Авторизация | Регистрация

Все о правильном ведении трудовых книжек

, Категория - Кадровый менеджмент

Корректное заполнение трудовых книжек – одна из самых «горячих» тем, неизменно вызывающая интерес кадровиков. Ошибки здесь возникают очень часто, в основном из‑за недостатка внимания и небрежного отношения к этому документу. Рассмотреть все основные проблемы в рамках одной статьи невозможно – поговорим о самых типичных.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовая книжка содержит сведения об общем, непрерывном и специальном стаже работника.

Трудовая книжка – один из немногих документов, который в наше время заполняется рукописно. Ошибки здесь возникают очень часто, в основном из-за недостатка внимания

Порядок работы с трудовыми книжками установлен статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации, Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства Россий­ской Федерации от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила), и инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10.10.2003 № 69 (далее – Инструкция).

Любой кадровый работник обязан иметь под рукой эти документы и в них искать решения в случае возникновения проблем с оформлением или обнаружением ошибочных или неправильных записей.

Обратите внимание, что далеко не все правила оформления документов по личному составу имеют такую нормативную базу, как трудовая книжка. Пользуйтесь этой базой: вы будете защищены от ошибок и всегда сможете доказать свою правоту и инспектору по труду, и работнику, и работодателю.

Ответственность за организацию работы по ведению и хранению трудовых книжек в соответствии с п. 45 Правил возложена на работодателя, который обязан контролировать эту деятельность, обращая внимание на следующие вопросы:

  • наличие книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, приходно-расходной книги, их состояние (т.е. внесение серий и номеров трудовых книжек и вкладышей к ним, отметки о выдаче бланков, наличие печати и заверительной надписи, количество страниц);
  • учет и уничтожение испорченных бланков трудовых книжек (вкладышей к ним) и составление актов о списании и уничтожении таких бланков;
  • соответствие количества находящихся на хранении трудовых книжек фактическим данным учета в книге движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
  • проверка правильности и своевременности внесения записей о приеме, переводе, присвоении квалификационных категорий, поощрениях.

Статья 66 ТК РФ обязала работодателя (юридическое лицо, в том числе индивидуальных предпринимателей) вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней в случае, если работа в этой организации является для работника основной. Основным признается постоянное место работы. Не имеют права оформлять и вносить записи в трудовую книжку работника работодатели – физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями.

Оформление титульного листа «трудовой»

Без оттиска печати организации, которая выдала трудовую книжку, она недействительна

Известно, что трудовая книжка имеет обложку, титульный лист и два раздела: «Сведения о работе» и «Сведения о награждении».

Титульный лист содержит сведения о работнике: фамилию, имя и отчество, дату рождения, данные об образовании, профессии, специальности. Кроме того, на титульном листе проставляется дата заполнения трудовой книжки.

Сведения, вынесенные на титульный лист, заверяются подписью работника и подписью лица, ответственного за выдачу трудовых книжек (фамилия должна быть написана разборчиво), а также печатью организации. Без оттиска печати организации, которая выдала трудовую книжку, она недействительна.

Согласно п. 2.2 Инструкции подпись работника удостоверяет правильность внесенных записей, поэтому важно разъяснить работнику необходимость внимательно ознакомиться с ними и, только удостоверившись в их правильности, – расписаться.

Казалось бы, ничего сложного в заполнении этих данных нет, однако ошибок при заполнении титульного листа множество. Например, в соответствии с п. 2.1 Инструкции фамилия, имя и отчество записываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами. Основанием для заполнения этих данных, а также даты рождения являются паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (например, военный билет, заграничный паспорт, водительские права), что указано в п. 9 Правил.

Обратите внимание: данные заполняются с документов, и это правило надо соблюдать. Очень многие имена и отчества, а особенно фамилии пишутся и воспринимаются на слух по-разному, например «Наталия Валерьевна» и «Наталья Валериевна».

Дата рождения записывается полностью (число, месяц, год). Согласно п. 1.1 Инструкции записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными). Например, если работник принят на работу 15 мая 2010 г., в трудовой книжке делается запись: «15.05.2010».

В строке «Образование» следует, основываясь на представленных работником документах, указывать: основное общее, среднее общее, начальное профессиональное, среднее профессиональное, высшее профессиональное или послевузовское профессиональное (п. 9 Правил, п. 2.1 Инструкции).

Сведения о незаконченном среднем или незаконченном высшем образовании можно вносить только при предъявлении работником надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.). Наименование учебного заведения писать не следует!

Профессия и (или) специальность записываются в трудовой книжке также только на основании соответствующего документа об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (п. 9 Правил, п. 2.1 Инструкции). Если на момент заведения трудовой книжки профессии или специальности у работника нет, эту строчку следует оставить незаполненной. Очень распространенная ошибка состоит в том, что вместо профессии записывают должность, на которую работника принимают – грузчик, курьер, регистратор и т.д.

Титул трудовой книжки оформляется, как правило, при приеме сотрудника на работу впервые, а трудовая книжка нужна работнику не только в период его последующей трудовой деятельности, но и при оформлении пенсии.

Многие, не задумываясь, исправляют (или забеливают) пропущенные или неправильно написанные буквы, цифры, а на полях проставляют «исправленному верить», заверяя печатью организации.

Если при заполнении титульного листа допущены ошибки, в соответствии с п. 42 Правил книжка подлежит списанию и последующему уничтожению. Уничтожение бланков трудовых книжек оформляется актом.

В титульный лист могут вноситься только изменения персональных данных работника, например изменение фамилии в связи с вступлением в брак или расторжением брака, изменение имени, отчества, даты рождения. Такие изменения заносятся в трудовую книжку по месту его последней работы при предоставлении соответствующих документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества), что установлено пунктом 26 Правил. При этом согласно п. 2.3 Инструкции одной чертой зачеркивается фамилия или имя, отчество, дата рождения (чтобы прежняя запись легко читалась), и рядом записывают новые сведения.

На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается ссылка на документ – основание для исправлений, она заверяется подписью руководителя организации (его заместителя, начальника отдела кадров) и печатью организации (отдела кадров).

Фамилия Аксенова изменена на фамилию Гусева на основании свидетельства о заключении брака серия … № …, выданного…

Должность, личная подпись, инициалы, фамилия, дата

Печать

В оформлении этой записи ошибки делают, забывая указать старую и (или) новую фамилии, выходные данные документов, на основании которых внесены изменения, забывая заверить запись оттиском печати.

Обратите внимание, что изменение данных на титульном листе трудовой книжки о полученном новом образовании, специальности, профессии (например, в связи с окончанием вуза) вносится без зачеркивания ранее внесенных записей, т.е. новые сведении просто дописываются (п. 2.4 Инструкции).

Правила заполнения раздела «Сведения о работе»

Следует иметь в виду, что действующими правилами не предусмотрено исправление каких?либо ошибок, допущенных при оформлении титульного листа трудовой книжки

При оформлении приема на работу кадровая служба обязана проверить записи сведений о работнике на титульном листе трудовой книжки. При обнаружении неправильных или неточных записей изменения должны быть внесены по прежнему месту работы (п. 27 Правил). В некоторых случаях (организация находится в другой местности либо ликвидирована) изменения могут быть внесены и по новому месту работы. Но только при наличии сведений о ликвидированной организации и на основании подтверждающих документов, представленных работником.

Согласно п. 3.1 Инструкции заполнение основного раздела трудовой книжки «Сведения о работе» начинается с того, что в графе 3 в виде заголовка делается запись о полном и сокращенном (при его наличии) наименовании организации, в которую работник принимается на работу. Запись делается в полном соответствии с официально установленным наименованием, закрепленном в учредительных документах организации.

Эта запись может быть сделана от руки или с использованием штампа, содержащего наименование организации.

В соответствии с п. 3.2 Инструкции при каждом случае изменения наименования организации в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки каждого работника в графе 3 важно сделать отдельной строкой (без проставления очередного номера) запись: «Организация… с <дата> переименована в…», а в графе 4 проставляется основание переименования – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Отсутствие таких записей является принципиальной ошибкой кадровой службы. Запись об изменении в названии организации необходима, иначе из содержания трудовой книжки будет следовать, что работник поступил на работу в одну организацию, а уволился из другой. В таких случаях у работника обязательно возникнут проблемы при оформлении пенсии, а возможно, и при переходе на работу к другому работодателю.

Согласно п. 21 Правил до записи о наименовании организации в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки могут быть внесены со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов следующие сведения:

  • о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;
  • о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров;

В соответсвии с п. 4 Правил, а также разделом 3 Инструкции в графу «Сведения о работе» в обязательном порядке вносят сведения:

    о приеме на работу;

    Запись об изменении в названии организации необходима, иначе из содержания трудовой книжки будет следовать, что работник поступил на работу в одну организацию, а уволился из другой

    о переводе на другую работу (в другое подразделение, на другую должность);

    о присвоение работнику новых разрядов, классов или категорий;

    об установлении второй и последующих профессий, специальностей или квалификаций;

    о восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа для назначения пособий по государственному социальному страхованию;

    об исключении определенного периода работы из трудового стажа.

Пунктом 10 Правил установлено, что записи в трудовую книжку о приеме, переводе, увольнении и др. должны точно соответствовать приказу (распоряжению) работодателя. Однако это требование не стоит понимать буквально. Приказ, например, о приеме на работу, будет содержать не только фамилию, имя, отчество работника, должность (специальность, профессию), но и сведения об условиях и характере работы, размере оплаты труда, размере надбавки, испытательном сроке и др.

Запись в трудовую книжку по своему содержанию намного короче, она должна содержать следующие элементы:

  • действие (принят(-а), назначен(-а));
  • наименование структурного подразделения (если условие о конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного);
  • должность (специальность, профессия, квалификация).

Важно помнить, что в соответствии со ст. 57 ТК РФ наименования должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками. Соблюдение этой нормы имеет принципиальное значение в тех случаях, когда в соответствии с федеральными законами выполнение работы по определенной должности (специальности или профессии) связано с предоставлением льгот либо наличием ограничений. При записи должности работника в трудовую книжку эта норма должна обязательно соблюдаться.

Согласно п. 35 Правил внесение в трудовую книжку записи об увольнении делается в день увольнения. Днем увольнения считается последний день работы.

Оформление записи об увольнении имеет ряд существенных отличий. Помимо указания порядкового номера записи, даты увольнения, формулировки приказа и ссылки на него, в запись включают ссылку на пункт и статью ТК РФ о причинах прекращения трудового договора. Записи должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона, например: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы работника в организации, заверяются подписью работодателя (или работника кадровой службы, ответственного за ведение трудовых книжек) с указанием должности, инициалов, фамилии и оттиском печати организации.

Запись об увольнении заверяется и подписью самого работника.

Порядок ее оформления в нормативной базе не установлен, следовательно, важно, чтобы она была.

Если трудовая книжка заполнялась и на русском языке и на языке республики в составе Российской Федерации, то при увольнении подписью работодателя и печатью организации заверяются оба текста.

Очень важно, чтобы печать была четкой, все надписи хорошо читались.

Еще одна ошибка состоит в том, что печатью заверяют все записи, причем и на правой и на левой стороне разворота трудовой книжки.

Для чего предназначен раздел «Сведения о награждении»?

Обратите внимание, что в трудовой книжке печать заверяет:

  • факт оформления трудовой книжки – на титульном листе;
  • факт внесения изменений в персональные данные работника – на обороте обложки;
  • запись об увольнении.

Очень часто кадровые службы, которые не имеют запаса вкладышей к трудовым книжкам, продолжают вести запись сведений о работе на страницах раздела «Сведения о награждении». Делать этого не следует.

Раздел «Сведения о награждении» предназначен исключительно для внесения записей о поощрениях и награждениях работника. Порядок ведения этого раздела точно такой же, как порядок ведения раздела «Сведения о работе». В виде заголовка – наименование организации (полное и краткое), затем под порядковым номером – дата награждения, запись о виде поощрения, ссылка на документ-основание с указанием его номера и даты. При увольнении работника записи заверяются подписью должностного лица и оттиском печати.

Как исправить ошибки в трудовой книжке?

При обнаружении ошибки в любой записи (например, в наименовании организации, в формулировке приказного действия, неправильном указании должности или структурного подразделения в ссылке на документ-основание и т.д.) изменение записи производится путем признания ее недействительной и внесения правильной записи (п. 30 Правил), как показано в примере 1.

Неверно указанное наименование организации может быть исправлено сразу же после внесения ошибочной записи. Возможно исправление этой ошибки и в последующий период (пример 2).

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении и переводе на другую постоянную работу в случае незаконного увольнения или перевода, установленного органом по рассмотрению трудовых споров и восстановлении на прежней работе или изменении формулировки причины увольнения. Этот же прием исправления ошибок используется и в том случае, когда в трудовую книжку работника вносится запись, относящаяся к другому работнику.

Важно помнить, что исправление обнаруженных неправильных или неточных записей в сведениях о работе, переводе на другую постоянную работу, о награждениях и поощрениях и др. производится той организацией, где была внесена соответствующая запись (п. 27 Правил).

Допускается исправление записи по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель по новому месту работы обязан оказать работнику необходимую помощь. Работодатель по новому месту работы может внести исправления только на основании соответствующего документа.

Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение (п. 29 Правил).

 

Пример 1.

Все о правильном ведении трудовых книжек

 

Пример 2.

Все о правильном ведении трудовых книжек


Похожие новости:

Все о трудовых книжках Обзор изменений Постановления "О трудовых книжках" Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой к ... Форма трудовой книжки и вкладыша в нее Инструкция по заполнению трудовых книжек


Имя:*
E-Mail:
Комментарий:
Информация
Уважаемые гости нашего портала! Для получения возможности оставлять комментарии к публикациям, а так же доступа к другим функциям, реализуемым на портале, предлагаем пройти процедуру регистрации. Это займет у Вас совсем немного времени, но зато вы познакомитесь с Правилами поведения, а затем получите полноценный доступ ко всем возможностям и привилегиям, которые имеют зарегистрированные пользователи.