Авторизация | Регистрация

Возвращаясь к персональным данным

, Категория - Статьи и материалы
С конца лета Закон о персональных данных действует в новой редакции. Изменились правила получения и защиты информации. Для работодателя это означает лишь одно - дополнительный документооборот. В статье расскажем о том, как составить положение о работе с персональными данными сотрудников и назначить ответственного за организацию работы с персональными данными. Что такое персональные данные

Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон N 152-ФЗ) определяет персональные данные как любую информацию, прямо или косвенно относящуюся к физическому лицу (субъекту персональных данных). Об этом сказано в п. 1 ст. 3 Закона N 152-ФЗ.

Согласно ч. 1 ст. 85 Трудового кодекса под персональными данными сотрудника понимают информацию, касающуюся конкретного работника, которая необходима работодателю в связи с трудовыми отношениями. Речь идет о таких данных, как:

  • фамилия, имя, отчество;
  • дата и место рождения;
  • пол;
  • адрес;
  • семейное положение;
  • должность (профессия);
  • зарплата, другие доходы;
  • владение недвижимым имуществом, денежные вклады и др.;
  • образование, квалификация, профессиональная подготовка, сведения о повышении квалификации;
  • привычки и увлечения, в том числе вредные (алкоголь, наркотики и др.);
  • факты биографии и предыдущая трудовая деятельность (место работы, размер заработка, судимость, служба в армии, работа на выборных должностях, на государственной службе и др.);
  • физиологические особенности, здоровье;
  • деловые и иные личные качества;
  • другие сведения.

Перечень кадровых документов, в которых содержатся персональные данные работников, приведен в табл. 1 на с. 76.

Таблица 1. Документы, в которых содержатся персональные данные работников

N Документ Сведения
1 Анкета, автобиография, личный 
листок по учету кадров 
(заполняется при приеме на 
работу)
Анкетные и биографические данные 
работника
2 Копия документа, 
удостоверяющего личность 
работника
Ф.И.О., дата рождения, адрес 
регистрации, семейное положение, 
состав семьи
3 Личная карточка (форма N Т-2, 
утверждена Постановлением 
Госкомстата России 
от 05.01.2004 N 1)
Ф.И.О. работника, место его рождения,
состав семьи, образование, а также 
данные документа, удостоверяющего 
личность
4 Трудовая книжка Сведения о трудовом стаже, предыдущих
местах работы
5 Копии свидетельств о заключении
брака, рождении детей
Состав семьи, изменения в семейном 
положении
6 Документы воинского учета Информация об отношении работника к 
воинской обязанности, необходимая 
работодателю для осуществления 
воинского учета работников
7 Справка о доходах с предыдущего
места работы
Ф.И.О., данные о сумме дохода и 
удержанного НДФЛ
8 Документы об образовании Подтверждают квалификацию работника, 
обосновывают занятие определенной 
должности
9 Документы обязательного 
пенсионного страхования
Ф.И.О., личные данные
10 Трудовой договор Сведения о должности работника, 
заработной плате, месте работы, 
рабочем месте, а также иные 
персональные данные работника
11 Приказы по личному составу Информация о приеме, переводе, 
увольнении и иных событиях, 
относящихся к трудовой деятельности 
работника
Оператор по обработке персональных данных

Согласно Закону N 152-ФЗ лицо (юридическое или физическое), которое организует и (или) осуществляет обработку персональных данных, определяет их состав, цели обработки, действия, совершаемые с персональными данными, называют оператором (п. 2 ст. 3 Закона N 152-ФЗ). В нашем случае это работодатель.

Обработка персональных данных - любое совершаемое с ними действие. Операции по обработке персональных данных:

  • сбор;
  • запись;
  • систематизация;
  • накопление;
  • хранение;
  • уточнение (обновление, изменение);
  • извлечение;
  • использование;
  • передача (распространение, предоставление, доступ);
  • обезличивание;
  • блокирование;
  • удаление;
  • уничтожение персональных данных.
Положение о работе с персональными данными

Порядок выполнения обработки оператором персональных данных может быть установлен в Положении о работе с персональными данными сотрудников (далее - Положение). Унифицированной формы документа нет. Рассмотрим, как составить этот документ с учетом требований Закона N 152-ФЗ. Положение состоит из нескольких разделов. Они представлены в табл. 2. В ней же кратко указаны сведения, которые должны содержать разделы. Развернутая информация представлена во фрагменте Положения о персональных данных работников, которое приведено на с. 80.

Таблица 2. Структура Положения о персональных данных работников

N Обязанность Содержание раздела
1 Общие положения Цель принятия Положения
    Вопросы, которые регулирует Положение
    Ссылки на нормативные акты. Указывают, на 
основании каких документов составляется 
Положение. 
В организациях, где работают государственные 
гражданские служащие, дается ссылка на: 
- Федеральный закон от 27.07.2004 N 79-ФЗ 
"О государственной гражданской службе Российской
Федерации"; 
- Указ Президента РФ от 30.05.2005 N 609 "Об 
утверждении Положения о персональных данных 
государственного гражданского служащего 
Российской Федерации и ведении его личного 
дела"; 
- нормативные акты субъекта РФ
2 Основные понятия. 
Состав персональных 
данных работников
Основные понятия. Даются определения понятий 
"персональные данные", "обработка персональных 
данных", "использование персональных данных", 
указывается срок хранения документов и т.д. 
Отдельно должно быть указано, что относится к 
персональным данным в конкретной компании с 
учетом ее особенностей (данные, используемые в 
работе, например сведения о работе на режимных 
объектах, об оформлении допуска к 
государственной тайне, о соответствии здоровья 
для профессий, связанных с тяжелыми и вредными 
условиями, и т.д.)
    Перечень документов организации, которые 
содержат персональные данные
3 Получение 
персональных данных 
работников
Процедура получения персональных данных. 
Указывается, что данные получают и обрабатывают 
на основании письменного согласия работника. 
Указываются случаи, когда согласие не нужно
4 Использование 
персональных данных
Цели использования личной информации сотрудников
5 Обработка 
персональных данных
Условия, соблюдаемые при обработке персональных 
данных работника
6 Передача 
персональных данных 
(доступ к 
персональным данным)
Порядок передачи персональных данных внутри 
организации (внутренний доступ), сторонним лицам
и государственным органам (внешний доступ)
7 Ответственность за 
нарушение норм, 
регулирующих 
обработку и защиту 
персональных данных
Указывают тех, кто несет ответственность за 
нарушение правил хранения и использования 
персональных данных
 Пример Положения о персональных данных работников

Введение Положения в действие

Положение о персональных данных утверждается руководителем компании и вводится в действие приказом по организации (образец приведен на с. 90). Запись об утверждении Положения нужно сделать в журнале регистрации локальных нормативных актов.

Образец приказа

 

Возвращаясь к персональным данным

 

Если есть профсоюз

Если в компании есть профсоюз, с ним нужно согласовать Положение. Для этого проект положения направляют в выборный орган профсоюза (ст. 372 ТК РФ). Тот должен выразить свое мнение (в письменной форме) не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта. Если профсоюз не согласен с проектом или имеет предложения по его совершенствованию, у администрации есть два выхода. Первый - согласиться. Второй - в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с профсоюзом в целях достижения взаимоприемлемого решения. Если и это не поможет, следует оформить протокол разногласий. После этого администрация имеет право принять Положение без учета требований профсоюза. Однако тот сможет обжаловать Положение или начать процедуру коллективного трудового спора в порядке, предусмотренном гл. 61 Трудового кодекса.

Ознакомление работников с Положением

Работники должны быть ознакомлены с Положением под роспись (п. 8 ст. 86 ТК РФ). Данный факт может фиксироваться:

  • в тексте трудового договора каждого работника (перечисление локальных нормативных актов, с которыми работник ознакомлен до подписания договора);
  • - листе ознакомления с Положением (образец на с. 91);
  • - журнале ознакомления работников с локальными нормативными актами (образец на с. 91).

Образец листа ознакомления с локальными нормативными актами


п/п
Наименование локального нормативного акта Дата Подпись
1 Правила внутреннего трудового распорядка 
ООО "Черный лес"
03.10.2011 Евстахов
2 Положение об оплате труда, премировании и 
социальном обеспечении сотрудников ООО "Черный 
лес"

03.10.2011

Евстахов
3 Инструкция по информационной безопасности, 
утвержденная Приказом от 15.06.2008 N 1
03.10.2011 Евстахов
4 Положение о персональных данных 03.10.2011 Евстахов
5 Положение о материальной ответственности 
работников за ущерб, причиненный ООО "Черный лес"
03.10.2011 Евстахов

Фрагмент журнала ознакомления с Положением о персональных данных


п/п
Ф.И.О. работника Дата 
ознакомления
Подпись
1 Алексеева Диана Николаевна 15.08.2011 Алексеева
2 ... ... ...
6 Евстахов Сергей Сергеевич 03.10.2011 Евстахов
7 ... ... ...
8 ... ... ...
9 ... ... ...

Примечание. Срок хранения персональных данных

Локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных должны храниться постоянно. Что касается заявлений работников о согласии на обработку данных (о них будет рассказано в следующих номерах), других документов работника, то они хранятся 75 лет. Об этом говорится в Перечне, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.

Административная ответственность

Меры административной ответственности (в основном предусмотрены штрафы, дисквалификация в данном случае не применяется) для предприятия и его должностных лиц за нарушение порядка получения, обработки, хранения и защиты персональных данных сотрудников приведены в табл. 3.

Таблица 3. Ответственность за нарушение порядка получения, обработки, хранения и защиты персональных данных сотрудников

Нарушение Ответственность Норма 
законодательства
Нарушение установленного законом 
порядка сбора, хранения, 
использования или распространения 
информации о гражданах 
(персональных данных)
Для должностных лиц:
от 500 до 1000 руб.;
для юридических лиц:
от 5000 до 10 000 
руб.
Статья 13.11 
КоАП РФ
Разглашение информации, доступ к 
которой ограничен (персональных 
данных), лицом, получившим к ней 
доступ в связи с исполнением 
служебных или профессиональных 
обязанностей
Для должностных лиц:
от 4000 до 5000 руб.
Статья 13.14 
КоАП РФ
Ответственный за организацию работы с персональными данными работников

Ответственного за сбор, обработку, хранение персональных данных работников назначает руководитель организации. Для этого следует издать приказ (образец которого приведен на с. 92).

Образец приказа

Возвращаясь к персональным данным

Этим же приказом может быть установлен список лиц, имеющих доступ к персональным данным. Указанный список не возбраняется утвердить и отдельным приказом руководителя.

Как правило, ответственными за организацию работы с персональными данными работников (их получение, обработку, хранение, защиту и т.д.) назначают следующих работников:

  • начальника отдела кадров;
  • (старшего) инспектора по кадрам;
  • директора по персоналу;
  • заместителя начальника отдела (директора по персоналу);
  • специалиста по работе с персоналом.

Может быть введена и новая должность.

Автор: А.Ю.Тьевар, старший научный редактор журнала "Зарплата"

Похожие новости:

Надо исполнять закон о персональных данных правильно Работаем с персональными данными Закон о персональных данных Образец приказа об обработке и защите персональных данных работников Приказ о назначении ответственного лица за обработку персональных данных


Имя:*
E-Mail:
Комментарий:
Информация
Уважаемые гости нашего портала! Для получения возможности оставлять комментарии к публикациям, а так же доступа к другим функциям, реализуемым на портале, предлагаем пройти процедуру регистрации. Это займет у Вас совсем немного времени, но зато вы познакомитесь с Правилами поведения, а затем получите полноценный доступ ко всем возможностям и привилегиям, которые имеют зарегистрированные пользователи.