс, будь ты senior-специалистом или стажером. Новый коллектив, офис, обязанности или процессы – все это потенциальный риск, что новичку не понравится, и он уйдет в другую компанию. Именно поэтому организации делают все возможное, чтобы свести эти риски к минимуму.
В ICL Services адаптация новых сотрудников отработана до мелочей. Мы понимаем, что, чем меньше времени новичок потратит на вход в должность, тем быстрее и эффективнее начнет работать и приносить пользу бизнесу.
Первое, что видит новый сотрудник после HR в компании – это его наставник. Программа наставничества длится 3 месяца и помогает социализироваться в коллективе. Рядом всегда есть тот, кто подскажет: как пользоваться внутренним порталом, как подать заявку на тренинг, к кому обратиться по рабочему вопросу или где находится столовая. ICL Services получила за эту программу престижную премию IT HR Awards.
Портал изучен, набор новичка на столе, оборудование получено, и вот первое письмо приходит на почту. В нем сотрудник видит, что его ждали на новом месте. Кстати, всем коллегам тоже приходит рассылка с фотографией новичка, чтобы понимать, в какой команде он работает.
Вводный тренинг рассказывает о работе всех отделов компании, о социальной ответственности, процессах и проектах. Сюда приходят руководители отделов и топы, чтобы вживую рассказать о миссии компании, что тут и зачем. Проводят такой тренинг по мере набора группы.
Чтобы легче понять неофициальные правила поведения в open space, компания разработала комикс, где объясняет, что хорошо, а что не очень.
Также у нас есть электронный курс адаптации. В нем сотрудник видит какие тренинги он должен пройти и какую информацию изучить, чтобы работа стала понятнее и проще.
После испытательного срока сотрудник проходит оценку «360», которая призвана оценить его успехи за этот период. Оценивает сотрудника его руководитель, коллеги, с которыми довелось поработать, и, конечно, он сам.
Всегда нужно помнить, что в найме и адаптации участвуют две стороны. И новичок тоже оценивает компанию, когда сюда приходит. И если он не смог адаптироваться, это вопрос к компании»
Резюмируем
Адаптацию нельзя рассматривать как процесс обучения новой работе. Она предполагает погружение сотрудника в новую среду, понимание им правил поведения, взаимодействие в коллективе, принятие корпоративных норм, установку отношений с коллегами и партнерами.
Процесс адаптации обоюдный: организация оценивает сотрудника, а сотрудник – организацию. На поиски подходящего специалиста, особенно высококвалифицированного, тратится много времени, поэтому каждый работодатель заинтересован в том, чтобы сотрудник как можно быстрее начал работать с максимальной эффективностью и приносить пользу.
Адаптация новых сотрудников может идти по-разному: где-то новичка бросают в гущу событий, надеясь, что он разберется сам; где-то относятся бережно, чтобы стресс, который испытывает сотрудник, был минимальным.
Важно понимать, что длительность адаптации не совпадает с длительностью испытательного срока, она может занимать до четырех месяцев и более. Ускорить ее поможет разработанный план адаптации, прикрепление наставника, система тренингов и корпоративного обучения.
Задачи адаптации персонала в организации
Адаптация к рабочей среде
Одной из основных задач является помощь новым сотрудникам в освоении рабочей среды. Это включает в себя знакомство с рабочим местом, используемыми технологиями, внутренними процессами компании. Адаптация к рабочей среде также подразумевает понимание рабочего распорядка, системы отчетности, управленческой структуры организации. Важно, чтобы сотрудники чувствовали себя уверенно в новой рабочей обстановке, что способствует более быстрому достижению высокого уровня производительности.
Адаптация к корпоративной культуре
Вхождение в корпоративную культуру – это процесс интеграции новых сотрудников в социальную и культурную среду организации. Задача заключается в том, чтобы помочь новичкам понять ценности компании. Это включает в себя ознакомление с корпоративным этикетом, стилем общения, методами принятия решений, подходами к решению конфликтов. Понимание корпоративной культуры критически важно для создания сплоченного коллектива, поддержания позитивной рабочей атмосферы.
Адаптация к должностным обязанностям
Адаптация к должностным обязанностям означает помощь новым сотрудникам в понимании и успешном выполнении своих профессиональных задач. Это включает подробное ознакомление с рабочими функциями, ожидаемыми результатами, стандартами качества, приоритетами проектов. В рамках этой задачи особое внимание уделяется развитию необходимых навыков, проведению практических занятий, а также предоставлению обратной связи о выполнении работы. Эффективное выполнение должностных обязанностей способствует повышению профессиональной компетентности сотрудников, обеспечивает их вклад в достижение целей организации.
Условия успешной адаптации персонала
Поддержка руководства
Лидеры и менеджеры должны проявлять заинтересованность в успешной интеграции новых сотрудников, обеспечивая необходимые ресурсы, поддержку, направление. Важно, чтобы руководители уделяли время на личные встречи с новичками, обсуждали их ожидания, цели, возможные проблемы. Также значимым является их участие в разработке и реализации программ интеграции в рабочую среду, что демонстрирует приверженность компании успеху каждого сотрудника.
Обучение и развитие
Обучение и развитие играют ключевую роль в процессе работы. Новым сотрудникам необходим доступ к обучающим материалам, курсам, семинарам, тренингам, которые помогут им развить необходимые навыки для выполнения своих обязанностей. Важно предоставлять обучение, соответствующее как текущим потребностям сотрудников, так и долгосрочным целям организации. Эффективные программы обучения способствуют профессиональному росту сотрудников, их личной мотивации к труду, уровень удовлетворенности работой.
Систематический мониторинг
Систематический мониторинг и оценка процесса интеграции в команду являются необходимыми для определения эффективности программы интеграции, а также для выявления областей улучшения. Регулярный сбор обратной связи от новых сотрудников, коллег, руководителей помогает понять, насколько хорошо работает процесс, а также позволит выявить потенциальные проблемы. Анализ данных о производительности, удовлетворенности работой, уровне удержания персонала также предоставляет ценную информацию для корректировки программ для персонала.
