Авторизация | Регистрация

Проверяем себя на правильность оформления документов

, Категория - Кадровый менеджмент

Приказ об изменении фамилии

При оформлении приказа об изменении фамилии были допущены следующие ошибки.

1. В бланке неправильно указано наименование вида документа. Оно пишется после наименования организации прописными буквами в соответствии с наименованиями видов документов, предусмотренных УСОРД и ОКУД (класс 0 200 000): «ПРИКАЗ».

2. Применена неверная система индексации приказов. Приказ об изменении фамилии является приказом по личному составу, который хранится отдельно от приказов по основной деятельности. Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам и разновидностям документов, каждая из которых регистрируется отдельно. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы, и, как правило, внутри групп к порядковому номеру добавляются другие составные части. Для приказов по личному составу это обычно буквенный код «к» или «лс», например, «127-к».

3. Допущены неточности в тексте приказа.

Правильно: «Изменить в учетных документах фамилию секретаря канцелярии Трифоновой Аллы Дмитриевны на фамилию Королькова в связи с вступлением в брак».

4. В основании для издания приказа необходимо указывать в первую очередь свидетельство о браке.

При государственной регистрации заключения брака в записи акта о заключении брака по выбору супругов записывается общая фамилия супругов или добрачная фамилия каждого из супругов (п. 1 ст. 28 Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния»). На основании этой записи супругам выдается свидетельство о браке, которое содержит сведения о фамилиях (до и после заключения брака) каждого из лиц, заключивших брак.

Именно на основании свидетельства о браке – документе, содержащем сведения о смене фамилии, – работодатель издает соответствующий приказ.

5. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). Дата не указывается.

6. При оформлении процедуры ознакомления с документом используется реквизит «Виза». Виза ознакомления включает наименование должности работника, его личную подпись, ее расшифровку и дату, которая в приведенном примере не указана.

Не совсем верный вариант приказа

Проверяем себя на правильность оформления документов

А теперь правильный вариант приказа

 Проверяем себя на правильность оформления документов

Дополнительное соглашение к трудовому договору

Трудовое законодательство содержит требование о том, что любые изменения к трудовому договору должны оформляться письменно (по аналогии с формой самого трудового договора). На практике при оформлении дополнительных соглашений к трудовому договору используются те же требования, которые предусмотрены для оформления трудового договора.

В приведенном фрагменте дополнительного соглашения к трудовому договору допущены следующие ошибки:

1. Наименование вида документа указывается на всех служебных документах, кроме писем. Так как дополнительным соглашением стороны изменяют условия определенного трудового договора, при указании вида документа (ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ) или в его тексте необходимо уточнять номер и дату трудового договора.

2. В приведенном примере дополнительного соглашения не указано место заключения трудового договора, обязательное для указания в трудовом договоре (и следовательно, в изменениях к нему) в соответствии с абз. 6 ч. 1 ст. 57 ТК РФ.

Место заключения дополнительного соглашения указывается с учетом административно-территориального деления.

3. В тексте дополнительного соглашения отсутствует указание на основание, в силу которого представитель работодателя (заместитель директора) наделен полномочиями на подписание трудового договора и изменения к нему (абз. 5 ч. 1 ст. 57 ТК РФ).

4. По аналогии с оформлением трудового договора дополнительное соглашение составляется в двух экземплярах, один из которых хранится у работодателя, другой – передается работнику. Получение работником экземпляра дополнительного соглашения, как правило, подтверждается подписью работника на экземпляре документа, хранящемся у работодателя. По аналогии с оформлением реквизитов «Виза ознакомления» и «Виза согласования» такая подпись должна содержать: личную подпись работника, ее расшифровку и дату получения документа работником.

Неточный вариант соглашения

 Проверяем себя на правильность оформления документов

Верный вариант дополнительного соглашения

 Проверяем себя на правильность оформления документов

Трудовой договор

В приведенном фрагменте трудового договора допущены следующие ошибки.

1. Регистрационный номер и дата регистрации в трудовом договоре напечатаны, в то время как они должны быть вписаны от руки. Регистрация документов – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51 141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28). На момент составления текста трудового договора неизвестна дата его подписания сторонами и невозможно определить регистрационный номер. Дата регистрации и регистрационный номер на договоре проставляются от руки работником, ответственным за регистрацию документов после подписания договора сторонами.

2. Внутренние документы регистрируются в день подписания или утверждения, поэтому дата регистрации документа не может быть раньше даты подписания. Если трудовой договор подписан сторонами 14.11.2009, то и дата регистрации не может быть ранее 14.11.2009.

3. Неверно указано место составления документа. В соответствии с п. 3.14 ГОСТ 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст, место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. Неправильно: «гор. Жуковск». Правильно: «г. Жуковск Московской обл.»

4. В тексте трудового договора и в датах подписания трудового договора даты указаны в неверном формате. В соответствии с п. 3.11 ГОСТ 6.30–2003 дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. День и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точками, а год обозначается четырьмя цифрами, например: 12.06.2007, 14.11.2009.

5. Документ подписывает лицо, подпись которого предусмотрена на проекте документа. Трудовой договор со стороны работодателя подписывает полномочный представитель работодателя, указанный в тексте трудового договора. Таким образом, либо в преамбуле трудового договора должен быть указан генеральный директор Поспелов А.В., либо договор должен быть подписан заместителем генерального директора Ступовым И.В.

Не совсем корректный трудовой договор

 Проверяем себя на правильность оформления документов

Правильный вариант оформления трудового договора

 Проверяем себя на правильность оформления документов


Похожие новости:

Дополнительное соглашение Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные раб ... Правила оформления приказов Дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении оклада и должно ... Дополнительное соглашение к трудовому договору - образец


Имя:*
E-Mail:
Комментарий:
Информация
Уважаемые гости нашего портала! Для получения возможности оставлять комментарии к публикациям, а так же доступа к другим функциям, реализуемым на портале, предлагаем пройти процедуру регистрации. Это займет у Вас совсем немного времени, но зато вы познакомитесь с Правилами поведения, а затем получите полноценный доступ ко всем возможностям и привилегиям, которые имеют зарегистрированные пользователи.