В современном деловом мире управление программой аудита играет важную роль в обеспечении эффективности и надежности работы любой организации. Ответственное за управление программой аудита лицо должно уметь эффективно руководить и контролировать все аспекты аудиторской деятельности, обеспечивая соблюдение стандартов, устранение ошибок и минимизацию рисков.
Если вы являетесь ответственным за управление программой аудита, то знание ключевых шагов и практик, которые помогут вам успешно выполнить эту роль, необходимо. В этой статье мы рассмотрим пять ключевых шагов, которые помогут вам эффективно управлять программой аудита.
Первый и самый важный шаг — разработка стратегии аудита. Вам следует определить цели и задачи, охват и частоту аудитов, а также учесть особенности и потребности вашей организации. Определите ресурсы, которые вам понадобятся для достижения поставленных целей, и разработайте план действий.
Второй шаг – формирование квалифицированной команды аудиторов. Ответственность за подготовку и профессиональное развитие команды лежит на ваших плечах. Обеспечьте, чтобы все аудиторы были профессионалами своего дела и смогли достичь максимальных результатов в своей работе. Уделите внимание обучению, сертификации и постоянному совершенствованию.
Важность аудита программы: основные шаги
- Установление целей аудита: Цели аудита служат основой для всего процесса. Они позволяют определить ожидаемые результаты и охват аудита. Цели должны быть ясно сформулированы и согласованы со всеми заинтересованными сторонами.
- Планирование аудита: Планирование аудита включает определение методологии аудита, составление расписания и ресурсов, а также выбор участников и провайдеров услуг. План аудита помогает структурировать процесс и обеспечить его эффективность.
- Проведение аудита: Основная часть аудита, включающая сбор и анализ данных, проверку выполнения требований и процессов, а также оценку соответствия стандартам. Важно обеспечить объективность и независимость аудита, а также вовремя реагировать на выявленные нарушения или проблемы.
- Составление отчета: После проведения аудита необходимо подготовить письменный отчет, в котором отразить результаты аудита, обнаруженные проблемы и рекомендации по их устранению. Отчет должен быть доступен и понятен для всех заинтересованных сторон.
- Мониторинг и улучшение: После завершения аудита необходимо мониторить реализацию рекомендаций и результатов аудита, а также вносить улучшения в процессы и системы управления. Это позволит обеспечить постоянное соответствие стандартам и требованиям.
Правильное управление программой аудита помогает обеспечить эффективность и эффективность в управлении проектам, а также повысить уровень доверия со стороны заинтересованных сторон.
Основные задачи системы управления охраной труда | ТехноПрогресс
Ответственность за программу аудита, ресурсы и процедуры
Ответственность за управление программой аудита возлагают на одно или нескольких лиц, имеющих общее представление о принципах аудита, компетентности аудитора и применении методов аудита. Эти лица также должны обладать навыками менеджмента, техническими и экономическими знаниями в той области, которая будет проверяться.
Ответственные за управление программой аудита должны:
а) определять цели и объем программы аудита;
б) определять ответственность и процедуры, а также гарантировать обеспечение необходимыми ресурсами;
в) внедрять программу аудита;
г) вести записи по программе аудита;
д) осуществлять мониторинг, анализ и улучшение программы аудита.
Ресурсы для программы аудита
При определении ресурсов для программы аудита необходимо учитывать:
а) финансовые ресурсы для развития, внедрения, управления и улучшения деятельности по аудиту;
б) методы проведения аудитов;
в) процессы по достижению и поддержанию компетентности и улучшению деятельности аудиторов;
г) наличие аудиторов и технических экспертов, обладающих компетентностью, требуемой для достижения конкретных целей программы аудита;
д) объем программы аудита;
е) время в пути аудиторов, обустройство и другие потребности для проведения аудита.
Процедуры программы аудита
Процедуры программы аудита включают в себя:
а) планирование и составление планов-графиков аудитов;
б) обеспечение компетентности аудиторов и руководителей групп по аудиту;
в) подбор соответствующих аудиторских групп и распределение ролей и ответственности;
г) проведение аудитов;
д) выполнение действий по результатам аудита, если требуется;
е) поддержание записей по программе аудита;
ж) мониторинг показателей результативности программы аудита;
и) отчетность перед высшим руководством по всей проделанной работе по программе аудита.
Формирование аудиторской группы
Если аудит признан осуществимым, должна быть подобрана аудиторская группа с учетом требуемой компетентности для достижения целей аудита. При наличии только одного аудитора последний должен выполнять все предусмотренные обязанности руководителя аудиторской группы.
Руководитель программы аудиторов назначает руководителя группы аудиторов (ведущего аудитора), владеющего соответствующими навыками и знаниями, необходимыми для достижения целей аудита. Группа аудиторов состоит из ведущего аудитора, аудиторов, аудиторов-стажеров и технических экспертов. Руководитель аудиторской проверки должен убедиться, что участники аудиторской группы обладают соответствующими навыками, профессиональной компетентностью, полномочиями и временем, необходимыми для выполнения задания по аудиту в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и профессиональными стандартами. Под соответствующими навыками и профессиональной компетентностью подразумевается:
а) понимание задания по аудиту и практический опыт выполнения аналогичных по характеру и сложности заданий, приобретенный посредством обучения и предыдущей работы;
б) знание и понимание нормативных правовых актов Российской Федерации и профессиональных стандартов;
в) знания в области информационных технологий;
г) знание отраслей, в которых функционирует клиент;
д) способность формировать профессиональное суждение;
е) понимание принципов и процедур контроля качества, установленных в аудиторской организации.
Должностные инструкции внутренних аудиторов. Порядок их разработки и утверждения
Должностная инструкция является основным организационно-правовым документом, определяющим задачи, функции, обязанности, права, ответственность работников и предъявляемые к ним квалификационные требования.
Разработка и практическое использование должностных инструкций направлены на совершенствование нормативно-правовой базы трудовой деятельности, повышение ответственности кадров за результаты своей работы, обеспечение большей объективности при аттестации работников, их поощрении и наложении на них дисциплинарных взыскании.
Должностная инструкция состоящая по каждой штатной должности, носит обезличенны»! характер и объявляется работнику под расписку при заключении трудового контракта (договора), в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.
В должностной инструкции указывают наименование организации, конкретной должности, реквизиты согласования и утверждения (Приложение 1).
Должностная инструкция состоит из четырех основных разделов:
- o общие положения:
- o обязанности;
- o прав;
- o ответственность.
В разделе «Общие положения» указывают:
- o уровень образования и дополнительной профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей;
- o требования к стажу работы по специальности;
- o основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний и профессиональных навыков, а также знаний нормативных правовых документов, методических материалов, методов и средств, применяемых при выполнении должностных обязанностей;
- o основополагающие организационно-правовые документы, на основании которых работник осуществляет служебную деятельность и реализует своп полномочия;
- o перечень структурных подразделении и (или) отдельных должностей работников, непосредственно подчиненных ему по службе (если таковые имеются);
- o порядок замещения работника и исполнения должностных обязанностей в случае его временного отсутствия.
В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус работника и условия его деятельности.
В разделе «Должностные обязанности» указывают обязанности работника с учетом задач и функций внутреннего аудитора с подробным изложением основных направлений его трудовой деятельности.
Обязанностями внутреннего аудитора являются:
- o квалифицированно и качественно проводить внутренние аудиторские проверки;
- o выявлять внутренние резервы предприятия и определять пути их эффективного использования;
- o проверять состояние сохранности имущества и расследовать факты хищений собственности учредителем организации, а также нарушений требований законодательных и нормативных актов, внутренних документов, должностных инструкций и иные. В разделе «Права» приводят перечень прав внутреннего аудитора. Допускается конкретизировать те или иные права с учетом специфики выполняемых функций:
- o организовывать системный контроль деятельности структурных подразделений организации;
- o получать от ответственных работников объяснения по вопросам, возникающим в ходе проведения ревизий и аудита;
- o давать обязательные к исполнению указания персоналу по приведению отчетной документации в соответствие с внутренними документами и законодательством, по исправлению ошибок и неточностей, принятию мер в связи с выявленными недостатками;
- o составлять отчеты внутреннего аудитора
В разделе «Ответственность» указывают меру ответственности работника за несоблюдение трудовых обязанностей. В раздел могут быть включены другие пункты, уточняющие и конкретизирующие ответственность работника.
Ответственность внутренних аудиторов предполагает выполнять свою работу лишь в пределах своих возможностей и профессиональной компетентности. Кроме того, аудитор не должен нести ответственность за корректировку обнаруженных им отклонений, так как не будет объективен последующий контроль этих объектов. Внутренние аудиторы не должны использовать конфиденциальную информацию в своих личных целях и должны придерживаться основных принципов аудита: конфиденциальность, объективность, добросовестность, компетентность, профессионализм.
Должностная инструкция должна быть согласована с соответствующим юридическим отделом (юрисконсультом) организации. При необходимости она согласовывается с руководителем вышестоящего органа управления, руководителем структурного подразделения, в штатное расписание которого входит указанная должность.
Должностная инструкция утверждается руководителем организации.
Согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью организации и хранят в отделе кадров в соответствии с установленным порядком ведения делопроизводства.
Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают заверенную копию, которую выдают работнику и руководителю соответствующего структурного подразделения организации для ознакомления.
Должностная инструкция вступает в силу с момента се утверждения руководителем организации.
Требования должностной инструкции являются обязательными для внутреннего аудитора с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения, о чем делается запись в соответствующей графе листа ознакомления.
В должностной инструкции для руководителя (директора) службы внутреннего аудита указано, что руководитель Службы внутреннего аудита подчиняется, как правило в публичных компаниях, руководителю комитета по аудиту совета директоров.
В своей деятельности руководитель службы внутреннего аудита руководствуется:
- o законодательными и нормативными документами;
- o уставом организации;
- o этическими нормами;
- o приказами (указаниями) комитета по аудиту (совета директоров);
- o методическими материалами, касающимися вопросов деятельности;
- o настоящей должностной инструкцией.
На должность руководителя службы внутреннего аудита назначаются лица с высшим экономическим образованием, наличием квалификационного аттестата аудитора или сертификата внутреннего аудитора и стаж работы не менее трех лет, которые имеют знания в области бухгалтерского учета, внутреннего контроля в бухгалтерском учете и понимания технологии и процедур внутреннего аудита.
В должностные обязанности руководителя службы внутреннего аудита входит:
- o осуществлять управление службой внутреннего аудита;
- o разрабатывать и внедрять программу совершенствования службы внутреннего аудита;
- o доводить до сведения комитета по аудиту совета директоров предложения по улучшению существующих систем, процессов, стандартов, методов ведения деятельности, а также комментарии по любым вопросам, входящим в компетенцию службы внутреннего аудита;
- o организовывать разработку внутренних нормативных документов для целей проведения внутреннего аудита;
- o своевременно актуализировать внутренние нормативные документы;
- o разрабатывать и ежегодно представлять на рассмотрение комитета по аудиту предложения по организационной структуре и бюджету службы внутреннего аудита;
- o контролировать исполнение бюджета;
- o составлять, согласовывать с заинтересованными лицами (потребителями услуг внутреннего аудита) и представлять на рассмотрение комитета по аудиту годовой план деятельности службы внутреннего аудита;
- o представлять комитету по аудиту (совету директоров) периодические (ежемесячные, ежеквартальные, ежегодные) отчеты по итогам работы службы внутреннего аудита;
- o координировать взаимодействие с другими структурами организации;
- o координировать взаимодействие с внешним аудитором;
- o участвовать в заседаниях комитета по аудиту (совета директоров);
- o участвовать в работе комитетов и комиссий, организованных исполнительными органами компании;
- o доводить до сведения комитета по аудиту (совета директоров) информацию, существенную для принятия управленческих решений;
- o осуществлять иные функции в соответствии с Положением о службе внутреннего аудита.
В должностные права руководителя службы внутреннего аудита имеет входит:
- o запрашивать у должностных лиц организации и предприятий, входящих в состав, любую информацию и материалы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;
- o знакомиться с планами, проектами решений и решениями исполнительных органов организаций и предприятий, входящих в ее состав;
- o привлекать по согласованию с комитетом по аудиту (советом директоров) сотрудников иных структурных подразделений, филиалов, представительств, дочерних и зависимых обществ к участию в проверках;
- o привлекать по согласованию с комитетом по аудиту сторонних экспертов для выполнения заданий.
В должностной инструкции дли внутренних аудиторов указано, что внутренний аудитор подчиняется руководителю службы внутреннего аудита.
В сноси деятельности внутренний аудитор руководствуется:
- o законодательными и нормативными документами;
- o уставом организации;
- o этическими нормами;
- o приказами (указаниями) руководителя службы внутреннего аудита;
- o методическими материалами, касающимися вопросов деятельности;
- o настоящей должностной инструкцией.
На должность внутреннего аудитора назначаются лица с высшим образованием, которые имеют знания в области бухгалтерского учета, внутреннего контроля и понимания технологии и процедур внутреннего аудита.
В должностные обязанности внутреннего аудитора входит:
- o проводить внутренний аудит достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности, управленческой отчетности, налогового учета организации и входящих в ее состав филиалов;
- o планировать проведение внутреннего аудита и проводить необходимую подготовку к нему;
- o оценивать риски бизнес-процессов;
- o оценивать риски службы внутреннего аудита;
- o оценивать полученную по результатам внутреннего аудита информацию, формулировать выводы и вырабатывать рекомендации;
- o своевременно и надлежащим образом документировать информацию, необходимую для обоснования результатов внутреннего аудита;
- o принимать участие в подготовке отчетов по результатам внутреннего аудита;
- o согласовывать отчеты с руководством объекта внутреннего аудита;
- o оказывать помощь менеджменту организации и филиалов, входящих в ее состав, в разработке планов мероприятий (корректирующих действий) по результатам внутреннего аудита;
- o осуществлять мониторинг выполнения планов мероприятий (корректирующих действий), разработанных по результатам внутреннего аудита;
- o осуществлять взаимодействие и оказывать консультационную поддержку менеджменту организации;
- o участвовать в работе комитетов и комиссий, организованных исполнительными органами управления организацией;
- o участвовать в подготовке и проведении консультаций по соответствующим вопросам для менеджмента организации и филиалов, входящих в ее состав;
- o выполнять другие задания в соответствии с Положением о службе внутреннего аудита и указаний руководителя службы внутреннего аудита;
- o соблюдать этические нормы;
- o регулярно повышать квалификацию.
В должностные права внутреннего аудитора входит:
- o запрашивать у должностных лиц организации и филиалов, входящих в се состав, необходимую информацию для проведения внутреннего аудита;
- o получать беспрепятственный доступ к любым активам, документам, бухгалтерским записям и другой информации о деятельности организации и предприятий, входящих в се состав, делать копии документов;
- o в рамках выполнения внутреннего аудита проводить опрос должностных лиц и сотрудников организации и филиалов, входящих в се состав;
- o изучать и оценивать любые документы, запрашиваемые в ходе выполнения внутреннего аудита, направлять копии этих документов и необходимую информацию руководителю службы внутреннего аудита;
- o вносить предложения по улучшению существующих систем управления и контроля, процессов, стандартов, методов ведения деятельности, а также комментарии по любым вопросам, входящим в компетенцию службы внутреннего аудита.
Взаимодействие службы внутреннего аудита с другими службами и другими подразделениями
Выполнение должностных обязанностей службой внутреннего аудита связано с деятельностью всех подразделений, филиалов, дочерних и зависимых обществ организации.
Взаимодействие службы внутреннего аудита с другими структурными подразделениями организации, филиалами закрепляется в Положении о службе внутреннего аудита.
Службы внутреннего аудита регламентирует порядок взаимодействия с:
- 1) руководством и представителями собственников экономического субъекта — корректировка целей, отчетность, информирование по результатам проверок, разработка рекомендаций в области управления;
- 2) бухгалтерией — подготовка внешней отчетности, изучение показателей финансово-хозяйственной деятельности, консультирование по вопросам ведения бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности, оценка эффективности и надежности системы учета, участие в проведении инвентаризаций, информирование об изменениях в бухгалтерском и налоговом законодательстве;
- 3) планово-экономическими подразделениями — проверка действующих норм и нормативов, проверка обоснованности ценообразования, обоснованность штатного расписания, предоставление рекомендаций по совершению планово-экономической деятельности;
- 4) производственными и управленческими структурными подразделениями — получение необходимой информации для оценки рисков хозяйственной деятельности, проверка выполнения планов, проверка норм расходов материальных ресурсов, анализ подученных рекламаций на некачественную продукцию, информирование об изменениях норм и нормативов, а также о соблюдении технологической дисциплины;
- 5) со специалистами по информационным технологиям по вопросам внедрения процедур контроля информационной безопасности и защиты данных, их регулярного пересмотра и оценки на предмет пригодности;
- 6) юридической службой — оценка правовой работы и разработанных регламентов, оценка выявленных нарушений, злоупотреблений и хищений.
Важное значение для эффективности работы службы внутреннего аудита имеет ее взаимодействие с внешними аудиторами. Оно предусмотрено стандартом аудиторской деятельности № 29 «Рассмотрение работы внутреннего аудита», утвержденном постановлением Правительства РФ № 696. которым руководствуются внешние аудиторы при осуществлении аудиторских проверок. Это взаимодействие необходимо для оптимизации внешней аудиторской проверки в целях обеспечения согласования запланированных контрольных процедур во избежание их дублирования.
Взаимный доступ внутренних и внешних аудиторов к программам проведения проверок позволяет повысить эффективность аудиторских процедур. Внутренние аудиторы знакомятся с методиками проверок, применяемых внешними аудиторами. Взаимодействие внешних и внутренних аудиторов укрепляет взаимное доверие, а в ряде случаев позволяет снизить стоимость внешнего аудита.
Другие знания
Работник, занимающий эту должность, обязан знать, по каким методам осуществляется аналитическая деятельность хозяйственной и финансовой структуры организации, как проводятся документальные ревизии и проверки. Сотрудник должен владеть информацией, как происходит оборот денег в компании, есть ли кредиты и по каким стандартам формируются цены на рынке. Помимо этого, аудитор знает, как производится организация и ведется бизнес, как начисляются налоги.
В знания внутреннего аудитора должны входить финансовое, трудовое, налоговое и хозяйственное законодательство, администрирование, маркетинг, этика делового общения, организация производства, основы экономики, управление. Сотрудник обязан уметь использовать коммуникации, связь и вычислительную технику, в том числе персональный компьютер и специализированное программное обеспечение.
Функции
Основной функцией сотрудника, принятого на эту должность, является внутренняя проверка аудиторов. Он должен проконтролировать управленческую и финансовую отчетность компании, провести ее анализ, убедиться, что сведения достоверны, своевременно составлены и в нужный момент попали к руководству. Помимо этого, он занимается унификацией и стандартизацией процессов учета на предприятии, осуществляет подготовку плана и бюджета проведения аудита в компании и предоставляет его вышестоящему руководству.
После утверждения плана он осуществляет все проверки и ревизии, входящие в него, согласно ранее составленному графику. Также этот сотрудник контролирует выполнение бюджета, проверяет сохранность активов и контролирует эффективность их использования, занимается контролем за утечкой информации и не допускает к финансовой информации сотрудников, чья компетенция ниже дозволенной.
Законодательная база Российской Федерации
Программа аудита может включать один аудит или более, в зависимости от размера, характера деятельности и сложности проверяемой организации. Эти аудиты могут иметь ряд целей, а также включать комплексные и совместные аудиты (см. примечания 3 и 4 к определению аудита в п. 3.1).
Программа аудита также охватывает всю деятельность, которая необходима для планирования и организации типов и количества аудитов, а также для обеспечения их ресурсами, необходимыми для проведения их эффективно и результативно в установленное время.
Организация может разработать более одной программы аудита.
Высшее руководство организации должно делегировать полномочия по управлению программой аудита.
Ответственные за управление программой аудита должны:
a) разрабатывать, выполнять, отслеживать, анализировать и улучшать программу аудита,
b) определять необходимые ресурсы и обеспечивать их наличие.
На рис. 1 изображена блок-схема процесса управления программой аудита.
Рисунок 1. Иллюстрация блок-схемы процесса управления программой аудита
Примечание 1 Рисунок 1 иллюстрирует также применение методологии «Планируй- Делай- Проверяй- Действуй» в рамках настоящего Международного Стандарта.
Примечание 2 Цифры в этом и последующих рисунках указывают на соответствующий раздел настоящего Международного Стандарта.
Если в проверяемой организации действуют две системы менеджмента качества и окружающей среды, в программу аудита могут быть включены комплексные аудиты. В таком случае необходимо обратить особое внимание на компетентность группы по аудиту.
Две или более проверяющие организации могут сотрудничать в части своих программ аудита, осуществляя совместный аудит. В этом случае необходимо обратить особое внимание на разделение ответственности, обеспечение всех дополнительных ресурсов, компетентность группы по аудиту и используемые процедуры. Прежде чем начнется аудит, необходимо достичь соглашения по этим вопросам.
| Практическая помощь — примеры программ аудита |
| Программы аудита могут включать следующее: |
| a) ряд внутренних аудитов, охватывающих систему менеджмента качества организации в текущем году; |
| b) аудиты второй стороной систем менеджмента потенциальных поставщиков критической продукции, которые должны проводиться в течение 6 месяцев; |
| c) сертификационные и надзорные аудиты, проводимые органом по сертификации систем менеджмента окружающей среды в качестве третьей стороны в период времени, согласованный между органом по сертификации и заказчиком. |
| Управление программой аудита включает в себя планирование, обеспечение ресурсами, разработку процедур для проведения аудитов в объеме программы. |
5.2 Цели и объем программы аудита
5.2.1 Цели программы аудита
Для того чтобы спланировать аудиты и провести их, необходимо определить цели программ аудитов.
Эти цели могут основываться на:
a) приоритетах менеджмента;
b) коммерческих намерениях;
c) требованиях системы менеджмента;
d) законодательных, нормативных и контрактных требованиях;
e) необходимости оценивания поставщика;
f) требованиях потребителя;
g) потребностях других заинтересованных сторон;
h) рисках организации.
| Практическая помощь — примеры целей программы аудита |
| Цели программ аудита могут включать: |
| a) подтверждение соответствия требованиям стандарта на систему менеджмента в целях сертификации; |
| b) подтверждение соответствия требованиям контракта; |
| c) получение и поддержание уверенности в возможностях поставщика; |
| d) содействие улучшению системы менеджмента. |
5.2.2 Объем программы аудита
Объем программы аудита может изменяться, и он может зависеть от размера, характера и сложности проверяемой организации, а также следующих факторов:
a) области распространения, цели и продолжительности каждого запланированного аудита;
b) частоты проведения аудитов;
c) количества, важности, сложности, сходства и размещения проверяемых процессов;
d) стандартов, законодательных, нормативных и контрактных требований, а также других критериев аудита;
e) потребности в аккредитации или сертификации/регистрации;
f) результатов предыдущих аудитов или анализа предыдущих программ аудитов;
g) языковых, культурных и социальных аспектов;
h) мнения заинтересованных сторон;
i) существенных изменений в организации или ее деятельности.
5.3 Ответственность, ресурсы и процедуры программы аудита
Ответственность за управление программой аудита должна возлагаться на одно или несколько лиц, понимающих принципы аудита, обладающих компетентностью аудитора и умеющих пользоваться инструментами и методами аудита. Эти лица также должны обладать управленческими навыками, а также понимать технические вопросы и вопросы бизнеса той области, которая будет проверяться.
Лица, ответственные за управление программой аудита, должны:
а) устанавливать цели и объем программы аудита;
b) устанавливать ответственных и процедуры, обеспечивать наличие ресурсов;
c) обеспечивать выполнение программы аудита;
d) обеспечивать ведение соответствующих записей по программе аудита;
e) отслеживать, анализировать и улучшать программу аудита.
При определении ресурсов для программы аудита необходимо учитывать следующее:
a) финансовые ресурсы для разработки выполнения, управления и улучшения деятельности по аудитам;
b) методы аудита;
c) процессы достижения и поддержания компетентности аудиторов и совершенствования показателей их деятельности;
d) наличие аудиторов и технических экспертов, обладающих компетентностью, достаточной для достижения целей конкретной программы аудитов;
e) объем программы аудита;
f) время для переездов, размещение и другие потребности аудита.
Процедуры программы аудита должны охватывать следующее:
a) планирование и составление графиков аудитов;
b) обеспечение компетентности аудиторов и руководителей групп по аудиту;
c) выбор соответствующих групп по аудиту и распределение ролей и ответственности;
d) проведение аудитов;
e) проведение последующих аудитов, если это требуется;
f) ведение записей программы аудита;
g) мониторинг выполнения программы аудита и ее результативности;
h) отчет высшему руководству об общих результатах программы аудита.
Малым организациям можно вышеперечисленные действия охватить одной процедурой.
5.4 Выполнение программы аудита
Выполнение программы аудита должно охватывать следующее:
a) доведение программы аудита до соответствующих сторон;
b) координирование и составление графиков аудитов и других действий, относящихся к программе аудитов;
c) установление и поддержание процесса оценивания аудиторов и их постоянного профессионального развития в соответствии с положениями п.п. 7.6 и 7.5;
d) обеспечение подбора групп по аудиту;
e) предоставление необходимых ресурсов группам по аудиту;
f) обеспечение проведения аудитов в соответствии с программой аудита;
g) обеспечение управления записями по аудиту;
h) обеспечение анализа и утверждение отчетов по аудиту, а также обеспечение их рассылки заказчикам аудита и другим сторонам;
i) организацию последующих аудитов.
5.5 Записи программы аудита
Записи ведутся с целью демонстрации выполнения программы аудита и должны включать в себя следующее:
a) записи, относящиеся к отдельным аудитам, такие, как:
— отчеты по аудиту;
— отчеты о несоответствиях;
— отчеты по корректирующим и предупреждающим действиям;
— отчеты по последующим аудитам (при необходимости).
b) результаты анализа программы аудита;
c) записи, относящиеся к персоналу, выполняющему аудит, и освещающие такие вопросы, как:
— оценивание компетентности аудитора и его работы;
— формирование группы по аудиту;
— поддержание и повышение компетентности.
Записи должны храниться и надлежащим образом защищаться.
5.6 Мониторинг и анализ программы аудита
Выполнение программы аудита должно отслеживаться и с определенной периодичностью анализироваться для оценки достижения целей и идентификации возможностей улучшения. Результаты должны предоставляться высшему руководству.
Показатели эффективности должны быть использованы для мониторинга таких характеристик, как:
— способность групп по аудиту выполнить план аудита;
— соответствие программам аудита и графикам;
— обратная информация, поступающая от заказчиков аудита, проверяемых и аудиторов.
Анализ программы аудита должен учитывать, к примеру, следующее:
a) результаты и тенденции, получаемые путем мониторинга;
b) соответствие процедурам;
c) растущие потребности и ожидания заинтересованных сторон;
d) записи программы аудита;
e) альтернативные или новые методики в области аудита;
f) согласованность действий различных групп по аудиту в одинаковых ситуациях.
Следствием результатов анализа программы аудита могут быть корректирующие, предупреждающие действия, а также улучшение программы аудита.
- Главная
- РЕКОМЕНДАЦИИ ПО АУДИТУ СИСТЕМ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА И/ИЛИ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ. ISO 19011
Законодательная база Российской Федерации
Программа аудита может включать один аудит или более, в зависимости от размера, характера деятельности и сложности проверяемой организации. Эти аудиты могут иметь ряд целей, а также включать комплексные и совместные аудиты (см. примечания 3 и 4 к определению аудита в п. 3.1).
Программа аудита также охватывает всю деятельность, которая необходима для планирования и организации типов и количества аудитов, а также для обеспечения их ресурсами, необходимыми для проведения их эффективно и результативно в установленное время.
Организация может разработать более одной программы аудита.
Высшее руководство организации должно делегировать полномочия по управлению программой аудита.
Ответственные за управление программой аудита должны:
a) разрабатывать, выполнять, отслеживать, анализировать и улучшать программу аудита,
b) определять необходимые ресурсы и обеспечивать их наличие.
На рис. 1 изображена блок-схема процесса управления программой аудита.
Рисунок 1. Иллюстрация блок-схемы процесса управления программой аудита
Примечание 1 Рисунок 1 иллюстрирует также применение методологии «Планируй- Делай- Проверяй- Действуй» в рамках настоящего Международного Стандарта.
Примечание 2 Цифры в этом и последующих рисунках указывают на соответствующий раздел настоящего Международного Стандарта.
Если в проверяемой организации действуют две системы менеджмента качества и окружающей среды, в программу аудита могут быть включены комплексные аудиты. В таком случае необходимо обратить особое внимание на компетентность группы по аудиту.
Две или более проверяющие организации могут сотрудничать в части своих программ аудита, осуществляя совместный аудит. В этом случае необходимо обратить особое внимание на разделение ответственности, обеспечение всех дополнительных ресурсов, компетентность группы по аудиту и используемые процедуры. Прежде чем начнется аудит, необходимо достичь соглашения по этим вопросам.
| Практическая помощь — примеры программ аудита |
| Программы аудита могут включать следующее: |
| a) ряд внутренних аудитов, охватывающих систему менеджмента качества организации в текущем году; |
| b) аудиты второй стороной систем менеджмента потенциальных поставщиков критической продукции, которые должны проводиться в течение 6 месяцев; |
| c) сертификационные и надзорные аудиты, проводимые органом по сертификации систем менеджмента окружающей среды в качестве третьей стороны в период времени, согласованный между органом по сертификации и заказчиком. |
| Управление программой аудита включает в себя планирование, обеспечение ресурсами, разработку процедур для проведения аудитов в объеме программы. |
5.2 Цели и объем программы аудита
5.2.1 Цели программы аудита
Для того чтобы спланировать аудиты и провести их, необходимо определить цели программ аудитов.
Эти цели могут основываться на:
a) приоритетах менеджмента;
b) коммерческих намерениях;
c) требованиях системы менеджмента;
d) законодательных, нормативных и контрактных требованиях;
e) необходимости оценивания поставщика;
f) требованиях потребителя;
g) потребностях других заинтересованных сторон;
h) рисках организации.
| Практическая помощь — примеры целей программы аудита |
| Цели программ аудита могут включать: |
| a) подтверждение соответствия требованиям стандарта на систему менеджмента в целях сертификации; |
| b) подтверждение соответствия требованиям контракта; |
| c) получение и поддержание уверенности в возможностях поставщика; |
| d) содействие улучшению системы менеджмента. |
5.2.2 Объем программы аудита
Объем программы аудита может изменяться, и он может зависеть от размера, характера и сложности проверяемой организации, а также следующих факторов:
a) области распространения, цели и продолжительности каждого запланированного аудита;
b) частоты проведения аудитов;
c) количества, важности, сложности, сходства и размещения проверяемых процессов;
d) стандартов, законодательных, нормативных и контрактных требований, а также других критериев аудита;
e) потребности в аккредитации или сертификации/регистрации;
f) результатов предыдущих аудитов или анализа предыдущих программ аудитов;
g) языковых, культурных и социальных аспектов;
h) мнения заинтересованных сторон;
i) существенных изменений в организации или ее деятельности.
5.3 Ответственность, ресурсы и процедуры программы аудита
Ответственность за управление программой аудита должна возлагаться на одно или несколько лиц, понимающих принципы аудита, обладающих компетентностью аудитора и умеющих пользоваться инструментами и методами аудита. Эти лица также должны обладать управленческими навыками, а также понимать технические вопросы и вопросы бизнеса той области, которая будет проверяться.
Лица, ответственные за управление программой аудита, должны:
а) устанавливать цели и объем программы аудита;
b) устанавливать ответственных и процедуры, обеспечивать наличие ресурсов;
c) обеспечивать выполнение программы аудита;
d) обеспечивать ведение соответствующих записей по программе аудита;
e) отслеживать, анализировать и улучшать программу аудита.
При определении ресурсов для программы аудита необходимо учитывать следующее:
a) финансовые ресурсы для разработки выполнения, управления и улучшения деятельности по аудитам;
b) методы аудита;
c) процессы достижения и поддержания компетентности аудиторов и совершенствования показателей их деятельности;
d) наличие аудиторов и технических экспертов, обладающих компетентностью, достаточной для достижения целей конкретной программы аудитов;
e) объем программы аудита;
f) время для переездов, размещение и другие потребности аудита.
Процедуры программы аудита должны охватывать следующее:
a) планирование и составление графиков аудитов;
b) обеспечение компетентности аудиторов и руководителей групп по аудиту;
c) выбор соответствующих групп по аудиту и распределение ролей и ответственности;
d) проведение аудитов;
e) проведение последующих аудитов, если это требуется;
f) ведение записей программы аудита;
g) мониторинг выполнения программы аудита и ее результативности;
h) отчет высшему руководству об общих результатах программы аудита.
Малым организациям можно вышеперечисленные действия охватить одной процедурой.
5.4 Выполнение программы аудита
Выполнение программы аудита должно охватывать следующее:
a) доведение программы аудита до соответствующих сторон;
b) координирование и составление графиков аудитов и других действий, относящихся к программе аудитов;
c) установление и поддержание процесса оценивания аудиторов и их постоянного профессионального развития в соответствии с положениями п.п. 7.6 и 7.5;
d) обеспечение подбора групп по аудиту;
e) предоставление необходимых ресурсов группам по аудиту;
f) обеспечение проведения аудитов в соответствии с программой аудита;
g) обеспечение управления записями по аудиту;
h) обеспечение анализа и утверждение отчетов по аудиту, а также обеспечение их рассылки заказчикам аудита и другим сторонам;
i) организацию последующих аудитов.
5.5 Записи программы аудита
Записи ведутся с целью демонстрации выполнения программы аудита и должны включать в себя следующее:
a) записи, относящиеся к отдельным аудитам, такие, как:
— отчеты по аудиту;
— отчеты о несоответствиях;
— отчеты по корректирующим и предупреждающим действиям;
— отчеты по последующим аудитам (при необходимости).
b) результаты анализа программы аудита;
c) записи, относящиеся к персоналу, выполняющему аудит, и освещающие такие вопросы, как:
— оценивание компетентности аудитора и его работы;
— формирование группы по аудиту;
— поддержание и повышение компетентности.
Записи должны храниться и надлежащим образом защищаться.
5.6 Мониторинг и анализ программы аудита
Выполнение программы аудита должно отслеживаться и с определенной периодичностью анализироваться для оценки достижения целей и идентификации возможностей улучшения. Результаты должны предоставляться высшему руководству.
Показатели эффективности должны быть использованы для мониторинга таких характеристик, как:
— способность групп по аудиту выполнить план аудита;
— соответствие программам аудита и графикам;
— обратная информация, поступающая от заказчиков аудита, проверяемых и аудиторов.
Анализ программы аудита должен учитывать, к примеру, следующее:
a) результаты и тенденции, получаемые путем мониторинга;
b) соответствие процедурам;
c) растущие потребности и ожидания заинтересованных сторон;
d) записи программы аудита;
e) альтернативные или новые методики в области аудита;
f) согласованность действий различных групп по аудиту в одинаковых ситуациях.
Следствием результатов анализа программы аудита могут быть корректирующие, предупреждающие действия, а также улучшение программы аудита.
- Главная
- РЕКОМЕНДАЦИИ ПО АУДИТУ СИСТЕМ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА И/ИЛИ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ. ISO 19011
Результаты аудита системы управления
Возможные результаты аудита системы управления представлены на слайде:
Наша методика обеспечивает минимальное время “переналадки” с одного клиента на другого. Мы провели огромную работу по созданию модели интерпретации результатов анкетирования. Не меньший объем работы мы потратили и на создание шаблона презентации.
Теперь при подготовке отчета мы не делаем презентацию заново, а просто меняем формулировки на те, которые релевантны результатам анкетирования конкретного клиента.
Может потребоваться некоторое время для адаптации шаблона под фирменный стиль и другие требования клиента.
В нашем курсе есть пример скринкаста по дистанционному аудиту стратегического управления. Данное видео обезличено и невозможно догадаться, для какой компании мы делали эту работу. Тем более, данная компания не стала внедрять изменения к стратегическому процессу, которые мы предлагали, и теперь она уже не существует. Это был один из лидеров многомиллиардного рынка.
Аудит системы стратегического управления может быть адаптирован к любому бюджету через выбор соответствующих опций.
Подробный план проведения аудита системы управления
Обычно мы руководствуемся следующей последовательностью работ:
1. Анкетирование и анализ заполненных анкет
В результате данного этапа появляется общая характеристика системы стратегического управления с точки зрения вероятности реализации стратегии.
Анализ анкеты отвечает на следующие вопросы:
2. Анализ стратегической документации
В результате анализа документации оценивается полнота и корректность содержания регламентной, плановой и отчетной документации, связанной со стратегией компании.
Анализ документации отвечает на следующие вопросы:
3. Разработка требований к целевому состоянию системы управления
В результате данного этапа разрабатывается модель возможного целевого состояния системы стратегического управления, соответствующая отраслевым требованиям и потребностям организации.
Разработка целевого состояния систем отвечает на следующие вопросы:
- Каким образом должна быть построена система стратегического управления?
- Каков должен быть состав регламентной, плановой и отчетной документации по стратегиям?
- Какие действия и в какой последовательности должны выполняться?
- Что должны содержать стратегии и отчеты об их реализации?
- Какие методы, как и кем должны использоваться в процессе стратегического управления?
- Какая организационная структура должна поддерживать процесс стратегического планирования и управления?
4. Разработка плана основных мероприятий по улучшению системы управления
В ходе аудита разрабатывается план мероприятий по совершенствованию системы управления компании. Данный план основан на детальном анализе системы стратегического планирования и управления компании, процессов, документации, содержания стратегий и особенностей существующей системы управления.
План содержит обоснованную и реализуемую программу дальнейших действий по улучшению системы управления.
В результате данного этапа появляется последовательный и логичный план основных мероприятий, направленных на улучшение существующей системы стратегического планирования и управления организации.
План мероприятий отвечает на следующие вопросы:
- С чего начать улучшение системы стратегического управления?
- В какой последовательности необходимо осуществлять доработку стратегической документации?
- Каковы первоочередные задачи по решению существующих проблем с реализацией стратегии?
- Сколько времени понадобится на основные этапы внедрения стратегического планирования и управления?
