Онлайн-калькулятор среднесписочной численности работников — это сервис, который помогает узнать, сколько в среднем человек работает в организации.
Последнее обновление: 2 июня 2022 Источник: Редакция «Госучетника»
Високосный год
Полностью занятые
Укажите количество работников в каждый календарный день месяца
Не полностью занятые
Укажите количество работников в каждый календарный день месяца
Итого за год: 0
Как работает калькулятор
На вид калькулятор выглядит пугающе, но на практике инструкция, как рассчитать на калькуляторе среднесписочную численность работников, совсем не сложная. Потребуется информация о среднесписочной численности на каждый день месяца или года. Взять ее можно, например, в табеле учета рабочего времени или в графике работы.
Шаг 1. Если нужно рассчитать показатель для високосного года, поставьте галочку в поле «Високосный год», чтобы в феврале добавилось 29-ое число.
Шаг 2. Калькулятор оформлен в виде календаря. Последовательно введите количество работников в каждый день месяца. Если никто не работал, заполнять ячейку не обязательно. Пустое значение не повлияет на работу калькулятора.
Шаг 3. Если есть сотрудники, которые заняты не полностью, укажите их число в специальном блоке калькулятора. Он заполняется точно так же, как и основной: для каждого дня месяца нужно указать число работавших неполный день.
Шаг 4. Больше ничего делать не нужно. Результат автоматически отобразится в нижней части калькулятора.
Что такое среднесписочная численность работников
Под среднесписочной численностью работников (ССЧ) понимается усредненное число сотрудников, которые работали на протяжении отчетного периода. Показатель нужен для отражения в РСВ и 4-ФСС. Отдельный отчет о среднесписочной численности с 2021 года не подается, все необходимые сведения контролирующие органы получат из Расчета страховых взносов. Так как отчеты по взносам подаются по итогам 1 квартала, полугодия, 9 месяцев и года, показатель ССЧ надо выводить за аналогичные периоды.
Заполнение и подача 4-ФСС регламентируется Приказом ФСС от 26.09.2016 г. № 381. В соответствии с этим нормативным документом на титульном листе надо ввести значение среднесписочной численности за период с начала отчетного года. Форма подается в ФСС не позднее 20 числа после окончания отчетного периода при сдаче на бумажных носителях или до 25 числа после отчетного периода при сдаче в электронном виде.
Среднесписочная численность в 1С 8.3
Алгоритм расчета ССЧ за месяц и иные отчетные периоды описан в Приказе Росстата от 27.11.2019 г. № 711.
Сведения о среднесписочной численности работников нужны субъекту хозяйствования в следующих случаях:
- для заполнения отчетности по всем видам страховых взносов — РСВ и 4-ФСС;
- при определении доли прибыли, приходящейся на обособленное подразделение в соответствии с нормами ст. 288 НК РФ;
- при подтверждении права на льготы по НДС в виде освобождения от налогообложения отдельных операций (сравнивается среднесписочная численность инвалидов с показателем общей ССЧ в соответствии с требованиями п. 3 ст. 149 НК РФ);
- информация о среднесписочной численности важна при подаче налоговых деклараций и расчетов на бумажных носителях — ССЧ должна быть не более 100 человек (ст. 80 НК РФ);
- для заполнения форм статистической отчетности, например, П-4, которая подается всеми юридическими лицами (за исключением тех, кто относится к малому бизнесу) до 15 числа после отчетного периода (ежемесячно);
- для отнесения к малым или средним предприятиям — ССЧ не должна превышать 100 или 250 человек соответственно (ст. 4 Закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ);
- для применения пониженных тарифов страховых взносов. Например, для ИТ- компаний ССЧ должна быть не менее 7 человек (п. 5 ст. 427 НК РФ).
Списочная численность и среднесписочная численность — разные показатели. Списочный состав персонала является основой для выведения ССЧ. Частая ошибка — отождествление понятий средней и среднесписочной численности.
При расчете первого показателя учитываются все оформленные у работодателя физические лица по трудовым контрактам, по договорам ГПХ и внешние совместители, а среднесписочная численность ориентируется только на штатных работников, то есть ССЧ является составляющим элементом средней численности. Средняя численность нужна субъектам хозяйствования, например, при оценке возможности перехода на УСН (не более 100 человек в соответствии с пп. 15 п. 3 ст. 346.12 НК РФ) или ПСН (не более 15 человек — п. 5 ст. 346.43 НК РФ).
Как наказывают за непредставление сведений о ССЧ
Срок сдачи среднесписочной численности в 2021 году не установлен, так как эта форма отчетности как самостоятельный документ отменена с января текущего года. Информация подается в составе Расчета по страховым взносам (РСВ). За срыв срока при сдаче РСВ ответственность предусмотрена ст. 119 НК РФ — штраф в размере от 5% до 30% от суммы неуплаченных вовремя взносов, но не менее 1000 руб.
Если субъект хозяйствования не подаст сведения по форме П-4, к нему могут быть применены меры воздействия в соответствии со ст. 13.19 КоАП РФ:
- административный штраф в отношении должностных лиц выписывается в сумме от 10 до 20 тыс. руб.;
- штраф применительно к юридическим лицам в размере от 20 до 70 тыс. руб.;
- при повторном нарушении максимальный уровень взыскания для должностных лиц возрастает до 50 тыс. руб., для предприятий до 150 тыс. руб.
Создавайте РСВ в СБИС. Программа сама сформирует отчет по данным бухучета и сведениям о сотрудниках. Узнать подробнее.
Среднесписочная численность вновь созданной организации: важная особенность
Вновь созданные организации при расчете суммируют среднесписочную численность за все отработанные в соответствующем году месяцы и делят полученную сумму на 12, а не на количество месяцев работы , как можно было бы предположить (п. 79.10 указаний Росстата № 832, п. 77.10 указаний Росстата № 872).
Например, организация создана в сентябре. Среднесписочная численность работников в сентябре составляла 60 чел., в октябре — 64 чел., в ноябре — 62 чел., в декабре — 59 чел. Среднесписочная численность работников за год составит 20 человек:
(60 + 64 + 62 + 59) / 12.
Порядок расчета среднесписочной численности может определяться спецификой режима налогообложения. Так, есть нюансы при применении ПСН.
Списочная численность работников: что это и как ее посчитать
Списочная численность — это численность персонала организации на определенный календарный день месяца. В нее включаются все работники, с которыми заключены трудовые договоры, включая временных и сезонных, а также работавшие собственники организаций, получавшие заработную плату в данной организации. Причем не только те, кто фактически отработал этот день, но и те, кто отсутствовал на работе, например, был в командировке, на больничном, в отпуске (в т. ч. за свой счет) и даже прогулял работу (полный перечень см. в п. 77 указаний Росстата № 832, в п. 75 указаний Росстата № 872).
Категории работников, не учитываемых в списочной численности, приведены в п. 78 указаний Росстата № 832 и в п. 76 указаний Росстата № 872. В частности, это:
- внешние совместители;
- работающие по договорам ГПХ;
- собственники, не получающие в организации зарплату и др.
Работницы, находящиеся в декрете или «детских» отпусках, в общем случае включаются в списочную численность, но не учитываются в среднесписочной. Но если они трудятся неполный день или на дому с сохранением пособия, в ССЧ их учитывают (п. 79.1 указаний Росстата № 832, п. 77.1 указаний Росстата № 872). С 2020 года работника, уволенного в пятницу, включать в списочную численность за субботу и воскресенье не надо (п. 76 указаний Росстата № 711, п. 74 указаний Росстата № 872).
Средняя численность работников: как рассчитать?
ССЧ за месяц считается как сумма списочной численности работников за каждый календарный день месяца (в том числе праздничные и выходные дни), делённая на количество календарных дней месяца.
Как посчитать среднесписочную численность работников за год? Аналогично — сумма ССЧ за каждый месяц, делённая на 12 (число месяцев в году).
Не включаются в расчёт ССЧ:
- внешние совместители;
- исполнители по договорам ГПХ;
- те, кто находятся в отпуске по уходу за ребёнком;
- собственники бизнеса, не получающие зарплату;
- находящиеся в учебном отпуске без оплаты.
Правильный и оперативный расчёт среднесписочной численности в интернет-бухгалтерии «Моё дело».
Сервис даёт возможность легко и быстро сформировать сведения о среднесписочной численности сотрудников и любые другие формы отчётности. Можно сразу отправлять их по электронным каналам связи во все контролирующие органы: Росстат, ФНС, ПФР, ФСС. Почти все формы заполняются автоматически, по ранее внесённым данным — это исключает вероятность появления ошибок практически до нуля.
Расчёт среднесписочной численности работников — пример
В ООО “Фрегат” трудятся 97 работников. Из них в декретном отпуске — 1 человек (вышла на работу 20 июня 2022 года), в ученическом отпуске без оплаты — 1 человек (вышел 27 июня 2022 года). Были 3 приёма и увольнения с начала года. Рассчитаем ССЧ за полугодие.
Начнём с подсчёта ССЧ за месяц на примере июня. В этом месяце произошло 1 увольнение (2 июня) и 1 приём на работу (10 июня):
| 01.06.2022 | 97 | 2 | 95 |
| 02.06.2022 | 97 | 2 | 95 |
| 03.06.2022 | 96 | 2 | 94 |
| 04.06.2022 | 96 | 2 | 94 |
| …. | …. | …. | …. |
| 09.06.2022 | 96 | 2 | 94 |
| 10.06.2022 | 97 | 2 | 95 |
| …. | …. | …. | …. |
| 19.06.2022 | 97 | 2 | 95 |
| 20.06.2022 | 97 | 1 | 96 |
| 21.06.2022 | 97 | 1 | 96 |
| …. | …. | …. | …. |
| 26.06.2022 | 97 | 1 | 96 |
| 27.06.2022 | 97 | 0 | 97 |
| 28.06.2022 | 97 | 0 | 97 |
| 29.06.2022 | 97 | 0 | 97 |
| 30.06.2022 | 97 | 0 | 97 |
| ИТОГО | 2903 | 45 | 2858 |
Как рассчитать среднесписочную численность работников по итогам июня? Делим полученную сумму ССЧ (2858) на 30 календарных дней. Получаем 95 человек (95,27 округлили до 95).
ССЧ по полугодию считаем по следующим данным:
| январь | 94 |
| февраль | 96 |
| март | 96 |
| апрель | 96 |
| май | 95 |
| июнь | 95 |
| ИТОГО полугодие | 572 |
Результат — 95 человек (572 / 6 месяцев).
Сроки и способы сдачи
Для всех лиц, перечисленных в предыдущем пункте, обязательна регулярная сдача отчетов в налоговую.
РСВ подается ежеквартально — до 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом. В 2023 году сроки следующие:
- за 2022 год — не позднее 25 января;
- I квартал — не позднее 25 апреля;
- полугодие — не позднее 25 июля;
- девять месяцев — не позднее 25 октября.
ЕФС-1 (Раздел 2) тоже подают по итогам каждого отчетного периода (квартал, полугодие, 9 месяцев и год). Срок сдачи аналогичен РСВ.
Подготовьте и отправьте сведения о среднесписочной численности работников через Контур.Экстерн.
Порядок заполнения и форма бланка
Обратите внимание, в отчетах РСВ и ЕФС-1 среднесписочная численность работников должна быть округлена до целого числа по правилам математики. То есть все, что равно или больше 0,5 округляют до 1, то, что меньше — до 0.
Важно! Среднесписочная численность работников может быть меньше 0,5. По правилам математики данное число нужно округлить до 0. Но в таком случае проверяющие могут посчитать это ошибкой. Эксперты рекомендуют прописывать «1». Мы рекомендуем перед сдачей такого отчета уточнять позицию контрольного органа.
В статистических отчетах среднесписочную численность сотрудников нужно заполнять и округлять в соответствии с правилами заполнения конкретной формы.
Сроки представления отчетности по среднесписочной численности
РСВ со сведениями о среднесписочной численности в 2023 году представляется в следующие сроки:
- за 2022 год — 25 января 2023;
- за 1-ый квартал 2023 года — 25 апреля 2023;
- за первое полугодие 2023 года — 25 июля 2023;
- за 9 месяцев 2023 года — 25 октября 2023;
- за 2023 год — 25 января 2024 года.
Если опоздать или не сдать расчет, ФНС наложит штраф в размере 5 % от неуплаченной в срок суммы за каждый месяц просрочки. Общая величина штрафа не может быть меньше 1 000 рублей и больше 30 % от суммы неуплаченных вовремя взносов. Кроме того, за задержку РСВ на 20 рабочих дней налоговая может заблокировать расчетный счет.
Показатель «среднесписочная численность» в РСВ должны отражать и вновь созданные организации, и предприниматели с работниками.
Отчет 4-ФСС по итогам 2022 года нужно подать до 20 или 25 января — срок зависит от способа представления. С 2023 года расчет 4-ФСС войдет в состав формы ЕФС-1 и будет подаваться ежеквартально до 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом.
Автоматизируйте работу с сотрудниками: рассчитывайте зарплату, НДФЛ, взносы, оформляйте кадровые документы прямо в Экстерне
Порядок расчета среднесписочной численности
Чтобы посчитать среднесписочную численность (ССЧ) в 2023 году, пользуйтесь указаниями по заполнению формы № П-4, утвержденными приказом Росстата от 24.11.2021 № 832 (далее — Указания). Для расчета численности за 2021 год и более ранние периоды применялся приказ Росстата от 27.11.2019 № 711.
При расчете действуйте в соответствии со следующим алгоритмом.
Этап № 1. Рассчитайте среднесписочную численность (ССЧ) в каждом месяце.
Для этого вычислите, сколько работников числилось за каждый календарный день месяца, включая праздники и выходные, сложите полученные цифры и разделите на число календарных дней в месяце. В выходные и праздники количество сотрудников принимается равным тому, сколько их было в предыдущий рабочий день. Но если сотрудник уволился в пятницу, с субботы его учитывать не нужно.
В расчет берутся все работники на трудовом договоре, в том числе нетрудоспособные из-за болезни, командированные и прочие лица, перечисленные в п. 77 Указаний. Есть и те категории лиц, которые не участвуют в расчете численности, например, исполнители по договорам ГПХ, внешние совместители, сотрудники, переведенные на работу в другую организацию, собственники без зарплаты — полный список дан в п. 78 Указаний.
Кроме того, в среднесписочную численность не включаются:
- женщины в отпусках по беременности и родам и другие лица в отпусках по усыновлению, уходу за ребенком (п. 79.1 Указаний);
- работники, обучающиеся в образовательных организациях или сдающие вступительные экзамены, которые взяли дополнительный отпуск без сохранения зарплаты.
Пример. У ИП в феврале 2023 года трудилось семь человек. Шестеро отработали все 28 дней, седьмой лишь 18 дней, так как был принят на работу 11.02.2022.
Среднесписочная численность работников в ноябре составит:
(6 × 28) + (1 × 18) = 186 / 28 = 6,64 (округлять не нужно).
Этап № 2. Рассчитайте ССЧ тех, кто работал неполный рабочий день.
Сотрудники с неполным рабочим временем учитываются пропорционально отработанному времени исходя из продолжительности рабочего времени, установленной трудовым договором, штатным расписанием.
Это не касается работников младше 18 лет, вредников, кормящих женщин и других сотрудников, которым сокращенное рабочее время установлено по закону — они учитываются как целые единицы. То же самое относится к лицам, которые работали неполное время по инициативе работодателя.
Расчет производится в таком порядке:
- считаем, как учитывается не полностью занятый работник в одном рабочем дне: делим количество часов в день на нормальную продолжительность рабочего дня;
- находим количество полностью отработанных дней: умножаем предыдущий показатель на количество рабочих дней по календарю в месяце;
- определяем среднюю численность не полностью занятых: делим отработанные дни на число рабочих дней по календарю в месяце.
Важно! За дни болезни, отпуска, неявок (приходящиеся на рабочие дни по календарю) в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню.
Пример. В ООО «Кот» установлена продолжительность рабочего дня 8 часов. В ноябре был задействован сотрудник на 3 часа работы в течение 11 рабочих дней. Таким образом, всего сотрудник отработал в ноябре 33 часа (11 × 3).
- Как учитывается сотрудник за один день = 3 часа в день / 8 рабочих часов стандартно = 0,375 человека;
- Общее количество отработанных человекодней = 0,375 человека × 11 рабочих дней = 4,13.
- Месячная ССЧ сотрудников, занятых неполный рабочий день = 4,13 человекодня / 21 рабочий день в ноябре = 0,2 человека.
Этап № 3. Рассчитайте ССЧ за отчетный период.
На данном этапе нужно сложить все показатели, полученные на первом и втором этапах. Полученную сумму разделить на количество месяцев в отчетном периоде: 3 месяца для квартала, 6 — для полугодия, 9 — для 9 месяцев и 12 — для года.
Пример. ООО «Санта» среднесписочная численность работников по месяцам 2022 года следующая:
- январь-апрель — по 15 человек;
- май — 14 человек;
- июнь-июль — 15 человек;
- август-декабрь — 18 человек.
Всего — 15 × 4 + 14 + 15 × 2 + 18 × 5 = 194 человека.
Среднесписочная численность за год составила 194 / 12 = 16,16 человек. Ее нужно округлить до целого — 16 человек.
Если организация работала неполный месяц, среднесписочная численность определяется путем деления суммы численности работников списочного состава за все дни работы в отчетном месяце, включая выходные и праздники, на общее число дней в отчетном месяце. Если отработан неполный квартал, то ССЧ определяется путем суммирования ССЧ за все месяцы работы в отчетном квартале и деления суммы на 3. Для неполного года (сезонный характер или создание после января) сумма делится на 12.
Представление сведений в органы статистики
В 2019 г. отчеты в Росстат представляются по формам, утвержденным Приказом Росстата от 06.08.2019 №485. В частности, этим приказом утверждены:
- годовые формы (применяются с отчета за 2018 год) 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников»1-Т(ГМС) «Сведения о численности и оплате труда работников государственных органов и органов местного самоуправления по категориям персонала»
- месячная форма (применяется с отчета по состоянию на 01.02.2019) П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников»
- квартальная форма (применяется с отчета за 1 квартал 2019 года) П-4 (НЗ) «Сведения о неполной занятости и движении работников».
Отличия обновленных форм от прежних незначительны, в основном они носят технический характер. Например, в порядке заполнения формы П-4 слова «предыдущий год» заменены на «2017 год». Аналогичные правки предусмотрены для формы П-4 (НЗ). В кодовые части титульных листов обеих форм внесено уточнение, что обособленные подразделения и головное подразделение указывают идентификационный номер. Если обособленных подразделений нет, то, как и прежде, надо указывать ОКПО.
Как уже было отмечено выше, рекомендации по заполнению формы П-4 приведены в Указаниях. В данной форме сведения приводятся в целом по организации (строка 01) и по фактическим видам экономической деятельности (строки с 02 по 11).
Информация в форме П-4 распределяется по 11 графам, по которым отражаются сведения о численности, заработной плате и отработанном времени следующим образом:
- средняя численность работников за отчетный месяц (графы 1, 2, 3, 4);
- количество отработанных человеко-часов с начала года (графы 5, 6);
- фонд начисленной заработной платы за отчетный месяц (графы 7, 8, 9, 10);
- выплаты социального характера работников (графа 11).
Обратите внимание: данные в форме П-4 не могут иметь отрицательного значения (п. 74.6 Указаний).
Учреждения должны представлять сведения по форме П-4 в органы статистики не позднее 15-го числа после отчетного периода:
- при средней численности работников более 15 человек – ежемесячно;
- при средней численности работников менее 15 человек – ежеквартально.
Непредставление статистической отчетности является административным правонарушением, ответственность за совершение, которого установлена ст. 13.19 КоАП РФ. Так, за непредставление или несвоевременное представление этих сведений либо представление недостоверных первичных статистических данных предусмотрен штраф:
- для должностных лиц – в размере от 10 000 до 20 000 руб.;
- для юридических лиц – в размере от 20 000 до 70 000 руб.
Учреждения должны представлять сведения о среднесписочной численности как в налоговые органы, так и в органы статистики. Так как в НК РФ не определено понятие среднесписочной численности, руководствоваться следует статистическим инструментарием. За несвоевременное представление отчетов грозит ответственность в виде штрафов на учреждение и его должностных лиц.
Оформляем отчет для ИФНС
Форма «Сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год» утверждена Приказом ФНС РФ от 29.03.2007 № ММ-3-25/174. Учреждения могут представлять сведения в электронной форме по формату, утвержденному Приказом ФНС РФ от 10.07.2007 № ММ-3-13/421.
Рекомендации по заполнению формы приведены в Письме ФНС РФ от 26.04.2007 № ЧД-6-25/353.
По общему правилу учреждения обязаны представлять сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год в налоговый орган не позднее 20 января текущего года (п. 3 ст. 80 НК РФ). Однако необходимость представления такой формы может возникнуть и раньше – при реорганизации.
В таком случае сведения подаются не позднее 20 числа месяца, следующего за месяцем, в котором учреждение реорганизовано. При этом учреждение считается реорганизованным с даты внесения соответствующей записи в ЕГРЮЛ.
Если у учреждения есть обособленные подразделения, то отдельно по ним сдавать сведения не надо. Работников таких подразделений учитывают при расчете среднесписочной численности по организации в целом.
Согласно рекомендациям по заполнению формы налогоплательщики должны заполнить все строки и ячейки формы сведений, кроме раздела «Заполняется работником налогового органа»:
- в отведенных ячейках указать идентификационный номер налогоплательщика и код причины постановки на учет по месту нахождения учреждения;
- по строке «Представляется в» отразить полное наименование налогового органа, в который представляются сведения, а в отведенных ячейках проставить его код;
- по строке «Организация (индивидуальный предприниматель)» указать полное наименование учреждения в соответствии с его учредительными документами;
- при заполнении показателей за 2018 год в специально отведенной для даты ячейке по строке «Среднесписочная численность по состоянию на» привести дату 01.01.2019. Затем в соответствующие поля вносятся показатели о среднесписочной численности работников учреждения.
При заполнении поля «Достоверность и полноту представленных сведений подтверждают» указывают:
- фамилия, имя, отчество руководителя учреждения полностью, его подпись, которая заверяется печатью учреждения, и дата подписания;
- при подтверждении достоверности и полноты показателей представителем учреждения – полное наименование организации либо фамилия, имя и отчество физического лица – представителя учреждения в соответствии с документом, удостоверяющим личность;
- при подтверждении достоверности и полноты показателей организацией, являющейся представителем учреждения, – дата подписания и подпись руководителя уполномоченной организации, которая заверяется печатью организации;
- при подтверждении достоверности и полноты показателей физическим лицом – представителем учреждения – дата подписания и подпись физического лица;
- наименование документа, подтверждающего полномочия представителя (при этом к сведениям прилагается его копия).
За несвоевременное представление сведений о среднесписочной численности как налоговым, так, как и гражданским законодательством предусмотрена ответственность. При этом одновременно могут быть наложены штрафы:
- на учреждение – в размере 200 руб. (п.1 ст.126 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 07.06.2011 № 03-02-07/179)
- на должностное лицо – в размере от 300 до 500 руб. (ч.1 ст. 15.6 КоАП РФ).
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
